Tipps zum Verfassen eines überzeugenden Anschreibens für Ihre RFP-Antwort (mit Beispielen und Hinweisen)

Es gibt einen Moment. Kurz bevor Sie auf „Vorschlag einreichen“ klicken. Diese seltsame, leicht panische Erkenntnis: „Haben wir gerade wirklich mit Das Motivationsschreiben?"

Sie sagen sich, es sei nur eine Formalität. Jeder schreibt doch sowieso das Gleiche. „Vielen Dank für die Gelegenheit … bla bla bla.“ Aber das ist der Punkt: Wenn es wirklich einfach wäre, würden Sie wahrscheinlich mehr Geschäfte abschließen.

Die Realität? Bewerbungsschreiben für Ausschreibungen sind oft das Erste, was gelesen wird, und das Letzte, was im Gedächtnis bleibt. Nicht, weil sie brillant sind. Die meisten klingen, als wären sie von einem höflichen Roboter im engen Blazer geschrieben worden.

Diese Seite? Sie gibt den Ton an. Und in einem Posteingang voller vorgefertigter Einleitungen und erzwungener „Synergien“ kann Ihr Anschreiben entweder ein leises Gähnen sein … oder das, was jemanden dazu bringt zu sagen: „Okay, lesen wir den Rest.“

Schreiben wir also einen, der seinen Zweck erfüllt, ohne sich zu sehr anzustrengen. Etwas, das sagt: „Wir haben gesehen, was Sie brauchen. So können wir Ihnen helfen. Und außerdem: Wir sind echte Menschen.“

Wir gehen durch, wie man ein Anschreiben für eine RFP-Antwort verfasst, den Unterschied zwischen einem Anschreiben und einer Zusammenfassung, was man vermeiden und was man behalten sollte und wie man einen anständigen Entwurf aus ChatGPT herausholt (ohne dass es so klingt, als hätte ChatGPT ihn geschrieben).

Anschreiben vs. Executive Summary: Kennen Sie den Unterschied

Das bringt viele Leute zum Stolpern. Das ist okay. Selbst erfahrene Vertriebsteams verwechseln diese Dinge, während sie um 23:59 Uhr hektisch PDFs exportieren.

So können Sie darüber nachdenken:

Ihr Anschreiben ist, als würde man bei jemandem vor der Tür stehen und sagen: „Hey, ich habe gehört, du brauchst vielleicht Hilfe. Wir haben das schon mal gemacht. Deshalb ist es uns wichtig, es für dich richtig zu machen.“ Kurz gesagt. Persönlich. So bekommst du den Fuß in die Tür.

Ihre Zusammenfassung Sobald Sie drinnen sind, haben Sie einen Kaffee angeboten und erklären nun, wie Sie das Problem lösen wollen, ohne das Haus niederzubrennen. Es ist präziser, detaillierter und konzentriert sich auf das Was und Wie. Weniger auf den Händedruck.

Das Problem? Die meisten Menschen:

• Kombinieren Sie beides zu einem langen Spaziergang
  
• Nutzen Sie das Anschreiben als Informationsquelle
  
• Schreiben Sie die Zusammenfassung wie ein vages Leitbild
  

Und dann wundern sie sich, warum ihr Vorschlag ignoriert wird.

Betrachten Sie das Anschreiben als einen einseitigen Stimmungscheck. Es signalisiert: „Ja, wir haben das Briefing gelesen. Ja, wir wissen, worum es geht. Und nein, wir sind nicht hier, um Ihre Zeit zu verschwenden.“

Die Zusammenfassung übernimmt die Hauptarbeit, aber nur, wenn das Anschreiben des Angebots überhaupt erst die Tür öffnet.

Warum Ihr Anschreiben mehr Mühe verdient

Die meisten Anschreiben für Angebote lauten in etwa wie folgt: „Vielen Dank für die Möglichkeit, unser Angebot einzureichen. Wir freuen uns sehr. Im Anhang finden Sie es.“

Übersetzung: Wir haben es nicht wirklich versucht.

Es ist nicht falsch. Aber es ist langweilig … und wird leicht ignoriert. Um dies zu vermeiden, sehen Sie sich ein Beispiel für ein Bewerbungsanschreiben an, das zeigt, wie Sie einen bleibenden ersten Eindruck hinterlassen.

