Il processo RFP: guida per i rispondenti per vincere più RFP

Se ti è mai capitato di guardare una RFP complessa, chiedendoti: "Perché vogliono questo? Chi ha scritto questa cosa?", non sei il solo. 

Rispondere a una RFP non significa solo spuntare delle caselle o scrivere paragrafi curati: significa capire cosa cerca realmente l'emittente, al di là delle formalità.

La verità? 

Le RFP sono create da persone. Persone impegnate. Persone che si destreggiano tra politiche interne, scadenze e informazioni limitate. Se vuoi vincere, devi vedere il processo dal loro punto di vista, non limitarti a seguire le istruzioni.

Analizziamo passo dopo passo come vengono create le RFP e a cosa dovresti prestare attenzione in ogni fase. 

Questa non è solo una guida al processo, ma uno sguardo dietro le quinte. Analizziamo cosa succede dal momento in cui qualcuno decide di aver bisogno di un aiuto esterno fino al momento in cui viene finalmente selezionato un fornitore. 

Lungo il percorso, vedremo come leggere tra le righe, allinearsi alle giuste priorità e presentare proposte che abbiano davvero successo.

Come vengono create le RFP? Il processo completo delle RFP

1. Identificare il bisogno

Il processo di creazione di una RFP inizia quando un'organizzazione identifica un'esigenza che non può soddisfare internamente. Potrebbe trattarsi di un servizio, di un prodotto o di una competenza specialistica. L'organizzazione riconosce di aver bisogno di un aiuto esterno o di una soluzione e decide che una RFP è il modo migliore per trovare un fornitore o un prestatore di servizi.

Questa fase prevede:

• Identificazione del problema: Comprendere quali sono le esigenze dell'organizzazione e perché è necessario un aiuto esterno.
  
• Budgeting: Stabilire un budget per il progetto o il servizio.
  
• definizione degli obiettivi: Definire cosa significa successo per il progetto o il servizio.
  

2. Definizione dell'ambito e degli obiettivi

Una volta identificata l'esigenza, il passo successivo è definire chiaramente l'ambito di lavoro e gli obiettivi del progetto. L'emittente delineerà le proprie aspettative dai potenziali fornitori, inclusi i risultati specifici che intende raggiungere.

I dettagli chiave potrebbero includere:

• Obiettivi del progetto: Ciò che l'organizzazione vuole realizzare (ad esempio, migliorare l'efficienza, ridurre i costi, aumentare la soddisfazione del cliente).
  
• Ambito di lavoro: Le attività specifiche, i risultati e le tempistiche del progetto.
  
• Requisiti chiave: Eventuali qualifiche, tecnologie o servizi essenziali richiesti dall'emittente ai rispondenti.
  

Questa fase getta le basi per la valutazione delle risposte alla proposta.

3. Sviluppo del documento RFP

Dopo aver definito l'ambito e gli obiettivi del progetto, l'organizzazione passa alla stesura del documento RFP vero e proprio. Il documento conterrà tutte le informazioni necessarie affinché i fornitori o i prestatori di servizi possano preparare le loro proposte.

Il documento RFP in genere include quanto segue:

• Introduzione: Una panoramica dell'organizzazione e del progetto.
  
• Ambito di lavoro: Spiegazione dettagliata di ciò che l'organizzazione sta chiedendo.
  
• Cronologia: Quando è previsto l'inizio del progetto, le principali tappe e la data di consegna finale.
  
• Criteri di valutazione: Come verranno valutate le risposte, compresa l'importanza di determinati fattori quali esperienza, costi e soluzioni proposte.
  
• Istruzioni per l'invio: Una guida su come i rispondenti dovrebbero inviare le loro proposte, quale formato utilizzare e la scadenza per la presentazione.
  
• Termini e Condizioni: Eventuali requisiti legali, contrattuali o di conformità di cui i rispondenti devono essere a conoscenza.
  

L'obiettivo in questa fase è garantire chiarezza e trasparenza, in modo che i potenziali rispondenti possano comprendere appieno cosa ci si aspetta da loro.

4. Approvazione e finalizzazione

Una volta redatto, il documento RFP viene solitamente sottoposto a un processo di approvazione interna. Questo può comportare la revisione del documento per verificarne la chiarezza, la completezza e l'allineamento alle esigenze dell'organizzazione. Potrebbe essere necessario che più dipartimenti (ad esempio, legale, finanza, acquisti) approvino il documento.

Dopo aver ottenuto tutte le approvazioni necessarie, la versione finale della RFP è pronta per essere emessa.

