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Come scrivere una proposta di progettazione ingegneristica

Prabir Chaudhary.
06/03/2025

Ipotesi. È qui che sta il problema. Almeno quando si tratta di proposte di progettazione ingegneristica. Non è il budget, non è la tempistica...sono le ipotesi.

In particolare, quelli che realizziamo per il cliente.

E onestamente, se può consolarti, non è colpa tua. Quando lavori nel settore da abbastanza tempo, certe cose diventano naturali. Sai esattamente perché un materiale è migliore di un altro, perché certe tolleranze non possono essere ignorate, perché quella "piccola modifica" suggerita dal cliente richiederebbe in realtà la rielaborazione dell'intero progetto.

Ma ecco il punto: il tuo cliente non lo sa.

Non vedono i compromessi, i calcoli o le dipendenze che rendono funzionale un progetto. Non capiscono perché un'opzione sia più sicura, più efficiente o più duratura. E sicuramente non sanno che spingere per alternative più economiche potrebbe costare loro il doppio in termini di manutenzione nel lungo termine.

Ecco perché la maggior parte delle proposte di progettazione ingegneristica fallisce prima ancora di decollare. Si dà per scontato che i clienti "capiscano". Si dà per scontato che ciò che è ovvio per l'ingegnere sia ovvio per tutti gli altri.

Danno per scontato troppo.

Una proposta di progettazione ingegneristica valida elimina questo presupposto. Chiarisce, giustifica e rende dolorosamente ovvio perché il progetto proposto sia la scelta giusta, in termini di costi, efficienza, sicurezza e longevità. Non si limita a spiegare cosa verrà fatto; spiega perché è importante e perché nessun'altra alternativa funzionerà altrettanto bene.

Quindi, come si scrive un proposta di progettazione ingegneristica che venga approvato rapidamente, allinei le aspettative ed elimini i tira e molla? Analizziamolo nel dettaglio.

Perché la maggior parte delle proposte di progettazione ingegneristica falliscono

1. La definizione del problema è troppo vaga

Se il cliente non comprende appieno il problema, non comprenderà appieno la soluzione.

La maggior parte delle proposte passa direttamente alla fase di progettazione, tralasciando il motivo per cui il progetto è necessario in primo luogo. Ma i decisori non approvano i progetti solo perché sembrano validi, ma perché risolvono un problema che costa loro denaro, efficienza o conformità.

Invece di dire:
“Il sistema attuale è obsoleto e inefficiente.”

Sii specifico:

L'attuale sistema di filtrazione supera i costi operativi di 25% a causa di componenti obsoleti.
I tempi di inattività per manutenzione sono aumentati da quattro a dieci giorni all'anno, con una conseguente perdita di fatturato annuale pari a $500.000.
Le imminenti modifiche normative richiederanno la conformità entro il terzo trimestre, altrimenti la società dovrà pagare multe pari a $100.000 per violazione.

Quando il problema è chiaro, la soluzione diventa necessaria.

2. Il processo di ingegneria è una scatola nera

I clienti non hanno bisogno di conoscere tutti i dettagli tecnici, ma devono sapere come si svilupperà il progetto.

Una buona proposta di progettazione ingegneristica non si limita a dire: "Progetteremo e implementeremo X." Guida il cliente attraverso il processo passo dopo passo, mostrandogli esattamente cosa accadrà, quando accadrà e cosa realizzerà ogni fase.

Ecco come strutturarlo:

Fase 1: Ricerca e fattibilità – Benchmarking, analisi del rischio, calcoli iniziali.
Fase 2: Progettazione concettuale e simulazione – Modellazione CAD, test di sollecitazione, selezione dei materiali.
Fase 3: Prototipazione e test – Produzione, test delle prestazioni, ottimizzazione.
Fase 4: Progettazione e implementazione finale – Perfezionamenti, documentazione, piano di esecuzione.

In questo modo, il cliente può vedere i progressi compiuti in ogni fase, anziché dover attendere settimane o mesi per un report finale senza alcuna visibilità intermedia.

3. La conoscenza presunta crea lacune

I clienti raramente si tirano indietro perché non sono d'accordo. Più spesso, si tirano indietro perché non capiscono appieno cosa viene proposto.

Se mettono in dubbio i costi, i tempi o i materiali, è probabile che tali scelte non siano state spiegate in modo sufficientemente chiaro.

Questa proposta di progettazione ingegneristica dovrebbe essere suddivisa in:

Perché è stato scelto un certo materiale rispetto a un altro.
Quali rischi sono stati presi in considerazione nelle stime dei costi.
In che modo il design si allinea alla conformità e agli standard del settore.

Ad esempio, invece di dire:
“Useremo un materiale composito per ridurre il peso.”

