Die Beantwortung einer RFP (Request for Proposal) erfordert viel Zeit, Energie und Koordination. Teams entwickeln Strategien, ziehen Experten hinzu, sammeln Fallstudien … und verlieren trotzdem. Warum? Weil es manchmal nicht darauf ankommt, was man sagt, sondern wie man es sagt – oder darauf, was man versehentlich übersieht.
Hier sind 13 übersehene Fehler in RFP Antworten, die Ihre Gewinnchancen stillschweigend sabotieren können. Diese Fallstricke bei der RFP-Antwort sind subtiler, aber genauso gefährlich. Wenn Sie sie vermeiden, können Sie Ihren RFP-Antwortvorschlag verbessern und Ihre RFP-Angebotsstrategie stärken.
13 Fehler bei der Beantwortung von RFPs, die die meisten Unternehmen übersehen
1. Beantwortung der Frage, die Sie Wollen zur Antwort
Es ist leicht, sich für die eigenen Stärken zu begeistern und die Antwort in diese Richtung zu lenken – selbst wenn sie nicht ganz mit der Frage übereinstimmt.
Wenn Sie in der RFP beispielsweise gefragt werden, wie Sie den Support nach der Markteinführung handhaben, und Sie am Ende darüber sprechen, wie Ihr Produkt die neueste KI-Technologie nutzt, dann passt das nicht.
Selbst wenn Ihre Aussage überzeugend ist, beantwortet sie die Frage nicht. Gutachter suchen nach spezifischen, relevanten Informationen. Vom Thema abzuschweifen, erschwert ihnen die Arbeit, und das ist nicht erwünscht.
2. Implizite Bedenken werden nicht berücksichtigt
Nicht alle Anliegen eines Kunden werden klar und deutlich dargelegt. Manchmal enthält eine Ausschreibung sehr detaillierte Fragen zum Onboarding, zum Change Management oder zu Schulungen – und das ist ein Hinweis.
Vielleicht haben sie in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen gemacht. Vielleicht sind sie wegen der Adoption nervös. Wenn Sie diese Ängste ignorieren oder keine beruhigenden Worte finden, kann Ihre Reaktion unpassend wirken.
Wenn Sie zeigen, dass Sie ihre tieferen Anliegen verstehen – auch wenn diese nur angedeutet werden –, kann das einen großen Unterschied machen und Ihnen helfen, häufige Fehler bei der Beantwortung von RFPs zu vermeiden.
3. Verwendung von internem Jargon oder Akronymen ohne Erläuterung
Jedes Unternehmen hat seine eigene interne Abkürzung, aber Ihr RFP-Publikum spricht möglicherweise nicht Ihre Sprache.
Die Verwendung von Akronymen oder Begriffen, die nur Ihr Team verwendet, kann Verwirrung und sogar Frustration stiften. Wenn ein Prüfer nicht versteht, was Sie sagen, wird er nicht innehalten und es entschlüsseln – er wird einfach weiterlesen.
Schreiben Sie immer so, als ob der Leser keinen Kontext hätte. Einfache, klare Sprache ist immer die beste Wahl.
4. Inkonsistente Terminologie
Die Verwendung dreier verschiedener Wörter zur Beschreibung derselben Sache kann Ihre Glaubwürdigkeit unbemerkt untergraben.
Wenn beispielsweise in einem Teil Ihres Vorschlags „Plattform“ steht, heißt es in einem anderen „Lösung” und ein dritter sagt „Tool“, könnte sich der Prüfer fragen, ob Sie über verschiedene Dinge sprechen – oder ob Ihnen die Inkonsistenz einfach nicht aufgefallen ist.
Es ist zwar nur ein kleines Detail, aber es erschwert die Nachvollziehbarkeit Ihres Angebots und lässt Sie weniger organisiert erscheinen. Diese Art von Inkonsistenz ist eine der Fallstricke bei der Beantwortung von Ausschreibungen und kann Ihre Chancen beeinträchtigen.
5. Inkonsistenter Ton oder Stimme in den Abschnitten
Dies geschieht normalerweise, wenn mehrere Personen zu einem Vorschlag beitragen und niemand die endgültige Fassung vornimmt, um alles zu vereinheitlichen.
Ein Abschnitt klingt vielleicht super formell, ein anderer locker und gesprächig und ein weiterer liest sich vielleicht wie eine Marketingbroschüre.
Das Ergebnis? Ein Vorschlag, der unzusammenhängend und uneinheitlich wirkt. Selbst wenn der Inhalt überzeugend ist, kann ein inkonsistenter Ton den Eindruck erwecken, das Team sei nicht auf einer Linie gewesen – oder schlimmer noch, in Eile.
6. Keine visuelle Hierarchie
Eine Textwand ist ermüdend zu lesen. Wenn Ihr Vorschlag nur aus Absätzen ohne Überschriften, Aufzählungszeichen oder Formatierungen besteht, wird er schwer zu überfliegen – und Gutachter Tun Scan.
Sie lesen nicht jedes Wort, zumindest nicht am Anfang. Wenn nichts auffällt, erschweren Sie ihnen die Arbeit, was nach hinten losgehen kann.
Eine klare Formatierung hilft ihnen, schnell zu finden, wonach sie suchen – und hält ihre Aufmerksamkeit auf Sie gerichtet.
7. Die Zusammenfassung wird nicht auf den Kunden zugeschnitten
Die Zusammenfassung ist einer der wichtigsten Teile des Vorschlags.
