Ci sono tonnellate di articoli che ti spiegheranno come ottenere una risposta corretta a una RFP. Ma sai cosa ne garantirà praticamente il fallimento? Intervenire senza porre le domande giuste.
Vedete, se ci si butta a scrivere troppo presto, si rischia di perdere dettagli chiave o, peggio, di risolvere il problema sbagliato. È così che i team finiscono per perdere tempo e inviare proposte che non hanno successo. Le risposte più efficaci iniziano sempre con una pausa e qualche mossa intelligente. E questo inizia chiedendo le cose giuste.
Questa guida affronta le domande più importanti da porsi prima di rispondere a una RFP. Le abbiamo suddivise in quattro semplici sezioni per aiutarti a capire cosa desidera veramente il cliente, come posizionare la tua soluzione e come coordinare il tuo team prima ancora di scrivere la prima parola. L'obiettivo è rendere la tua risposta chiara, pertinente e facile da accettare, seguendo le best practice per le RFP.
Informazioni sul progetto
Cominciamo con le basi del processo di risposta alle RFP. Se non capisci cosa sta effettivamente cercando di fare il cliente, stai solo tirando a indovinare. Quindi chiediti:
1. Qual è il vero problema che il cliente sta cercando di risolvere?
Questo dovrebbe influenzare ogni aspetto della tua risposta. Se non stai risolvendo il vero problema, funzionalità e prezzi non avranno importanza.
2. Quali obiettivi sperano di raggiungere con questo progetto?
Comprendere i loro obiettivi ti dà la possibilità di presentare la tua soluzione come una vittoria per loro.
3. Quali sono i tempi e la portata del progetto?
Questo ti dice quanto è grande il progetto e quanto velocemente si aspettano i risultati. Ti aiuta a pianificare la capacità del tuo team e i prezzi.
4. Quali sono i risultati attesi?
Devi essere estremamente chiaro su cosa ti viene chiesto di consegnare. In questo modo, non ci saranno sorprese in seguito.
5. Esiste un budget definito o almeno un intervallo?
Se non c'è un budget, sii cauto. Se c'è, puoi usarlo per dare forma alla tua soluzione.
6. Esistono sistemi, strumenti o processi esistenti con cui la tua soluzione deve integrarsi?
Ciò può avere un impatto significativo sulla complessità, sui tempi e sui costi, quindi è opportuno chiedere in anticipo.
7. Come misurerà il cliente il successo?
Conoscere i loro KPI significa poter allineare i tuoi risultati con ciò che realmente interessa a loro.
Informazioni sulla tua azienda
Questa parte riguarda l'assicurarsi Voi sono adatti. La richiesta di proposta è in linea con le competenze e le capacità della tua azienda? Anche se tu Potere rispondere—dovresti?
8. I tuoi servizi o le tue soluzioni corrispondono effettivamente alle loro esigenze?
Sembra ovvio, ma rimarresti sorpreso di scoprire quanto spesso le aziende ricevano le RFP sbagliate.
9. Hai esperienza rilevante in questo settore o in questo tipo di progetto?
Vogliono sapere che hai già fatto questa cosa, e che l'hai fatta bene. Per evitare che ciò accada, assicurati di seguire le best practice per le RFP e di allineare la tua offerta alle esigenze del cliente durante il processo di risposta alle RFP.
10. Puoi fornire esempi o casi di studio a supporto di quanto detto?
I risultati concreti creano fiducia. Se hai delle prove, condividile. In caso contrario, valuta se questo è il progetto giusto da perseguire.
11. Chi fa parte del team che si occuperebbe di questo e quali sono i suoi punti di forza?
I clienti vogliono sapere chi c'è dietro le quinte, non solo il nome del tuo marchio.
12. Come stabilisci i prezzi dei tuoi progetti e come si presenterebbero in questo caso?
Assicurati che il tuo modello di prezzo sia adatto al modo in cui intendono acquistare.
13. Qual è il tuo approccio alla consegna o all'implementazione?
La tua metodologia dice molto sul tuo modo di lavorare. Sii chiaro sul tuo processo e sulle tue tempistiche.
14. Come gestisci il supporto, i rischi e le incognite?
Nessun progetto va alla perfezione. Dimostrare di aver considerato i rischi e di aver ricevuto supporto post-lancio può darti un vantaggio.
Informazioni sul processo RFP
Una proposta ben scritta può comunque non raggiungere il bersaglio se non si capisce Come si prendono decisioni.
15. Quali criteri utilizzerà il cliente per scegliere un fornitore?
Alcuni danno priorità al costo. Altri si concentrano di più sull'esperienza passata o sulla velocità. Sappi dove potrai eccellere.
16. Come viene ponderata ogni parte della proposta?
Se le capacità tecniche sono pari a 60% del punteggio e il prezzo è 10%, la tua strategia cambia completamente.
