Se hai mai preso parte a un processo di risposta a una RFP, sai che la vera sfida non è solo rispondere alle domande. È coordinare le persone.
Dalle vendite agli aspetti legali, dal prodotto alla finanza, una RFP spesso coinvolge dalle 5 alle 10 persone diverse... a volte di più. Ognuno possiede un pezzo del puzzle, ma assemblarlo senza intoppi? Questa è la parte difficile.
A tal fine, ci siamo impegnati a fornire alcune linee guida. Perché dovrebbe interessarvi? Beh, perché abbiamo capito cosa non va nella collaborazione per le risposte alle RFP e, soprattutto, come risolverlo. Che lavoriate con un piccolo team interno o che gestiate risposte tra reparti diversi (o con fusi orari diversi), questi suggerimenti vi aiuteranno a migliorare la collaborazione per le risposte alle RFP senza il caos. Consolidiamo alcune pratiche di collaborazione per le RFP.
Perché la collaborazione sulle RFP è così difficile (e così necessaria)
Le RFP sono progetti ad alto rischio. Spesso arrivano con scadenze ravvicinate, lunghe checklist e aspettative elevate. Eppure, le persone responsabili delle diverse fasi del processo di risposta alle RFP raramente lavorano con lo stesso strumento o con le stesse tempistiche.
Questo è lo scenario tipico: il reparto vendite sta cercando di rispettare la scadenza per la presentazione delle offerte. Il reparto legale sta rivedendo i termini del contratto. Il reparto prodotto viene invitato a spiegare le specifiche tecniche all'ultimo minuto. Il reparto marketing si affanna per trovare casi di studio. Il reparto finanziario sta finalizzando il prezzo dopo tre follow-up.
E tutto questo mentre una persona (di solito un addetto alle vendite o un proposal manager) è costretta a fare il controllore del traffico aereo.
Ti suona familiare?
Certo, il problema è la mancanza di impegno. Ma è anche la mancanza di struttura e di pratiche di collaborazione per le RFP. Ed è una delle ragioni principali per cui così tante aziende faticano a rispettare le scadenze, a mantenere la qualità o a ottenere risultati costanti.
Migliori pratiche di collaborazione RFP
Suggerimento #1: Assegnare ruoli chiari in anticipo (non aspettare che arrivi la richiesta di proposta)
Uno dei problemi più comuni nella collaborazione in ambito RFP è non sapere chi possiede cosa.
Ricevi la richiesta di proposte, inizi ad assegnare sezioni ad hoc e, all'improvviso, tutti sono confusi su tempi, aspettative e responsabilità.
Come risolverlo:
Creare una matrice di responsabilità riutilizzabile per le risposte alle RFP. Dovrebbe includere:
- Proprietari di sezione (ad esempio, Prodotto si occupa delle domande tecniche, Legale si occupa della conformità)
- Revisori e approvatori per ogni area
- Un coordinatore principale delle proposte (solitamente vendite, sviluppo aziendale o operazioni)
Utilizza questa matrice per assegnare i compiti non appena viene rilasciata una RFP o, ancora meglio, integrala nel tuo onboarding per ogni nuovo membro del team che potrebbe essere coinvolto nelle proposte.
Suggerimento #2: utilizzare una piattaforma di collaborazione centralizzata
Catene di email. Documenti Google. Thread Slack. Versione 18-final-FINAL.docx.
Troppi team cercano di collaborare su piattaforme disconnesse, il che crea confusione, ritardi e duplicazione del lavoro.
Cosa fare invece:
- Utilizza uno spazio di lavoro condiviso come Nozione, Confluenzao uno strumento di gestione delle proposte
- Centralizza la tua libreria di contenuti (risposte passate, biografie, casi di studio, certificazioni)
- Tieni traccia dei progressi in un unico posto: non affidarti al "check-in"
Se rispondi regolarmente alle RFP, valuta la possibilità di adottare uno strumento di risposta RFP basato sull'intelligenza artificiale che consenta ai team di collaborare in tempo reale, assegnare sezioni, monitorare le modifiche e archiviare contenuti riutilizzabili.
Ciò semplifica la collaborazione nelle proposte e migliora il coordinamento delle risposte alle proposte.
Suggerimento #3: suddividere la RFP in sezioni e stabilire micro-scadenze
Troppi team trattano la RFP come un unico, enorme risultato. Questa è la ricetta per il caos dell'ultimo minuto.
Piuttosto, scomponilo.