Und dennoch behandeln viele Teams es wie eine allgemeine Vorstellung ihres Unternehmens. Sie sprechen über sich selbst – wie lange sie schon im Geschäft sind, was sie anbieten, wie innovativ sie sind –, aber sie erzählen es nie dem Kunden.
In diesem Abschnitt sollten Sie die Ziele des Kunden, seine Schwachstellen und Ihre Unterstützungsmöglichkeiten hervorheben. Andernfalls können Fehler bei der RFP-Antwort auftreten, die die Kontaktaufnahme mit dem Gutachter erschweren.
8. Anforderungen nicht eindeutig den Lösungen zuordnen
Vage oder zu allgemeine Aussagen sind eine häufige Falle. Wenn ein Kunde fragt: „Wie gewährleisten Sie die Datensicherheit?“ und die Antwort lautet: „Unsere Plattform ist auf höchste Sicherheit ausgelegt“, reicht das nicht aus.
Es ist zu allgemein und zu abstrakt. Die Gutachter möchten klare Zusammenhänge zwischen dem, was sie verlangt haben, dem, was Sie liefern, und dem damit verbundenen Mehrwert erkennen.
Machen Sie es deutlich. Buchstabieren Sie es. Je klarer Sie sind, desto leichter fällt es anderen, Ihnen Punkte zu geben.
9. Angenommen, Gutachter kennen Ihren Ruf oder Ihre Marktposition
Nur weil Sie in Ihrer Branche ein bekannter Name sind, heißt das nicht, dass die Person, die Ihren Vorschlag prüft, weiß, wer Sie sind – oder warum Sie für sie von Interesse sein sollten.
Auch wenn sie schon von Ihrem Unternehmen gehört haben, möchten sie dennoch Warum Sie sind für dieses spezielle Projekt geeignet. Sich auf den Ruf zu verlassen, anstatt echte Beweise – Kennzahlen, Beispiele, Ergebnisse – vorzulegen, ist riskant.
Jede Behauptung sollte belegt werden. Lassen Sie sie nicht zu Annahmen gelangen, sondern beweisen Sie es.
10. Übermäßiger Einsatz von Marketing-Fluff
Wir haben es alle schon gehört: „Wir sind der weltweit führende Anbieter innovativer Lösungen mit beispiellosem Service.“
Diese Art der Sprache mag in einer Broschüre gut klingen, kann sich in einer RFP-Antwort jedoch negativ auswirken. Gutachter suchen nach Substanz, nicht nach Slogans.
Sie erwarten Klarheit, Ehrlichkeit und Beweise. Der übermäßige Gebrauch von Schlagwörtern kann zu Fehlern bei der Beantwortung von Ausschreibungen führen, Ihr Angebot vage oder unaufrichtig erscheinen lassen und letztendlich Ihre Chancen schädigen.
11. Bewertungskriterien nicht direkt ansprechen
Wenn eine Ausschreibung Bewertungskriterien enthält, ist das praktisch eine Karte, die Ihnen den Weg zum Erfolg vorgibt. Diese zu ignorieren – oder Ihre Antwort nicht eindeutig auf die Kriterien abzustimmen – ist ein großer Fehler.
Die Bewerter müssen im wahrsten Sinne des Wortes Kästchen ankreuzen. Wenn sie nicht leicht finden, was sie für eine hohe Bewertung benötigen, erhalten Sie wahrscheinlich keine Punkte.
Wenn Sie Ihre Antworten so strukturieren, dass sie den Bewertungsrahmen widerspiegeln, können sie schneller Antworten finden – und Ihre Punktzahl verbessern.
12. Einreichen mit Metadaten oder nachverfolgten Änderungen
Solche Dinge fallen einem oft durch die Lappen. Sie exportieren Ihr fertiges Dokument, klicken auf „Senden“ und stellen dann fest, dass Sie die Änderungsverfolgung aktiviert gelassen haben oder dass in den Metadaten interne Kommentare, Dateiversionen oder Autorennamen angezeigt werden.
Das ist nicht nur schlampig – es kann tatsächlich dazu führen, dass Sie unprofessionell oder nachlässig wirken.
Bereinigen Sie Ihre Datei immer vor dem Absenden. Das ist ein kleiner Schritt, der zeigt: „Wir achten darauf.“
13. Unklare Preisannahmen
Ihre Preise mögen auf dem Papier gut aussehen, aber wenn nicht klar ist, was enthalten ist – oder was nicht – kann das Warnsignale auslösen.
Unklare Preise können Zweifel wecken oder bei Gutachtern zu versteckten Kosten führen. Diese Unsicherheit kann Ihrem Angebot schaden, selbst wenn Ihre Zahlen wettbewerbsfähig sind.
Seien Sie transparent, schlüsseln Sie die Dinge klar auf und listen Sie Annahmen auf. Dies vermeidet Fehler bei der Einreichung von RFPs und schafft Vertrauen, da Sie zeigen, dass Sie nichts verbergen möchten.
Einpacken
Um eine Ausschreibung zu gewinnen, geht es nicht nur darum, die beste Wahl zu sein – es geht darum, zeigt dass Sie am besten passen. Und das erfordert Klarheit, Strategie und Aufmerksamkeit für die Details, die die meisten Menschen übersehen.
Achten Sie also beim nächsten Angebotserstellung auf diese versteckten Fehler. Schon mit ein paar einfachen Änderungen wird Ihre Antwort nicht nur gut, sondern auch erfolgreich.
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