17. Qual è la scadenza esatta (e il formato) per la presentazione?
Un ritardo è un ritardo, anche di cinque minuti. Conferma la scadenza e qualsiasi requisito specifico per la presentazione.
18. Ci sono requisiti imprescindibili che squalificano i venditori?
Prima di investire tempo, assicurati di soddisfare tutti i requisiti minimi.
19. Chi sono i decisori che stanno esaminando questo aspetto?
Conoscere il pubblico ti aiuta a scrivere con il tono giusto e con il giusto livello di dettaglio.
20. Ci saranno dei follow-up, come una presentazione o una sessione di domande e risposte?
In tal caso, sarà opportuno prepararsi in anticipo e tenerne conto nella pianificazione delle risorse.
Altre cose che dovresti sapere prima di dire di sì
Questo è il contesto. Il quadro generale. Ti aiuta a leggere tra le righe e a capire Perché questa RFP esiste in primo luogo.
21. Perché la richiesta di proposta viene emessa ora?
Stanno sostituendo un fornitore? Stanno lanciando qualcosa di nuovo? C'è un cambio di leadership? Capire il momento giusto aiuta a posizionarsi meglio.
22. Quali punti critici stanno cercando di risolvere?
Se riesci a parlare direttamente di questi aspetti nella tua proposta, avrai già presentato una tesi più convincente.
23. Chi sono i probabili concorrenti che faranno un'offerta?
Sapere chi altro potrebbe rispondere ti aiuta a definire i tuoi fattori di differenziazione.
24. Come puoi distinguerti dagli altri?
Qual è il tuo punto di forza? Cosa offri di difficile da replicare? Sfruttalo.
25. Quali sono i rischi connessi al progetto e come li gestiresti?
Menzionare i rischi dimostra maturità. Avere un piano per gestirli dimostra leadership.
26. Ci sono fattori legali, normativi o di conformità di cui devi tenere conto?
La mancanza di una clausola potrebbe mandare a monte l'intero accordo. Meglio chiedere in anticipo e costruire attorno a quella clausola.
La nostra opinione sulla risposta alle RFP
Quindi, cosa dovresti fare quando rispondi a una RFP?
Se c'è un consiglio che possiamo dare: non considerate le RFP come un semplice progetto da spuntare. Dietro ogni formula di risposta a una RFP c'è un obiettivo aziendale, un punto dolente e un team decisionale che desidera chiarezza, non complessità. Più comprendete il loro mondo e il vostro ruolo, maggiori saranno le vostre possibilità di successo.
La maggior parte dei fornitori si affretta. Rispondono a ogni RFP senza pensarci due volte. Ma se ti prendi una pausa, poni domande più mirate e qualifichi l'opportunità in modo intelligente, risparmierai tempo, ridurrai le rilavorazioni e aumenterai il tuo tasso di successo.
Usa questo set di domande come un test di istinto prima di impegnarti. Non è importante avere tutte le risposte, ma sapere quali sono quelle che contano.
Richieste di proposte per tutte le parti interessate
Questa guida è stata realizzata dal punto di vista di un venditore, ma facciamo un passo indietro.
Se stai scrivendo una richiesta di proposta: Chiediti: "Stai fornendo ai fornitori i dettagli giusti su cui lavorare?". Obiettivi chiari, contesto, tempistiche e criteri di valutazione contribuiscono notevolmente a ottenere risposte migliori.
Se stai avviando il processo RFP internamente: Poniti domande come: "Abbiamo davvero bisogno di una RFP?" "Qual è il nostro obiettivo?" "Chi valuterà le risposte?" "Siamo pronti ad accogliere un fornitore?"
Se stai rispondendo a una richiesta di proposta: Utilizza ogni domanda di questa guida per qualificare l'opportunità, dare forma alla tua storia e segnalare tempestivamente eventuali segnali d'allarme.
Il processo di risposta alle RFP non dovrebbe essere percepito come un gioco di indovinelli per nessuno dei soggetti coinvolti. Quando entrambe le parti sono ponderate, i risultati sono migliori. Punto.
Risposta personalizzata a una RFP con Proposal.Biz
Per vincere una RFP non basta scrivere velocemente o fare bella figura. È una questione di chiarezza. Adattamento. Strategia. Se vuoi presentare proposte più efficaci, inizia a porre domande più intelligenti durante il processo di risposta alla RFP.
E se sei stanco di gestire l'intero processo in fogli di calcolo e cartelle, buone notizie: stiamo costruendo Proposta aziendale: uno strumento di gestione delle proposte realizzato per squadre che vogliono lavorare in modo più intelligente, rispondere più velocemente e concludere più affari.
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La prossima volta che ricevi una richiesta di proposta (RFP), non avere fretta di rispondere. Fermati, poniti queste domande e costruisci una proposta che abbia davvero senso per loro e per te.
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