Ci siamo passati tutti. Invii una proposta, aspetti, aggiorni la posta in arrivo 15 volte e... niente. Nessuna risposta. Nessun segno di vita. Solo silenzio.
Ora ti ritrovi bloccato nel classico dilemma: Devo contattarti? Quanto presto? E se suonassi fastidioso?
Rilassati. C'è un modo per fare follow-up che non ti fa sembrare disperato o, peggio, come una di quelle insistenti email di vendita che tutti ignoriamo.
I chatbot AI hanno semplificato la generazione di e-mail, ma la parte difficile? Ottenere ChatGPT per scrivere ciò di cui hai realmente bisogno. La realtà è che la maggior parte delle email di follow-up generate dall'intelligenza artificiale non vengono lette perché sembrano robotiche, vaghe o semplicemente inutili.
Abbiamo creato la guida definitiva su cosa inviare tramite email di follow-up dovere includono, insieme a un prompt AI dettagliato che necessita solo di poche modifiche, più tre output raffinati e specifici per nicchia, progettati per aumentare i tassi di risposta.
Come posso dare seguito a una proposta senza sembrare invadente?
Un oggetto che si distingue
- “Un piccolo accorgimento e siamo pronti a partire”
- “Un piccolo avvertimento: questo potrebbe farti risparmiare tempo”
- "Facciamo in modo che questo accada: finalizziamo il tuo progetto"
Una frase di apertura che sembra personale (non copiata e incollata)
- "Ciao [Nome], so che le cose si fanno impegnative, quindi volevo dare seguito alla proposta che abbiamo inviato per [nome specifico del progetto] il [data]."
- "Spero che tu stia trascorrendo una buona settimana! Ti scrivo in seguito alla nostra proposta per [servizio specifico], inviata il [data]: volevamo vedere se corrisponde a ciò che avevi in mente."
Un promemoria del vantaggio chiave a cui tengono davvero
- "Abbiamo messo insieme tutto questo per aiutarti a risolvere [un problema specifico] in modo che tu possa [ottenere il risultato desiderato]."
- "Questo è stato creato per [nome della loro azienda] per risolvere [sfida importante] e apportare [miglioramento specifico]."
Un invito all'azione non invadente
- "Se le cose vanno ancora bene, facciamo una breve chiamata. Senza fretta, sono qui se hai bisogno."
- "Mi piacerebbe sentire cosa ne pensi. [Tempo] va bene per una chiacchierata veloce?"
Un modo conveniente per accedere alla proposta
- "Ho riallegato la proposta qui per facilitarne l'accesso, oppure puoi visualizzarla [inserisci link]."
- "Se hai bisogno di rivedere i dettagli, la proposta è di nuovo allegata."
Qual è il miglior prompt AI per un'e-mail di follow-up?
La maggior parte dei follow-up generati dall'intelligenza artificiale sono troppo generici. Utilizza invece questo prompt raffinato per generare email orientate ai risultati, focalizzate sull'azione e ottimizzate per le risposte.
Richiesta di follow-up tramite intelligenza artificiale che riceve una risposta
"Scrivi un'email di follow-up per una proposta che ho inviato a un cliente che non ha risposto. L'email deve essere diretta, coinvolgente e indirizzare il cliente verso una decisione, senza essere invadente.
Rendi l'oggetto accattivante e pertinente alla situazione, evitando frasi generiche come "solo per un controllo".
L'introduzione dovrebbe far capire che sono impegnati, mantenendo però aperta la conversazione.
L'organismo dovrebbe sottolineare in modo sottile il vantaggio principale della nostra soluzione, non limitarsi a ricordare che la proposta è stata inviata.
Per maggiore chiarezza, menziona il nome della proposta o del progetto e includi un modo semplice per accedervi (riallegandolo o creando un collegamento).
Dovrebbe anche contenere un passo successivo chiaro e attuabile, lasciando spazio alla discussione. Mantienilo entro le 150 parole per facilitarne la lettura e dare l'impressione che sia stato scritto da un essere umano.
Come posso ottenere una risposta più rapida alla mia email di follow-up?
1. Follow-up per un processo decisionale più rapido
Richiesta:
"Scrivi un'email di follow-up per una proposta in cui il cliente sembrava interessato ma non ha ancora confermato. L'obiettivo è sollecitare una decisione senza essere invadenti, sottolineando che la soluzione è pronta per essere implementata. Menziona il titolo della proposta e allegalo per riferimento."
Soggetto: Siamo pronti quando lo sei tu – [Nome della proposta]
E-mail:
Ciao [Nome],
So che le cose si fanno impegnative, quindi volevo dare seguito alla proposta che abbiamo inviato per [Nome del progetto] il [Data]. Tutto è pronto e, se sei pronto, possiamo procedere non appena lo sarai tu.
Se c'è qualcosa che vorresti modificare o chiarire, sarò felice di discuterne. La proposta è riallegata qui per un facile accesso. [time] è adatto per una chiacchierata veloce?
Non vedo l'ora di leggere i tuoi pensieri.
Migliore,
[Il tuo nome]
2. Follow-up per affrontare le preoccupazioni inespresse
Richiesta:
"Scrivi un'e-mail di follow-up per una proposta a cui il cliente non ha risposto, con l'obiettivo di evidenziare eventuali esitazioni. Il tono dovrebbe essere informale e aperto per incoraggiare un feedback onesto. Menziona la proposta per nome e fornisci un modo semplice per accedervi."