Versuchen Sie stattdessen Folgendes:

• Beginnen Sie mit einer Zeile, die das Ziel oder den Schmerzpunkt des Kunden widerspiegelt
• Erwähnen Sie etwas Bestimmtes aus der RFP
• Zeigen Sie Begeisterung, die echt wirkt, nicht vorgefertigt
• Zeigen Sie, wie Sie helfen, nicht wer Sie sind

Weitere Tipps zum Bewerbungsschreiben, die wirklich helfen:

• Beschränken Sie sich auf maximal 150–250 Wörter. Mehr davon wird übersprungen.
• Verwenden Sie eine natürliche, klare Sprache. Vermeiden Sie Füllwörter.
• Heben Sie einen einzigartigen Wert oder eine Erkenntnis hervor, die Sie einbringen.
• Wiederholen Sie nicht Ihre Zusammenfassung oder den Abschnitt „Über uns“.
• Adressieren Sie es an das in der RFP aufgeführte Team (oder die Person), sofern verfügbar.
• Zeigen Sie je nach Projekt einen kooperativen, zuverlässigen oder kreativen Ton.

Häufige Fehler, die Sie in einem Anschreiben vermeiden sollten

• Verfassen einer allgemeinen Notiz, die an jeden Kunden gesendet werden kann
• Übermäßige Erklärung Ihrer Unternehmensgeschichte
• Verwendung von Fachjargon oder übermäßig formeller Sprache
• Sie können nicht nachweisen, dass Sie die RFP tatsächlich gelesen haben.
• Es geht um Sie statt um sie

Ein guter Test? Wenn sich Ihr Anschreiben von Kunde zu Kunde kaum ändert, ist es nicht spezifisch genug.

Wann und wo Sie ein Anschreiben für ein Angebot verwenden sollten

Anschreiben für Angebote sind nicht immer obligatorisch, können aber wirkungsvoll sein, wenn sie gut eingesetzt werden. Sie sind besonders nützlich für:

• Staatliche Ausschreibungen, bei denen Ton und Positionierung wichtig sind
• Wettbewerbsfähige Angebote, bei denen mehrere Anbieter beteiligt sind
• Jede formelle Projekteinreichung, bei der Sie einen starken ersten Eindruck hinterlassen möchten

Wenn eine RFP detaillierte Anforderungen enthält, zeigt ein durchdachtes Anschreiben Respekt für den Prozess und hebt Ihren Vorschlag hervor.

So verfassen Sie ein Anschreiben für eine RFP-Antwort

Hier bringen Sie all das in eine Struktur. Sie müssen nicht zu viel darüber nachdenken – bleiben Sie einfach fokussiert und zielgerichtet.

1. Offen mit ihren Prioritäten

Geben Sie an, was der Kunde erreichen möchte. Nicht nur der Projekttitel, sondern auch die Warum dahinter.

Beispiel:

Wir wissen, dass die Stadt Brookdale ein digitales Erlebnis schaffen möchte, das den Zugang der Bevölkerung verbessert und interne Prozesse rationalisiert. An dieser Vision haben wir bereits mit ähnlichen Städten gearbeitet, und wir freuen uns, die gewonnenen Erkenntnisse hier einzubringen.

2. Brücke zu Ihrer Glaubwürdigkeit

Sie bewerben sich nicht nur, sondern zeigen, warum es sinnvoll ist.

Beispiel:

„Unser Team hat über 20 Kunden aus dem öffentlichen Sektor bei der Einführung ADA-konformer Plattformen mit skalierbaren Back-End-Tools unterstützt. Das Ergebnis? Zufriedenere Benutzer, einfacheres Content-Management und eine stärkere interne Akzeptanz.“

3. Zeigen Sie, wer Sie sind – ohne zu prahlen

Niemand möchte hier einen Lebenslauf lesen. Erwähnen Sie Ihren Stil, Ihre Vorgehensweise oder Ihre Werte.

Beispiel:

„Wir sind ein kooperatives Team, das dafür bekannt ist, technische Dinge zu vereinfachen und zielstrebig und schnell zu handeln. Wir konzentrieren uns auf Partnerschaften, nicht auf reine Übergaben.“

4. Laden Sie zum nächsten Schritt ein

Machen Sie es ihnen leicht, sich zu engagieren. Bleiben Sie freundlich und vermeiden Sie Druck.

