L'importanza delle firme elettroniche nelle proposte moderne

Hai lavorato duramente su una proposta, definito l'ambito, calcolato i prezzi e definito il piano di consegna. E poi arriva l'ostacolo finale: la firma. Questo è il momento in cui gli accordi vanno avanti o falliscono. Nella maggior parte dei casi, ciò che rallenta i progressi non è il contenuto della proposta, ma il processo obsoleto che ne consegue. Un numero sorprendente di aziende si affida ancora ai metodi di firma tradizionali. E questo può costare più del tempo. Può costarti l'intero accordo.

Per i team che inviano più proposte ogni settimana, questo collo di bottiglia diventa ancora più evidente. I clienti chiedono modifiche, dimenticano di stampare il documento o lo rimandano alla settimana successiva perché sono in viaggio. È qui che le firme elettroniche nelle proposte sono diventate più di un semplice aggiornamento digitale. Sono diventate un must.

In questo blog, vi spiegheremo tutto ciò che dovete sapere sull'utilizzo delle firme elettroniche nelle vostre proposte. Dal loro funzionamento al perché sono legalmente accettate, fino alle caratteristiche che dovreste ricercare in una soluzione, questa è la guida che avremmo voluto avere prima di passare a questo strumento.

Perché utilizzare le firme elettroniche nelle proposte commerciali?

Per le aziende che affrontano il ciclo di vita di una RFP, le firme elettroniche migliorano anche il coordinamento interno. Se gestisci richieste complesse, potresti trovare utili questi spunti: migliori pratiche per la collaborazione nella risposta alle RFP.

Un tempo, l'acquisizione di una firma richiedeva l'uso di stampanti, scanner e conversazioni via email. Ma la realtà del mondo aziendale odierno è questa: le persone vogliono prendere decisioni rapidamente e si aspettano esperienze digitali che siano all'altezza delle loro intenzioni.

L'utilizzo della firma elettronica nelle proposte consente ai clienti di firmare da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento. Elimina i continui follow-up che solitamente ritardano le trattative. E non è tutto. I clienti sono spesso in riunione o in viaggio, e offrire un'esperienza di firma digitale dimostra che rispetti il loro tempo. Nel momento in cui elimini passaggi aggiuntivi come la stampa e la scansione, le tue possibilità di concludere rapidamente aumentano.

Nel tempo, abbiamo notato che i clienti rispondevano alle proposte firmate elettronicamente molto più rapidamente rispetto ai PDF tradizionali. Il problema non era il contenuto, ma la praticità e la professionalità che trasmettevano. Ecco perché ora sempre più team chiedono: perché utilizzare le firme elettroniche nelle proposte commerciali? La risposta è semplice: perché migliora i risultati.

Qual è l'importanza delle firme digitali?

Le firme digitali hanno validità legale. Sono riconosciute in tutti i Paesi attraverso normative come l'ESIGN Act negli Stati Uniti e il Regolamento eIDAS in Europa. Questi quadri normativi consentono alle aziende di raccogliere e utilizzare firme elettroniche nelle proposte in tutta sicurezza.

Ma la vera importanza va oltre la legalità. Le firme digitali includono metadati tecnici, come marche temporali, identificatori di dispositivo e tracce di controllo. Questi dati supportano l'autenticità e possono essere utili in caso di controversie. Il valore è quindi duplice: si ottiene un processo di firma efficiente e si ottiene anche una documentazione tracciabile e sicura.

Quando abbiamo iniziato a utilizzare le firme digitali, non ne comprendevamo appieno la sicurezza e la formalità. Solo dopo aver letto le leggi e parlato con professionisti legali ci siamo resi conto che non si trattava solo di una comodità moderna. Si trattava di un'alternativa affidabile a carta e penna, altrettanto valida in tribunale.

Quindi se lo stai chiedendo, qual è l'importanza delle firme digitali? La risposta è sia legale che operativa. Supporta il tuo flusso di lavoro fornendoti al contempo una documentazione affidabile.

I vantaggi delle firme elettroniche nelle proposte

Prima di approfondire questo aspetto, vale la pena considerare come le firme elettroniche svolgano un ruolo più ampio Processo RFP. 

IL vantaggi delle firme elettroniche sono facili da individuare una volta che si inizia a usarli, ma eccone alcuni che si distinguono nei processi di proposta del mondo reale:

1. Chiusura più rapida degli accordi: I clienti possono firmare immediatamente, anche da un telefono, mentre stanno esaminando la proposta.
   
2. Meno abbandoni: Ogni volta che un cliente ritarda la firma a causa di problemi logistici, c'è il rischio di perdere l'affare. Le firme elettroniche rendono la firma immediata e semplice.
   
