Vorteile eines Proposal Builder-Tools (und wie Sie das richtige auswählen)

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viel Zeit die Erstellung eines einzigen Angebots in Anspruch nimmt? Unternehmen verbringen durchschnittlich 27 bis 38 Stunden damit. Das entspricht fast einer ganzen Arbeitswoche. Und wofür wird diese Zeit eigentlich verwendet? Für das Sammeln von Informationen, die Formatierung, die Einholung von Preisgenehmigungen und – am schlimmsten – für den endlosen E-Mail-Versand. Es ist anstrengend.

Multiplizieren Sie diesen Wert nun mit der Anzahl der Angebote, die Ihr Unternehmen monatlich versendet. Wenn Sie immer noch alles manuell erledigen, gehen Ihnen mehrere Wochen produktiver Zeit verloren. Zeit, die Sie für den Aufbau von Beziehungen, die Optimierung Ihrer Geschäftsstrategie oder den Abschluss von Geschäften nutzen könnten, anstatt Dokumente zu formatieren.

Obwohl Angebote für die Kundengewinnung von entscheidender Bedeutung sind, stoßen Unternehmen immer wieder auf dieselben Hindernisse:

• Stundenlanges Verschwenden der immer wieder gleichen Abschnitte
• Umgang mit Markeninkonsistenzen, veralteten Preisen und Formatierungsproblemen
• In langen Genehmigungsschleifen und endlosen Überarbeitungen stecken bleiben
• Versenden Sie allgemeine Angebote, die nicht auffallen – und verlieren Sie dadurch Aufträge

Ein Business-Angebotsgenerator soll all dies beheben. Er optimiert den Prozess, reduziert Fehler und stellt sicher, dass jedes Angebot, das Sie senden, ausgefeilt, professionell und wirklich ansprechend ist.

Wenn Ihr Team Angebote immer noch auf altmodische Weise bearbeitet, ist es vielleicht Zeit für ein Upgrade. Wir erklären, warum sich ein Tool zur Angebotserstellung lohnt, welche Fehler Unternehmen bei Angeboten am häufigsten machen und wie Sie das richtige Tool auswählen.

Die wichtigsten Vorteile eines Proposal Builder-Tools

1. Spart Ihnen eine Menge Zeit

Wenn Sie schon einmal einen alten Vorschlag suchen, Inhalte kopieren, die Formatierung anpassen und anschließend dreimal überprüfen mussten, ob alles richtig aussieht, wissen Sie, wie zeitaufwendig dieser Prozess sein kann. Ein Tool zur Vorschlagserstellung verkürzt diesen Zeitaufwand erheblich.

So hilft es:

• Vorgefertigte Vorlagen Sie müssen nicht jedes Mal von vorne beginnen.
• Eine Inhaltsbibliothek speichert häufig verwendete Abschnitte – Unternehmensübersichten, Preise, Fallstudien –, sodass Sie nicht lange danach suchen müssen.
• Auto-Fill-Funktionen Personalisieren Sie jeden Vorschlag sofort ohne manuelle Bearbeitung.

Das bedeutet, dass Sie nicht mehr stundenlang Schriftarten optimieren, Ränder korrigieren oder doppelt prüfen müssen, ob das Logo die richtige Größe hat. Stattdessen können Sie sich auf die Inhalte konzentrieren, die tatsächlich zum Geschäftsabschluss führen.

2. Sorgt für konsistentes Branding und reduziert Fehler

Beim manuellen Erstellen von Angeboten können sich schnell Inkonsistenzen einschleichen. Vielleicht hat ein Angebot ein veraltetes Logo, ein anderes verwendet die Preise vom letzten Jahr und irgendwie sind alle Angebote in unterschiedlichen Schriftarten gestaltet. Das sieht nicht besonders gut aus.

Ein Tool zum Erstellen von Angeboten stellt sicher, dass dies nicht passiert, indem es:

• Standardisierung des Brandings damit Ihre Logos, Schriftarten und Farben immer korrekt sind
• Halten Sie die Preise und Servicedetails auf dem neuesten Stand in zentraler Lage
• Dynamische Felder verwenden die Kundennamen und Projektdetails automatisch aktualisieren

Keine peinlichen Fehler mehr. Nur noch saubere, konsistente und professionell aussehende Vorschläge – jedes Mal.

3. Beschleunigt Genehmigungen und versendet Angebote schneller

Einer der größten Engpässe bei der Angebotserstellung ist der Genehmigungsprozess. Der Austausch zwischen den Teams, das Warten auf die Überprüfung durch die Manager und das anschließende Senden von Überarbeitungen können die Fertigstellung eines Angebots um Tage oder sogar Wochen verzögern.

Ein Tool zum Erstellen von Angeboten behebt dieses Problem durch:

• Ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit, sodass mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten können
• Automatisierung von Genehmigungsworkflows, sodass Entscheidungsträger benachrichtigt werden, wenn ihr Input benötigt wird
• Integration elektronischer Signaturen, sodass Kunden Angebote sofort genehmigen können, ohne etwas auszudrucken, zu scannen oder per E-Mail zurückzuschicken

Schnellere Genehmigungen bedeuten, dass Geschäfte schneller vorankommen. Das lästige Warten entfällt.