Ecco come appare:
- Suddividere la richiesta di proposta in 4-6 categorie chiave: informazioni sull'azienda, prezzi, aspetti tecnici, legali, esperienza, ecc.
- Assegnare le linee guida delle sezioni e le micro-scadenze per ogni parte
- Esegui un rapido check-in giornaliero o un aggiornamento asincrono (anche 5 minuti sono utili)
Questo crea chiarezza, responsabilità e slancio. Invece di una corsa folle alla fine, si crea ritmo e senso di responsabilità durante tutto il processo.
Suggerimento #4: creare una libreria di contenuti pre-approvati
Non è necessario scrivere metà del contenuto di una RFP da zero. Continui a dimenticarlo o a trovarlo nella posta in arrivo di qualcuno.
Cosa includere nella tua libreria di contenuti:
- Panoramica aziendale
- Caratteristiche e vantaggi del prodotto
- Specifiche tecniche
- Casi di studio e storie di successo
- Certificazioni di sicurezza/conformità
- Modelli di prezzo (se applicabili)
- Biografie dei team chiave
Utilizza tag e categorie per facilitare la ricerca dei contenuti. Aggiorna regolarmente dopo ogni vittoria o sconfitta di una RFP.
Molti team ora utilizzano strumenti RFP basati sull'intelligenza artificiale per gestire librerie di contenuti dinamici che suggeriscono automaticamente le risposte migliori in base al contesto.
Ci auguriamo che questo ti aiuti a personalizzare il flusso di lavoro di scrittura della tua RFP.
Suggerimento #5: automatizza ciò che puoi (senza perdere il tocco umano)
Non puoi (e non dovresti) automatizzare tutto. Ma puoi automatizzare abbastanza da dare al tuo team lo spazio per concentrarsi su ciò che conta: strategia, storytelling e personalizzazione.
Cosa puoi automatizzare:
- Generazione della prima bozza per le domande più comuni
- Formattazione e struttura della proposta
- Suggerimenti di contenuto basati sulle vittorie passate
- Monitoraggio del completamento della sezione e aggiornamenti sui progressi
- Promemoria di invio e avvisi di scadenza
È qui che uno strumento di risposta alle RFP basato sull'intelligenza artificiale fa la differenza. Invece di passare ore a assemblare manualmente la proposta, puoi lavorare per perfezionare e personalizzare ciò che effettivamente ti fa vincere.
Suggerimento #6: Debriefing insieme dopo ogni invio
La collaborazione non si ferma dopo aver premuto "Invia".
Un debriefing di 15 minuti può aiutarti a individuare i problemi del processo, a celebrare le vittorie e a prepararti meglio per la sessione successiva.
Domande da porre durante un debriefing di squadra:
- Cosa ci ha rallentato questa volta?
- Quali contenuti ti sono sembrati obsoleti o difficili da trovare?
- C'erano team sovraccarichi o con ruoli poco chiari?
- Quale parte della proposta ti è sembrata più convincente?
- Cosa cambieremmo la prossima volta?
Utilizza queste informazioni per perfezionare costantemente la tua risposta alla RFP, il flusso di lavoro di collaborazione e la libreria dei contenuti delle proposte.
Una migliore collaborazione porta a proposte migliori (e più vittorie)
Puoi avere il miglior prodotto, il miglior prezzo e il miglior proposta scrittore nel tuo team. Ma se i tuoi collaboratori non riescono a collaborare in modo chiaro durante una RFP, continuerai comunque a non rispettare le scadenze, perdere affari o accontentarti di risposte affrettate che non dimostrano il tuo pieno valore.
Per vincere più RFP non basta impegnarsi di più. Si tratta di lavorare insieme in modo più intelligente, seguendo le migliori pratiche per le RFP.
Per migliorare la collaborazione del tuo team, inizia con la struttura. Definisci chi fa cosa. Crea uno spazio condiviso per monitorare i progressi. Crea una libreria di contenuti che faccia risparmiare tempo a tutti. Utilizza i check-in. Festeggia le piccole vittorie. E sì, adotta strumenti che alleggeriscano la pressione.
Se hai a che fare con più collaboratori e tempi stretti, valuta l'utilizzo di uno strumento di risposta alle RFP basato sull'intelligenza artificiale. Non solo ti aiuterà a procedere più velocemente, ma permetterà al tuo team di concentrarsi su ciò che conta davvero: risposte efficaci e proposte che si concludono.
Perché, in fin dei conti, collaborare non significa solo portare a termine la richiesta di proposta. Si tratta di aumentare le probabilità di ottenerla.
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