Por qué su proceso de ventas necesita un documento de requisitos comerciales en el desarrollo de software
Una pregunta que no podemos resistirnos a hacerle a cualquiera que se une a nuestro equipo es esta:
“¿Alguna vez has trabajado en un proyecto de software que resultó en un completo desastre?”
Las respuestas son casi siempre las mismas.
- “El cliente seguía cambiando de opinión”.
- “El equipo de desarrollo creó algo totalmente diferente de lo esperado”.
- “Pasamos meses yendo y viniendo sobre cambios de alcance”.
Y esto es lo realmente impactante: la mayoría de la gente ni siquiera se da cuenta de qué causó el caos.
No fue una mala codificación.
No era un cliente difícil.
Ni siquiera fue falta de talento.
Fue un proceso roto desde el principio.
Se firmó una propuesta. Se realizó una llamada de lanzamiento. Y entonces, en medio de la confusión de expectativas, ejecución e interminables hilos de correos electrónicos...Las cosas empezaron a desmoronarse.
¿Por qué? Porque nadie se tomó el tiempo de escribir un Documento de Requisitos Comerciales (BRD) adecuado.
Si esto te suena dolorosamente familiar, no te preocupes, no estás solo. Pero al final de este artículo, lo sabrás exactamente. ¿Por qué un? documento de requisitos comerciales En el desarrollo de software, el eslabón perdido es el que separa las “buenas intenciones” de los “resultados reales”.
El único documento que separa los proyectos exitosos de las costosas pesadillas
Lo entendemos: la documentación puede resultar tediosa. Parece un paso extra, algo que "se resolverá más adelante". Pero en el desarrollo de software, omitir o apresurar un BRD es como lo que los franceses llamarían un paso en falso.
En resumen, un documento de requisitos de negocio en el desarrollo de software no es un paso que se pueda obviar. Es el puente entre lo que el cliente quiere y lo que los desarrolladores construirán. Previene esos escenarios de pesadilla en los que los equipos se dan cuenta, demasiado tarde, de que sus suposiciones eran totalmente erróneas.
Un buen BRD logra el equilibrio adecuado: Claro, estructurado y procesable.
Esto es lo que todo BRD sólido debe incluir:
1. Resumen ejecutivo
Comience con una descripción general sencilla y directa. ¿Por qué es importante este proyecto? ¿Qué problema estamos resolviendo? Esta sección sienta las bases para todo lo que sigue.
2. Alcance del proyecto
Aquí es donde se definen los límites. ¿Qué se espera que haga el software? Y, lo que es igual de importante, ¿qué NO debe hacer? Definir esto claramente ayuda a evitar momentos de "¿Podemos añadir esto también?" que descarrilen los proyectos.
3. Objetivos empresariales
Nadie crea software solo por diversión (bueno, la mayoría no lo hace). Un BRD debe explicar claramente qué quiere lograr la empresa. ¿Estamos mejorando la eficiencia? ¿Reduciendo costes? ¿Mejorando la experiencia del cliente? Si el objetivo no es claro, la solución tampoco lo será.
4. Identificación de las partes interesadas
Un buen BRD reconoce a todos los que participan en el proyecto: desarrolladores, gerentes de producto, equipos de ventas y usuarios finales. Define sus roles para que no haya confusión sobre quién hace qué.
5. Requisitos funcionales
Esta sección enumera las características imprescindibles de forma clara y sencilla. Considérelo una lista de verificación para desarrolladores. Cada característica debe ser lo suficientemente detallada como para guiar la ejecución, pero no tan compleja que parezca un documento legal.
6. Requisitos no funcionales
Rendimiento, seguridad, escalabilidad: estos aspectos no siempre reciben la atención principal, pero son tan importantes como las características principales. Esta sección garantiza que el software no solo funcione, sino que funcione. Bueno en condiciones del mundo real.
7. Supuestos y restricciones
Todo proyecto conlleva suposiciones (p. ej., «El cliente proporcionará los datos en la fecha X») y restricciones (p. ej., «Solo tenemos un plazo de tres meses»). Anotarlas garantiza que nadie las olvide cuando inevitablemente surjan obstáculos.
8. Entregables del proyecto
Los entregables son los resultados tangibles esperados del proyecto: maquetas, prototipos, informes, software completamente funcional. Tenerlos enumerados ayuda a todos a cumplir con las expectativas.
9. Criterios de aceptación
¿Alguna vez un cliente te ha dicho: "Esto no es lo que esperaba"? Los criterios de aceptación lo impiden al definir... exactamente Lo que debe cumplirse para que el proyecto se considere exitoso.
10. Apéndices
Una sección con información complementaria: glosarios, referencias, diagramas y restricciones técnicas. Aquí se incluye cualquier información que aporte claridad.
