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Come scrivere una proposta di sviluppo software CRM che copra tutto

Manasvi Makhania.
12/03/2025

91% di aziende con più di 10 dipendenti utilizzano software CRM per gestire le interazioni con i clienti, le vendite e i processi interni. (Fonte) Questo perché le aziende non possono permettersi di perdere traccia dei lead, di avere a che fare con dati sparsi sui clienti o di perdere tempo in processi manuali. Ma ecco il problema: molte implementazioni CRM falliscono perché non sono progettate in base al flusso di lavoro effettivo di un'azienda.

Ecco perché una proposta di sviluppo di un software CRM deve essere il più dettagliata possibile. Deve delineare le funzioni del CRM, come si integra nelle attività aziendali e come verrà implementato. Senza questa chiarezza, i progetti si scontrano con l'aumento della portata del progetto, inefficienze e resistenze da parte dei team che non ne riconoscono il valore.

Perché lo sviluppo del software CRM richiede una proposta molto dettagliata

A differenza delle soluzioni standard, sviluppo di software CRM personalizzato varia in base alle esigenze aziendali. Alcune aziende hanno bisogno automazione delle vendite, altri si concentrano su gestione dell'assistenza clienti, mentre alcuni richiedono profondità integrazioni di terze parti.

Le sfide più comuni del CRM includono:

Scarsa adozione da parte degli utenti – 30-60% delle implementazioni CRM falliscono a causa della mancanza di usabilità e formazione.
Dati sparsi dei clienti – Molte aziende hanno difficoltà a gestire database disconnessi tra marketing, vendite e assistenza clienti.
Mancanza di automazione – Senza flussi di lavoro automatizzati, il monitoraggio dei lead e il coinvolgimento dei clienti diventano inefficienti.
Problemi di integrazione – Il CRM deve essere sincronizzato con gli strumenti esistenti (email marketing, ERP, software di helpdesk).

Una proposta deve garantire che tutte queste sfide vengono prese in considerazione prima che inizi lo sviluppo.

Come strutturare una proposta di sviluppo software CRM

Se stai scrivendo una proposta di sviluppo di un software CRM, ecco esattamente cosa includere per mantenere tutto allineato.

1. Inizia con il Business Case

Prima di addentrarci in funzionalità o costi, prepara il terreno spiegando perché il cliente ha bisogno di una proposta di progetto CRM. Concentrati sulle sue sfide e su come una proposta software CRM personalizzata le risolverà.

Una buona apertura dovrebbe:

Riconoscere cosa non funziona nel loro sistema attuale: processi manuali, dati dei clienti scollegati, follow-up lenti dei lead o mancanza di informazioni.
Evidenzia il impatto aziendale—vendite perse, insoddisfazione dei clienti e spreco di risorse.
Presentare il CRM come una soluzione che centralizzare le interazioni con i clienti, automatizzare i flussi di lavoro e migliorare il processo decisionale.

Per esempio:

"Al momento, i dati dei clienti sono distribuiti su diversi strumenti, rendendo difficile per i team monitorare i lead e seguirli in modo efficace. Questo si traduce in opportunità perse e inefficienze. Un CRM personalizzato per il tuo flusso di lavoro riunirà tutto in un unico posto, garantendo che le interazioni con i clienti, i processi di vendita e le attività di marketing siano tutti interconnessi."

2. Definire gli obiettivi del progetto

Una volta chiarito il problema, definisci come si presenta il successo. Lo sviluppo di un software CRM è uno strumento che dovrebbe generare risultati misurabili. E deve essere presentato come tale. Definisci obiettivi chiave come:

Interazioni con i clienti più facile da tracciare centralizzando i dati.
Automazione follow-up dei lead e gestione della pipeline di vendita per ridurre il lavoro manuale.
Garantire meglio assistenza clienti con gestione integrata dei casi.
Migliorare collaborazione di squadra consentendo ai team di vendita, marketing e supporto di condividere l'accesso alla cronologia dei clienti.

I clienti hanno bisogno di vedere il quadro generale: non solo le caratteristiche, ma anche i risultati concreti che aiuteranno la loro attività a crescere.

3. Cosa è incluso nel Sviluppo CRM

Ora, descrivi in dettaglio cosa realizzerai. Lo sviluppo di un software CRM può avere significati diversi per aziende diverse, quindi questa sezione garantisce che le aspettative siano allineate.

Alcune caratteristiche chiave da considerare:

Gestione dei lead e dei contatti – Un sistema per monitorare le interazioni con i clienti, memorizzare i dettagli chiave e gestire i follow-up.
Monitoraggio della pipeline di vendita – Un modo visivo per vedere a che punto sono gli accordi e quali azioni devono essere intraprese.
Automazione del marketing – Flussi di lavoro via e-mail, lead scoring e segmentazione per personalizzare le interazioni con i clienti.
Modulo di supporto clienti – Monitoraggio dei casi, ticketing automatizzato e integrazione dello storico dei clienti per un servizio migliore.
Integrazione con altri strumenti – Sincronizzazione con software di contabilità, posta elettronica, helpdesk o qualsiasi sistema aziendale esistente.
Reporting e analisi – Dashboard personalizzate per monitorare le metriche chiave e misurare l'efficacia del CRM.