4. Macht Angebote ansprechender (damit Sie mehr Aufträge gewinnen)

Wir sind uns einig, dass die meisten Angebote langweilig sind. Sie sind dicht gedrängt, voller langer Absätze und nicht gerade unterhaltsam zu lesen. Die darin enthaltenen Informationen bestehen jedoch nicht nur aus Worten auf einer Seite. Es handelt sich um einen Pitch, und daher gibt es keine Abkürzungen. Das heißt aber nicht, dass man den Pitch für den Kunden nicht ansprechender gestalten kann.

Ein Tool zum Erstellen von Angeboten hilft Ihnen dabei, Angebote zu erstellen, die tatsächlich Aufmerksamkeit erregen, indem es:

• Ermöglicht das Einbetten von Bildern, Videos und Infografiken um Text aufzulockern und optisch ansprechend zu gestalten
• Angebot interaktiver Preistabellen, wo Kunden Dienste anpassen und Preisaktualisierungen in Echtzeit sehen können
• Vereinfachte Personalisierung, sodass jeder Vorschlag maßgeschneidert wirkt und nicht wie eine generische Vorlage

Einfach ausgedrückt: Ein ansprechender Vorschlag macht es einem Kunden leichter, „Ja“ zu sagen.

5. Gibt Ihnen Einblicke in die Angebotsleistung

Die meisten Unternehmen verschicken Angebote und warten dann einfach. Keine Ahnung, ob der Kunde es überhaupt geöffnet hat, geschweige denn, auf welche Teile er sich konzentriert hat.

Ein Tool zur Angebotserstellung ändert dies, indem es Echtzeit-Tracking und -Analyse, sodass Sie Folgendes können:

• Sehen Sie, wann ein Kunde ein Angebot öffnet, liest oder damit interagiert
• Finden Sie heraus, mit welchen Abschnitten sie die meiste Zeit verbringen, damit Sie wissen, was sie interessiert
• Planen Sie Ihre Follow-ups perfekt, basierend auf tatsächlichem Engagement statt auf Vermutungen

Anstatt eine zufällige Folge-E-Mail mit der Frage „Hey, hatten Sie Gelegenheit, sich unser Angebot anzusehen?“ zu senden, können Sie mit etwas Konkretem nachhaken: „Ich habe gesehen, dass Sie sich die Preisübersicht angesehen haben. Haben Sie Fragen zu den Paketoptionen?“

Häufige Fehler bei der Angebotserstellung (und wie man sie behebt)

Selbst mit dem besten Tool machen Unternehmen immer noch Fehler, die ihre Angebote schwächen. Folgendes sollten Sie vermeiden:

• Wiederverwendung desselben Vorschlags ohne Anpassung Kunden merken sofort, wenn sie ein Copy-Paste-Angebot erhalten. Die Lösung? Verwenden Sie dynamische Inhalte und modulare Abschnitte, damit jedes Angebot personalisiert wirkt.
  
• Vorschläge mit zu vielen Informationen überladen Ein Vorschlag sollte leicht lesbar und nicht überwältigend sein. Lösung? Beschränken Sie sich auf kurze Absätze, Aufzählungspunkte und Bilder, um ihn leichter verständlich zu machen.
  
• Unklare Preisgestaltung und Umfang Wenn Kunden nicht genau wissen, was sie bekommen, zögern sie. Die Lösung? Verwenden Sie interaktive Preistabellen, die alles klar darstellen.
  

So wählen Sie das richtige Tool zur Angebotserstellung

Es gibt viele Tools für Angebotserstellung, aber nicht alle sind gleich. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten:

• Benutzerfreundlichkeit – Wenn das Tool zu kompliziert ist, wird Ihr Team es nicht verwenden.
• Anpassungsoptionen – Ihre Vorschläge sollten sich wie Ihre eigenen anfühlen und nicht wie eine 08/15-Vorlage.
• Funktionen für die Zusammenarbeit – Wenn mehrere Personen an Vorschlägen arbeiten, sind Bearbeitungs- und Genehmigungsworkflows in Echtzeit ein Muss.
• Integrationen – Stellen Sie sicher, dass es mit Ihrem verbunden ist CRM, Rechnungsstellung und E-Signatur-Tools.
• Tracking und Analyse – Wenn Sie wissen, wann ein Kunde mit einem Angebot interagiert, können Sie effektiv nachfassen.

Warum wir bauen Vorschlag.biz

Die meisten Angebotstools lösen nur einen Teil des Problems. Einige konzentrieren sich auf die Dokumenterstellung, andere auf die Nachverfolgung, aber nur sehr wenige decken den gesamten Lebenszyklus ab – von der Erstellung über die Genehmigung bis hin zur Nachverfolgung des Engagements.

Bei Proposal.biz entwickeln wir ein Tool, das:

• Automatisiert wiederkehrende Aufgaben, um Zeit zu sparen
• Gewährleistet Konsistenz und Genauigkeit in jedem Vorschlag
• Beschleunigt Genehmigungen durch Zusammenarbeit und elektronische Signaturen
• Bietet detaillierte Einblicke, damit Sie wissen, was funktioniert

Und das Wichtigste: Wir bauen es mit Ihr Feedback Denken Sie daran. Wenn Sie jemals Probleme mit Angeboten hatten, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören. Was frustriert Sie? Welche Funktionen wünschen Sie sich?

Lassen Sie uns gemeinsam ein besseres Angebotstool entwickeln. Schreiben Sie uns – wir freuen uns auf Ihre Meinung.