Beispiel:

„Wir treffen uns gerne, um den Vorschlag durchzugehen, relevante Fallstudien zu teilen oder alle Ihre Fragen zu beantworten.“

So verfassen Sie ein Anschreiben für eine RFP-Antwort als Beispiel für ein Angebot

Angenommen, die Ausschreibung betrifft die Neugestaltung der Website der Stadtverwaltung. Folgendes sollten Sie beachten:

• Der Ton sollte respektvoll und nicht nur formell sein.
  
• Zeigen Sie, dass Sie die Benutzerbedürfnisse und den bürokratischen Prozess verstehen
  
• Zeigen Sie, dass Sie bereits in regulierten Umgebungen gearbeitet haben
  

Um Ihnen ein Beispiel zu geben:

Thema: Vorschlag zur Neugestaltung der Website der Stadt Brookdale – [Name Ihres Unternehmens]

Sehr geehrtes Evaluierungskomitee,

Vielen Dank für die Möglichkeit, auf Ihre Ausschreibung zu antworten. Wir wissen, dass die Stadt Brookdale eine digitale Plattform sucht, die den Barrierefreiheitsstandards entspricht und die Werte von Offenheit und öffentlichem Dienst widerspiegelt.

Wir haben mit kommunalen Kunden wie Rivertown und Maple Grove zusammengearbeitet und Websites neu gestaltet, die die Benutzerzufriedenheit verbesserten, Verwaltungsabläufe vereinfachten und die Anzahl der Support-Tickets um 40 Prozent reduzierten. Diese Projekte haben uns gezeigt, wie wichtig es ist, Tools zu entwickeln, die nicht nur funktionieren, sondern auch genutzt werden.

Wir würden diese Erfahrung gerne zu Brookdale bringen. Unser Team steht Ihnen jederzeit für Fallstudien und Fragen zur Verfügung.

Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
[Ihr Titel]
[Ihr Firmenname]
[Kontaktdaten]

Basierend auf dem, was wir gerade behandelt haben: Eine ChatGPT-Eingabeaufforderung, die funktioniert

Hier ist eine kurze Anleitung, mit der Sie einen soliden ersten Entwurf für ein überzeugendes Anschreiben erstellen können:

Prompt: Verfassen Sie ein 200 Wörter umfassendes Anschreiben für eine RFP-Antwort für einen [Projekttyp] für einen [Kundentyp]. Die Ziele des Kunden umfassen [Ziele einfügen]. Wir sind [Kurzbeschreibung einfügen von Unternehmen]. Ton: warm, klar und professionell. Gestalten Sie es persönlich und auf das Briefing abgestimmt. Vermeiden Sie Füllwörter oder allgemeine Phrasen.

Warum das funktioniert:

• Es zwingt Sie, frühzeitig Ziele zu benennen
  
• Hält es kurz und menschlich
  
• Gibt Ihnen einen Ausgangspunkt statt einer leeren Seite
  

Profi-Tipp: Führen Sie die Eingabeaufforderung zweimal aus. Verwenden Sie die erste Version als Struktur und die zweite als Backup für Zeilen, die aktueller wirken.

Anschreiben: Diese eine Seite kann Sie wirklich von der Masse abheben

Das Anschreiben ist oft der am häufigsten übersehene Teil eines Angebots. Dabei ist es auch Ihre beste Chance zu sagen: „Wir verstehen es. Wir sind die Richtigen dafür.“

Es geht nicht darum, klug zu klingen. Es geht darum, klar zu sein, die Zeit des Bewerbers zu respektieren und nicht ignoriert zu werden. Ein Anschreiben ist entscheidend für den ersten Eindruck.

Und wenn Sie daran interessiert sind, bessere Vorschläge zu schreiben, bauen wir etwas auf Vorschlag.biz Sie sollten ein Auge darauf haben. Wir arbeiten eng mit Angebotsexperten, Teams wie Ihrem und echten Entscheidungsträgern zusammen, um Tools zum Verfassen von Angeboten zu entwickeln, die die schwierigen Teile einfacher und das Endprodukt deutlich effektiver machen.

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