Dire:
“È stato scelto un materiale composito perché riduce il peso di 35%, aumenta la durata di 20% e riduce i costi di manutenzione a lungo termine di 15% rispetto alle tradizionali strutture in acciaio.”

Ora, invece di discutere sulla scelta, il cliente ne vede il valore.

Come strutturare una proposta di progettazione ingegneristica

Una proposta ben strutturata non riguarda solo un aspetto professionale, ma anche l'eliminazione dei dubbi e la semplificazione del processo di approvazione.

1. Introduzione: definire il contesto

Inizia con una spiegazione breve e diretta del problema e del motivo per cui questo progetto è necessario.

Esempio:
I sistemi di raffreddamento industriale attualmente in uso subiscono un calo di efficienza annuo di 121 TP5T a causa di scambiatori di calore obsoleti. Questa proposta delinea una riprogettazione che migliora la dissipazione del calore di 401 TP5T, riducendo i costi operativi a lungo termine e garantendo la conformità agli standard ISO di efficienza termica.

Ora il lettore sa esattamente perché questo è importante.

2. Enunciazione del problema: rendere il problema innegabile

Non limitarti a esporre il problema:quantificarlo, giustificarlo e creare urgenza.

Una definizione efficace del problema dovrebbe:

Definisci cosa non va.
Mostra le conseguenze dell'inazione.
Posizionare il progetto proposto come la soluzione migliore.

3. Approccio progettuale: scomponilo passo dopo passo

Invece di limitarti a elencare le specifiche tecniche, mostra come il progetto verrà eseguito in fasi:

Fase 1: Fattibilità e ricerca – Identificazione dei vincoli, analisi delle alternative.
Fase 2: Progettazione concettuale e simulazioni – Analisi strutturale, stress test, modellazione computazionale.
Fase 3: Prototipazione e test – Valutazione delle prestazioni nel mondo reale, perfezionamento delle specifiche.
Fase 4: Implementazione ed esecuzione – Modifiche finali alla progettazione, piano di distribuzione, mitigazione del rischio.

Ciò aiuta sia gli stakeholder tecnici sia quelli non tecnici a seguire il processo senza confusione.

4. Considerazioni sulla conformità e sulla sicurezza

Ogni progetto di ingegneria deve soddisfare gli standard di settore. Elencare specifici requisiti di conformità rassicura i clienti sulla considerazione di rischi e obblighi legali.

Invece di dire, "Questo progetto rispetta le norme di sicurezza", sii specifico:

ISO 9001:2015 per la gestione della qualità.
ASME B31.3 per la conformità delle tubazioni di processo.
Norme di sicurezza OSHA 1910 per l'implementazione nei luoghi di lavoro.

Ciò elimina l'incertezza e previene l'ultimo minuto resistenza normativa.

5. Ripartizione dei costi: mostra dove vanno i soldi

Invece di presentare semplicemente un singolo numero, scomponilo in componenti chiave:

Costi dei materiali: $X
Produzione e fabbricazione: $X
Prototipazione e test: $X
Conformità normativa e certificazione: $X
Bilancio di emergenza: $X

Trasparenza previene controversie sui prezzi in seguito.

6. Cronologia del progetto: mantenere le aspettative realistiche

Una cronologia strutturata impedisce disallineamento sulle scadenze e mantieni i progressi misurabili. Invece di fornire scadenze vaghe, delinea le fasi chiave e la loro durata prevista:

Ricerca e studio di fattibilità: Condurre benchmarking, analisi dei rischi e identificazione dei vincoli (4 settimane).
Progettazione concettuale e simulazioni: Sviluppare modelli CAD, eseguire test di stress e condurre la modellazione computazionale (6 settimane).
Prototipazione e test: Acquisire materiali, realizzare prototipi ed effettuare valutazioni delle prestazioni nel mondo reale (8 settimane).
Progettazione e implementazione finale: Adattare le specifiche finali, ottenere le approvazioni e pianificare la strategia di esecuzione (4 settimane).

Suddividendolo in questo modo si garantisce i clienti comprendono il processo e possono monitorare i progressi senza inutili follow-up.

Una grande proposta deve, alla fine, fare la differenza. processo di approvazione semplice.

Invece di chiudere con, "Facci sapere cosa ne pensi", Dire:
Questa proposta presenta una soluzione conveniente che migliora le prestazioni, riduce i tempi di inattività e garantisce la conformità. Una volta approvata, potremo iniziare la Fase 1 entro due settimane. Vi preghiamo di esaminare i documenti allegati e di comunicarci eventuali ulteriori dettagli prima di procedere.

Nessuna supposizione. Nessuna congettura. Solo un percorso chiaro verso il passo successivo.

Ecco come si scrive un proposta di progettazione ingegneristica che venga effettivamente approvato. Ho bisogno di aiuto con la Fase 2. Contattaci! Ci piacerebbe aiutarti.