È anche una buona idea chiarire cosa non è incluso a meno che non sia stato esplicitamente discusso, ad esempio nel caso di supporto marketing post-lancio, creazione di contenuti o integrazioni che vanno oltre l'ambito concordato.

4. Cronologia del progetto e piano di implementazione

Specifica la durata di ogni fase del progetto. I clienti devono sapere cosa aspettarsi e quando inizieranno a vedere i risultati.

Un processo standard di sviluppo di un software CRM è simile al seguente:

Settimane 1-2: Pianificazione e raccolta dei requisiti – Comprendere le esigenze aziendali, definire i flussi di lavoro e finalizzare le funzionalità.
Settimane 3-4: Wireframing e progettazione dell'interfaccia utente – Creazione di mockup e test di usabilità con le principali parti interessate.
Settimane 5-10: Sviluppo – Creazione delle funzionalità CRM principali, configurazione del database e integrazione di strumenti di terze parti.
Settimane 11-14: Test e perfezionamenti – Esecuzione di casi di test, correzione di bug e apporto di modifiche in base al feedback degli utenti.
Settimane 15-18: schieramento e addestramento del team – Messa in funzione e formazione del team per garantire un'adozione senza intoppi.

Se ci sono delle dipendenze, come la necessità di accedere a dati o sistemi esistenti, assicuratevi di segnalarlo in modo da evitare ritardi.

5. Ripartizione del budget

Siate chiari su cosa copre l'investimento. Invece di elencare semplicemente il prezzo totale, spiegate come viene suddiviso il costo, in modo che i clienti comprendano il valore di ogni fase.

Una ripartizione tipica include:

Pianificazione e analisi dei requisiti – Ricerca, consulenze e mappatura del flusso di lavoro.
Sviluppo – Creazione del CRM, impostazione delle integrazioni e garanzia della scalabilità.
Test e perfezionamenti – Identificare e risolvere i bug prima del lancio.
Distribuzione e formazione – Implementazione del sistema e inserimento dei team.
Supporto post-lancio – Affrontare eventuali preoccupazioni iniziali e garantire il regolare svolgimento delle operazioni.

Se sono presenti componenti aggiuntivi opzionali (come manutenzione continua o integrazioni aggiuntive), descriverli separatamente.

6. Considerazioni sulla sicurezza e la conformità

Il software CRM gestisce dati sensibili dei clienti, quindi la sicurezza dovrebbe essere un aspetto fondamentale della proposta. Indirizzo:

Crittografia dei dati e controlli di accesso – Mantenere sicure le informazioni dei clienti e limitare l’accesso agli utenti autorizzati.
Conformità alle normative – Garantire la conformità al GDPR, all’HIPAA o alle normative specifiche del settore.
Autorizzazioni basate sui ruoli – Consentire a team diversi di visualizzare solo le informazioni rilevanti per loro.
Piani di backup e ripristino di emergenza – Protezione dei dati in caso di guasti del sistema.

Ciò rassicura i clienti sul fatto che il loro CRM non sarà solo funzionale, ma anche sicuro e affidabile.

7. Piano di adozione e formazione

Uno dei principali motivi per cui i sistemi CRM falliscono è che i team non li utilizzano correttamente. Una buona proposta dovrebbe includere un piano per:

Sessioni di formazione dal vivo – Aiutare i team a capire come utilizzare il CRM in modo efficace.
Documentazione passo dopo passo – Fornire una knowledge base con FAQ e guide alla risoluzione dei problemi.
Supporto post-lancio – Offrire assistenza continua per garantire un'adozione senza intoppi.

L'obiettivo è garantire che i dipendenti utilizzino effettivamente il sistema anziché tornare alle vecchie abitudini.

8. Prossimi passi e invito all'azione finale

Concludi chiarendo cosa succederà dopo. I clienti devono sapere esattamente come procedere se sono pronti a procedere.

Pianifica una chiamata di follow-up per discutere eventuali modifiche finali.
Confermare l'accordo su ambito e budget prima di iniziare lo sviluppo.
Pianificare una riunione di avvio per iniziare a raccogliere i requisiti e a definire le aspettative.

Una semplice dichiarazione di chiusura funziona meglio:

"Se questa proposta corrisponde a ciò che stai cercando, fissiamo una breve chiamata per definire i dettagli e iniziare."

UN sviluppo di software CRM proposta Non si tratta solo di elencare caratteristiche e costi, ma di assicurarsi che tutto rimanga allineato fin dall'inizio. Più chiaramente si definiscono l'ambito, il piano di implementazione e i risultati attesi, più fluido sarà il processo.

Per quanto riguarda il CRM, i clienti non vogliono solo un software. Cercano un sistema che aiuti effettivamente la loro attività a funzionare meglio. E queste soluzioni CRM... statistiche Portare tutto questo alla luce. Pertanto, non si sottolineerà mai abbastanza che un CRM è diventato parte integrante delle operazioni aziendali e, di conseguenza, lo sviluppo di un CRM non è qualcosa che un cliente non prenderà alla leggera. La proposta per lo sviluppo di un CRM non dovrebbe lasciare spazio a incertezze, assicurando che tutti i decisori siano sulla stessa lunghezza d'onda prima dell'inizio dello sviluppo.