A Un BRD bien redactado mantiene a los equipos alineados, los proyectos encaminados y los clientes contentos. Si escatimas en ese aspecto, acabarás con retrasos, revisiones interminables y partes interesadas frustradas.
Por qué una propuesta no es un BRD (y por qué eso es un gran problema)
Muchas empresas creen que una propuesta es suficiente para avanzar con el desarrollo. No es así.
| Propuesta | Documento de requisitos comerciales (BRD) |
| Un documento de ventas de alto nivel destinado a ganar el trato | Un plan de ejecución detallado destinado a entregar el producto correcto |
| Incluye precios, alcance y plazos. | Define las necesidades del usuario, los objetivos comerciales y las especificaciones funcionales. |
| A menudo flexible y negociable. | Debe ser preciso para evitar que se desvíe el alcance. |
| Creado antes del cierre del trato | Creado después del cierre del trato, antes de que comience el desarrollo |
¿El problema? Cuando las empresas pasan de la propuesta al desarrollo sin un documento de requisitos empresariales, se topan con obstáculos:
- Los requisitos poco claros dan lugar a revisiones constantes
- Las partes interesadas cambian de opinión a mitad del proyecto
- Los proyectos tardan el doble y cuestan más de lo esperado
Un BRD bien estructurado elimina estos problemas antes de que ocurran.
Cómo escribir un Documento de requisitos comerciales Esto realmente acelera las ventas y el desarrollo
La mayoría de los BRD son demasiado vagos (lo que genera confusión) o demasiado rígidos (lo que impide la iteración). Aquí te explicamos cómo hacerlo bien.
1. Empieza con el “¿Por qué?”
Antes de definir lo que hace el software, explique por qué necesita existir.
- ¿Qué problema estamos resolviendo?
- ¿Cómo encaja esta solución en los objetivos a largo plazo del negocio?
- ¿Qué pasa si no lo construimos?
Esta sección es fundamental para conseguir la aceptación ejecutiva.
2. Defina las funcionalidades principales (y lo que NO está incluido)
Los mejores BRD son muy claros sobre lo que está incluido y lo que no.
- Características imprescindibles:Las funciones principales que no son negociables
- Características agradables de tener:Características que se pueden agregar más adelante
- exclusiones explícitas:Lo que el software no hará (para evitar la ampliación del alcance)
Ejemplo: Si estás creando un chatbot con IA, no digas simplemente "asistente con IA". Define:
- Puede responder preguntas frecuentes y reservar citas.
- No manejará comandos de voz en tiempo real (por ahora)
3. Obtenga aportaciones de las partes interesadas adecuadas
¿Un error común? Los documentos de requisitos empresariales se redactan sin consultar con quienes realmente usarán el software.
Para evitar esto:
- Entrevistar a los usuarios finales (atención al cliente, equipos de ventas, desarrolladores)
- Definir historias de usuario (por ejemplo, "Como agente de soporte, necesito buscar registros de chat anteriores al instante")
- Alinearse con los tomadores de decisiones desde el principio para que no haya sorpresas más adelante
Cuanto menos sorpresas haya, más fluido será el proceso de venta.
4. Definir métricas de éxito mensurables
En lugar de decir: “El software debería mejorar la eficiencia”, defina lo que eso significa:
- Reducir el tiempo de respuesta del cliente de 4 horas a 30 minutos
- Reducir la entrada manual de datos en un 60 por ciento
- Consiga un tiempo de actividad del 99,9 por ciento en los primeros tres meses
Los mejores BRD brindan tanto al equipo comercial como a los desarrolladores una forma clara de medir el éxito.
Reflexiones finales: El BRD es su mejor herramienta de ventas
Si tienes dificultades con:
- Los ciclos de ventas se prolongan demasiado
- Los clientes cambian sus requisitos a mitad del proyecto
- Los equipos de desarrollo de software se sienten constantemente frustrados por tener objetivos poco claros
Entonces el problema podría no ser tu equipo de ventas o desarrollo, lo más probable es que sea tu proceso.
Claro, un BRD sólido ayuda con la ejecución del software, pero más importante aún, hace que todo el proceso de ventas y entrega sea más fluido.
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Leer: Cómo responder a un correo electrónico de rechazo de una propuesta comercial
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El TL;DR (Porque sabemos que estás ocupado)
- Los BRD evitan la ampliación del alcance, los malentendidos y los proyectos fallidos.
- La historia de éxito de Honeywell demuestra que la documentación detallada de los requisitos es crucial.
- Una propuesta no es un BRD. Si omite este paso, puede tener problemas.
- Un BRD fuerte equivale a un proceso de ventas y desarrollo más rápido y fluido.
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