5. Emissione della RFP

Una volta finalizzata, la RFP viene inviata ai potenziali partecipanti. Questo può avvenire tramite inviti diretti a fornitori noti, tramite una piattaforma di appalti aperta o pubblicando la RFP sul sito web dell'organizzazione.

In genere, gli emittenti concedono ai rispondenti un periodo di tempo prestabilito (spesso diverse settimane) per porre domande e presentare le proprie proposte. Ciò garantisce che i potenziali fornitori abbiano tempo a sufficienza per esaminare attentamente il documento e richiedere eventuali chiarimenti necessari.

6. Monitoraggio e risposta alle richieste

Una volta emessa la RFP, i potenziali interessati possono contattarli per porre domande o richieste di chiarimento. Di solito, l'emittente stabilisce un intervallo di tempo specifico per rispondere a queste domande e fornisce risposte che vengono condivise con tutti i potenziali interessati.

L'emittente può rilasciare aggiunte o aggiornamenti alla RFP per rispondere a queste domande o apportare piccole modifiche al documento. Ciò garantisce che tutti i potenziali fornitori lavorino con le stesse informazioni.

Il processo RFP: guida per chi risponde per vincere più RFP

1. Tutto inizia con un problema

Dietro ogni RFP c'è qualcuno con un problema che sta cercando di risolvere. Forse qualcosa non funziona. Forse la crescita sta superando i sistemi attuali. Forse la leadership esige risultati rapidi. La RFP è il risultato formale di un momento profondamente umano: "Abbiamo bisogno di aiuto".

E il più delle volte, questa esigenza cova da tempo prima di trasformarsi in un documento ufficiale. Le persone all'interno dell'organizzazione ne hanno discusso, ci hanno lottato, forse anche litigato.

Se la tua proposta riesce a far leva su quella frustrazione o ambizione originale e a dimostrare che hai capito cosa c'è veramente in gioco, ti distinguerai immediatamente. I fornitori che si concentrano solo sui requisiti tecnici perdono di vista il quadro generale. Le risposte migliori suonano così: "Capiamo perché lo stai facendo, ed ecco come ti aiuteremo a vincere".

2. I requisiti sono spesso un progetto di gruppo

L'ambito di lavoro che vedi nella RFP? Di solito è il risultato dell'intervento di più team. L'IT vuole una cosa. Il reparto legale ne vuole un'altra. Il reparto acquisti aggiunge i propri filtri. Il risultato può sembrare troppo complicato o persino un po' incoerente.

Ciò non significa che l'emittente sia confuso, significa solo che stai guardando un documento di consensoCiò significa anche che persone diverse leggeranno la tua proposta con preoccupazioni diverse in mente.

Non stai scrivendo per una sola persona. Stai scrivendo per un comitato. Quindi, parla a più prospettive. Dimostra di essere non solo tecnicamente solido, ma anche conforme, efficiente e a basso rischio. Se riesci a prevedere ciò che conta per ogni tipo di stakeholder, sarà più facile per il gruppo trovare un accordo su di te.

3. La richiesta di proposta potrebbe essere affrettata

Le scadenze sono reali. E spesso, chiunque sia incaricato di scrivere la RFP lo fa in aggiunta al suo lavoro effettivo. È sotto pressione per pubblicarla. Quindi sì, alcune RFP vengono assemblate in fretta, utilizzando vecchi modelli o linguaggio riciclato.

Ecco perché a volte troverai contraddizioni, contesto mancante o requisiti poco chiari. Non dare per scontato che sia un trucco o che dovresti conoscere magicamente i dettagli mancanti.

Considerate invece questa come un'opportunità per guidare il dibattito. Fate domande ponderate durante la fase di chiarimento. Offrite soluzioni migliori per affrontare il problema, se possibile. Aiutare chi vi ha posto la questione ad affinare il proprio pensiero, senza essere invadenti, può posizionarvi non solo come interlocutori, ma come partner.

4. Non tutte le RFP sono una tabula rasa

A volte una RFP è un vero e proprio invito aperto a nuove idee. Altre volte, è più una formalità: potrebbero avere già in mente un fornitore preferito o essere tenuti per regolamento a raccogliere offerte competitive.

Questo non significa che stai sprecando tempo. Significa che devi riconoscere il tono e il posizionamento. Se sei un outsider, il tuo vantaggio è la chiarezza. La semplicità. La pertinenza. Potresti non avere precedenti con loro, ma puoi presentarti con un pensiero fresco e un percorso più agevole verso i risultati.