3. Tracciamento più chiaro: Riceverai notifiche quando la proposta viene visualizzata, firmata o addirittura rifiutata. Questo ti aiuta a rimanere aggiornato nella comunicazione.
   
4. Migliore documentazione: A differenza delle firme fisiche, ciascuna firma elettronica in una proposta lascia una traccia di controllo completa. Questa include informazioni come ora, indirizzo IP e verifica dell'identità del firmatario.

E la parte migliore? Non è necessario essere un'azienda esperta di tecnologia per usufruire di questi vantaggi. Anche piccoli team, liberi professionisti e consulenti hanno iniziato a includere opzioni di firma elettronica nelle loro proposte perché funzionano.

Miti e fatti sulle firme elettroniche

Molte aziende sono ancora indecise sul passaggio alla firma digitale. Diamo quindi un'occhiata ad alcuni fraintendimenti comuni e ai fatti che possono chiarirli.

Mito: le firme elettroniche non sono legalmente valide.

Fatto: Lo sono. Le firme elettroniche sono accettate dalle leggi nella maggior parte del mondo, tra cui l'ESIGN Act negli Stati Uniti e l'eIDAS in Europa.

Mito: le firme digitali sono rischiose o non sicure.

Fatto: In realtà, molti strumenti di firma digitale offrono crittografia, verifica e registrazioni anti-manomissione. Spesso garantiscono una maggiore tracciabilità rispetto a una firma autografa.

Mito: solo le grandi aziende ne traggono vantaggio.

Fatto: Startup, professionisti indipendenti e persino ONG utilizzano le firme elettroniche nelle proposte per semplificare il loro lavoro.

Mito: è complicato da implementare.

Fatto: Con il giusto software di firma elettronica, è un semplice processo di trascinamento della selezione. La maggior parte degli strumenti ti guida nell'aggiunta di campi per la firma in pochi minuti.

Essere consapevoli di questi fatti aiuta a prendere decisioni consapevoli. Una volta compresa la solidità giuridica e tecnica delle firme elettroniche, il loro valore diventa evidente.

Come raccogliere le firme elettroniche sulle tue proposte

Se ti stai chiedendo come raccogliere firme elettroniche sulle tue proposte, di solito prevede solo tre semplici passaggi:

1. Scegli una piattaforma di proposte che supporti le firme elettroniche.
   
2. Aggiungi campi firma alla tua proposta. Assicurati di includere sia i firmatari del cliente che quelli interni, se necessario.
   
3. Invia la proposta e lascia che la piattaforma gestisca le notifiche e il monitoraggio.

Non hai bisogno di strumenti PDF separati o lunghe guide pratiche. Scegli semplicemente uno strumento che integri la firma nel tuo flusso di lavoro e tenga tutto in un unico posto.

Questa esperienza diventa ancora più fluida quando lo strumento di firma è integrato nel tuo software di proposta. Passerai meno tempo a passare da una piattaforma all'altra e più tempo a concentrarti sul contenuto della tua offerta.

Quando sono necessarie le firme elettroniche nelle proposte?

Le aziende spesso si chiedono: quando è essenziale utilizzare una firma elettronica anziché una semplice e-mail di approvazione?

La risposta breve è quando c'è un interesse legale o finanziario coinvolto. Questo include preventivi di progetto, contratti, accordi di servizio, documentazione di onboarding e approvazioni multi-parte. Utilizzando Firme elettroniche nelle proposte garantisce un processo di accettazione formale con tracciabilità e, in molti settori, è previsto tale livello di formalità.

Se si lavora con fornitori esterni, clienti del settore pubblico o settori regolamentati come sanità o finanza, i flussi di lavoro basati sulla firma digitale riducono i rischi e semplificano la conformità. Forniscono inoltre la prova del consenso, che può essere fondamentale in caso di contestazioni successive su termini o scadenze.

Questo è dove il vantaggi delle firme elettroniche vanno oltre la velocità: supportano la chiarezza e la fiducia aziendale.

Casi d'uso reali in tutti i settori

Sebbene l'uso delle firme elettroniche nelle proposte sia comune in tutti i settori, è importante comprendere la differenza tra tipi di proposta influisce anche sul modo in cui si applicano le firme elettroniche. Alcuni esempi:

• Un'agenzia di marketing invia proposte creative con prezzi e risultati. I clienti firmano direttamente dal loro cellulare.
  
• Un'azienda SaaS condivide i documenti di implementazione tecnica con i responsabili IT e i team legali. La traccia delle firme fa parte della loro conformità interna.
  
• Una società di consulenza lo utilizza per approvare progetti multi-stakeholder con firme provenienti da diversi dipartimenti.
  