Soggetto: Se necessario, apportiamo delle modifiche: cosa ne pensi di [Nome della proposta]?
E-mail:
Ciao [Nome],
Volevo dare seguito alla proposta per [Nome del progetto] che abbiamo inviato il [Data]. So che a volte ci sono domande o piccole modifiche da apportare prima di procedere: sarò felice di apportare modifiche se qualcosa non dovesse andare per il verso giusto.
La proposta è di nuovo allegata per riferimento. Fatemi sapere cosa ne pensate. Se può essere utile, possiamo fare una breve chiamata per discutere di qualsiasi cosa. Non c'è fretta, sono qui se avete bisogno.
Non vedo l'ora di sentire cosa ne pensi.
Migliore,
[Il tuo nome]
3. Seguire per creare urgenza senza pressione
Richiesta:
"Scrivi un'email di follow-up per una proposta in cui il cliente ha mostrato interesse ma potrebbe rimandare la decisione. L'obiettivo è creare un senso di urgenza, sottolineando perché agire prima è vantaggioso, mantenendo un tono professionale e non invadente. Menziona la proposta e assicurati che il cliente abbia accesso ad essa."
Soggetto: Tempismo perfetto: fissiamo [Nome della proposta]
E-mail:
Ciao [Nome],
Volevo verificare la proposta per [Nome del progetto] che abbiamo inviato il [Data]. Al momento, abbiamo tutto pronto per iniziare e procedere prima significa che possiamo [vantaggio specifico: garantire il prezzo, rispettare una scadenza, evitare ritardi].
La proposta è qui riallegata nel caso in cui abbiate bisogno di rivedere qualche dettaglio. Fatemi sapere se desiderate approfondire qualche aspetto prima di finalizzare. Se [ora] è disponibile per una breve chiacchierata, sarò lieto di contattarvi.
Sono emozionato di sentire cosa ne pensi.
Migliore,
[Il tuo nome]
Utilizza questa checklist per verificare se il tuo prompt copre tutto
- Fa il riga dell'oggetto Vuoi distinguerti? Evita frasi generiche come "Solo per un controllo" e fai invece riferimento ad azione, vantaggio o tempistica.
- È il proposta menzionata nell'email? Assicurati che il destinatario sappia esattamente a quale proposta ti riferisci.
- È il proposta facilmente accessibile? Riallega il file o fornisci un collegamento in modo che non debbano cercare nella posta in arrivo.
- L'email rafforza l' vantaggio chiave? Invece di limitarti a ricordare loro perché la proposta è importante.
- Lo fa? suggerire un chiaro passo successivo? Offri loro un modo semplice per rispondere, che si tratti di confermare il loro interesse, organizzare una chiamata o richiedere modifiche.
- È il tono naturale e coinvolgente? Evita un linguaggio eccessivamente formale o robotico. Mantieni un tono professionale ma accessibile.
- È meno di 150 parole? Siate concisi. Un'email più breve e chiara ha molte più probabilità di ottenere una risposta.
Come dare seguito a una proposta: FAQ e best practice
1. Quanto tempo prima dovrei effettuare un follow-up dopo aver inviato una proposta?
Idealmente, dovresti dare seguito da cinque a sette giorni dopo l'invio della proposta. Questo dà al cliente abbastanza tempo per esaminarla senza sentirsi pressato. Se avete concordato una tempistica decisionale, adattate il vostro follow-up di conseguenza. Evitate il lunedì (troppo frenetico) e il venerdì (troppo vicino al fine settimana).I controlli di controllo a metà settimana tendono a funzionare meglio.
2. Cosa dovrei includere nella mia email di follow-up?
Una buona email di follow-up dovrebbe essere breve, chiara e orientata all'azione. Assicurati solo di includere quanto segue:
- Un oggetto che si fa notare (non solo "seguire")
- Un breve promemoria della proposta (menzionare il nome del progetto e la data)
- Un vantaggio o un risultato chiave per rafforzare il motivo per cui è importante
- Un chiaro passo successivo (pianifica una chiamata, richiedi un feedback o conferma il tuo interesse)
- Facile accesso alla proposta (file riallegato o link diretto)
3. Come posso aumentare le mie possibilità di ottenere una risposta?
È piuttosto semplice. Se vuoi una risposta, rendila semplice. Ecco come:
- Sii breve—A nessuno piacciono le email lunghe, soprattutto a chi è impegnato a prendere decisioni.
- Personalizzalo—Menziona qualcosa di specifico della vostra ultima conversazione.
- Usa una domanda diretta e aperta—Invece di "Hai avuto modo di rivedere?" prova con "Sarebbe utile se modificassimo [dettaglio specifico]?"
- Eseguire il follow-up più di una volta—Se non ricevi risposta, invia un altro messaggio di follow-up una settimana dopo. Un terzo e ultimo controllo dopo 10-14 giorni è ragionevole.
- Sperimenta con tempi diversi—I risultati migliori si ottengono solitamente a metà mattina o nel primo pomeriggio di martedì, mercoledì o giovedì.
Credeteci sulla parola: questi piccoli accorgimenti possono fare una grande differenza nel determinare se la vostra email verrà ignorata o riceverà una risposta.
Noi di Proposta.biz Ci occupiamo di aiutare le persone che affrontano le stesse sfide che abbiamo affrontato noi. Se hai bisogno di aiuto per creare un messaggio personalizzato per il tuo follow-up, saremo lieti di aiutarti. Visita Proposta.biz per perfezionare il tuo approccio.
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