E ricorda, anche se non vinci questa volta, una proposta convincente può comunque farti entrare nel loro radar per la prossima volta, soprattutto se il fornitore "preferito" non mantiene le promesse.

5. Il periodo di chiarimento è più di una semplice questione logistica

Questa è spesso una delle fasi meno utilizzate del processo. La sessione di domande e risposte non serve solo a controllare le scadenze o a chiedere se gli allegati debbano essere in formato PDF. È un'opportunità per distinguersi.

Gli emittenti notano quali fornitori pongono domande intelligenti e strategiche. Il modo in cui formuli le tue richieste può effettivamente influenzare il loro modo di pensare al progetto. Dimostra anche che stai prestando molta attenzione, il che è un modo discreto per dimostrare affidabilità.

Anche se le risposte vengono condivise in forma anonima, il tuo nome verrà ricordato.

6. L'invio è un test in sé

Quando stai dando gli ultimi ritocchi alla tua risposta, il cliente si sta preparando per la revisione. Ciò significa che ha prenotato sale riunioni, programmato chiamate di valutazione e fissato scadenze per la propria valutazione interna.

Se la tua consegna è in ritardo o disordinata, non è solo fastidiosa. È il segnale che potresti essere difficile da gestire. Un documento mancante, un formato di file errato e potresti essere buttato fuori prima ancora che qualcuno legga quello che hai scritto.

Inviate in anticipo. Controllate attentamente i requisiti. Etichettate i file esattamente come richiesto. Essere precisi anche nei dettagli può fare la differenza.

7. La valutazione non riguarda solo te

È facile pensare che la tua proposta venga valutata isolatamente. Ma in realtà, viene confrontata con altre. E ogni valutatore porta con sé la propria prospettiva: attenta ai costi, focalizzata sull'innovazione, avversa al rischio, attenta ai dettagli.

Alcuni cercano informazioni sui prezzi. Altri leggono per capire la strategia. Altri ancora controllano solo che tu abbia seguito le istruzioni.

Rendi la tua proposta facile da consultare. Utilizza intestazioni chiare, elementi visivi se consentiti e un riepilogo esecutivo che colleghi la tua offerta ai loro obiettivi più ampi. Più è facile da leggere, maggiori saranno le tue possibilità di successo.

8. Anche la selezione è una questione di chimica

Se entri nella rosa dei candidati, congratulazioni. Significa che la tua proposta ha superato la prova scritta. Ora si tratta di una vera interazione umana. Presentazioni dal vivo, interviste, demo: è qui che si valutano le persone con cui si andrà a lavorare.

Non è il momento di ripetere la tua proposta. Presentati con energia. Adattati in base a ciò che hai imparato. Parla direttamente delle loro preoccupazioni e coinvolgi il tuo team nella conversazione. I clienti immaginano come sarebbe lavorare con te ogni settimana. Rendila facile da immaginare e accattivante.

9. La negoziazione non è solo una questione di prezzo

Essere selezionati non significa aver concluso il progetto. La maggior parte dei progetti passa comunque attraverso una fase di negoziazione: su prezzo, ambito, risultati o termini legali.

È qui che devi essere sicuro di te e collaborativo. Devi sapere su cosa puoi puntare e dove tracciare i limiti. Ma devi anche saper ascoltare. Il modo in cui gestisci questa fase può confermare la decisione del tuo interlocutore o iniziare a sollevare dubbi.

Siate trasparenti. Siate equi. E concentratevi sul valore, non solo sul costo.

10. Vincere è solo l'inizio

Una volta firmato il contratto, il cliente vuole risultati rapidi. Ha già investito molto tempo nel processo e ora deve dimostrare i progressi.

Tutto ciò che hai promesso nella tua proposta? È il momento di mantenerlo. La fase di onboarding è la tua occasione per creare un vero slancio. Comunicazione chiara, risultati rapidi e un avvio fluido possono trasformare un progetto occasionale in una relazione a lungo termine.

Questa è la vera vittoria.

Considerazioni finali

In sostanza, una RFP è una storia di persone che cercano di risolvere un problema. Più lo capisci, migliori saranno le tue risposte.

Non si tratta di aggirare il processo o di manipolare il sistema. Si tratta di dimostrare di aver capito, di aver compreso la sfida, di rispettare il processo e di poter contare sul fatto che si raggiunga il risultato.

Se riesci a far sì che la tua risposta sembri più una conversazione che una presentazione, non sei solo un altro fornitore. Sei il partner che speravano di trovare.