• I freelance lo utilizzano per ottenere l'approvazione dei progetti senza dover incontrare nessuno di persona.

Questi non sono esempi di nicchia. Si tratta di flussi di lavoro aziendali quotidiani, resi più efficienti dalle firme elettroniche.

Cosa cercare in un buon strumento di firma elettronica

Esistono innumerevoli strumenti per la creazione di proposte e la redazione di RFP sul mercato, e molti di essi includono la funzionalità di firma elettronica. Tuttavia, il fatto è che non tutti gli strumenti sono progettati allo stesso modo. Se state valutando un software di firma elettronica, ecco alcuni aspetti pratici da considerare:

• Può essere incorporato nella tua proposta o è un passaggio separato?
  
• Tiene traccia del momento in cui il documento viene aperto o firmato?
  
• Supporta flussi di lavoro basati su team?
  
• L'esperienza del cliente è sufficientemente semplice da non richiedere spiegazioni?
  
• Puoi personalizzare il flusso della firma con il tuo logo, i tuoi colori e il tuo dominio?
  

Un buon strumento non sovraccarica il cliente o il tuo team. Si inserisce silenziosamente nel flusso della tua proposta e porta a termine il lavoro.

Perché la tempistica è importante nell'accettazione della proposta

Sappiamo tutti cosa succede quando una proposta rimane troppo a lungo nella posta in arrivo. Lo slancio rallenta, le priorità cambiano e l'opportunità svanisce. Utilizzando le firme elettroniche nelle proposte, è possibile ridurre questo ritardo. I clienti sono molto più propensi ad agire finché la proposta è ancora fresca nella loro mente.

Molte aziende sottovalutano l'importanza di quel momento finale dell'azione. Tutto il resto potrebbe essere andato per il verso giusto: presentazione, demo, definizione del prezzo, ma la fase della firma vera e propria deve essere altrettanto fluida. È qui che le firme elettroniche danno il meglio di sé.

Non stai solo semplificandoti la vita. Stai offrendo ai tuoi clienti un'esperienza migliore, che riflette la reattività e l'attenzione ai dettagli della tua azienda.

Funzionalità da privilegiare se hai bisogno di firme elettroniche nelle proposte commerciali

Se la tua azienda sta valutando degli strumenti, la vera domanda non è solo "Supporta la firma?". È perché utilizzare le firme elettroniche nelle proposte commerciali e quali funzionalità sono effettivamente utili.

Sarà utile tenere d'occhio questi aspetti:

• Firme elettroniche integrate nel tuo generatore di proposte, quindi non c'è bisogno di indirizzare i clienti a un'altra app.
  
• Esperienza di firma intuitiva per il cliente, soprattutto per gli utenti mobili.
  
• Proposte di marca, in modo che il tuo logo e i tuoi colori siano visibili anche durante la fase di firma.
  
• Firma dei registri di stato e attività, così il tuo team potrà effettuare il follow-up con dati reali.
  
• Supporto per la firma multi-parte, se hai spesso a che fare con approvazioni a più livelli.
  

Tutto questo ti aiuta a gestire firme elettroniche nelle proposte in modo efficiente, con meno ritardi e registrazioni più chiare. Non si tratta solo di digitalizzare l'ultimo passaggio, ma di eliminare ogni esitazione dall'intera esperienza di chiusura.

Cosa succede quando si inizia a utilizzare le firme elettroniche nelle proposte

Se stai cercando di velocizzare le risposte, le firme elettroniche sono solo una parte della soluzione. Potresti anche voler leggere la nostra guida su come rispondere più velocemente a una RFP.

Utilizzare la firma elettronica nelle proposte non è una questione di moda. Si tratta di migliorare la comunicazione, accelerare le vendite e dimostrare che la tua azienda comprende come si concludono le trattative moderne. Ogni volta che una proposta viene firmata più velocemente, non solo risparmi tempo, ma aumenti anche le probabilità di successo.

A Proposta.bizStiamo sviluppando uno strumento che riunisce proposte e firme elettroniche in un unico spazio. È ancora in fase di sviluppo, ma il nostro obiettivo è chiaro. Vogliamo che sia intuitivo, flessibile e accessibile ad aziende di ogni dimensione. Che tu stia chiudendo il tuo primo cliente o inviando la tua 500esima proposta, l'esperienza dovrebbe essere fluida e fluida.

Se questo blog ti ha aiutato a chiarire il ruolo delle firme elettroniche nel processo di proposta, resta in contatto. Stiamo lavorando per rendere questo passaggio ancora più semplice.

Restate sintonizzati. La vostra prossima proposta potrebbe essere la migliore finora.