Der RFP-Prozess: Leitfaden für Antwortende, um mehr RFPs zu gewinnen

Wenn Sie schon einmal eine komplexe RFP angestarrt und sich gefragt haben: „Warum wollen die das? Wer hat das überhaupt geschrieben?“, dann sind Sie nicht allein. 

Bei der Beantwortung einer RFP geht es nicht nur darum, Kästchen anzukreuzen oder ausgefeilte Absätze zu schreiben – es geht darum zu verstehen, was der Aussteller hinter den Formalitäten wirklich sucht.

Die Wahrheit? 

RFPs werden von Menschen erstellt. Vielbeschäftigten Menschen. Menschen, die mit internen Politiken, Fristen und begrenzten Informationen jonglieren. Wenn Sie gewinnen wollen, müssen Sie den Prozess aus ihrer Perspektive betrachten – und nicht nur den Anweisungen folgen.

Lassen Sie uns Schritt für Schritt aufschlüsseln, wie RFPs erstellt werden und was Sie in jeder Phase beachten sollten. 

Dies ist nicht nur ein Prozessleitfaden, sondern ein Blick hinter die Kulissen. Wir zeigen Ihnen, was passiert, von der Entscheidung, externe Hilfe zu benötigen, bis hin zur endgültigen Auswahl eines Anbieters. 

Dabei schauen wir uns an, wie Sie zwischen den Zeilen lesen, die richtigen Prioritäten setzen und Vorschläge einreichen, die tatsächlich Anklang finden.

Wie werden die RFPs erstellt? Der komplette RFP-Prozess

1. Den Bedarf ermitteln

Der Prozess der RFP-Erstellung beginnt, wenn ein Unternehmen einen Bedarf erkennt, den es intern nicht decken kann. Dies kann eine Dienstleistung, ein Produkt oder spezielles Fachwissen betreffen. Das Unternehmen erkennt, dass es externe Hilfe oder eine Lösung benötigt und entscheidet, dass eine RFP der beste Weg ist, einen Lieferanten oder Dienstleister zu finden.

Dieser Schritt umfasst:

• Problemidentifizierung: Verstehen, was die Bedürfnisse der Organisation sind und warum externe Hilfe notwendig ist.
  
• Budgetierung: Festlegen eines Budgets für das Projekt oder die Dienstleistung.
  
• Zielsetzung: Definieren, wie Erfolg für das Projekt oder die Dienstleistung aussieht.
  

2. Umfang und Ziele definieren

Sobald der Bedarf ermittelt ist, besteht der nächste Schritt darin, den Arbeitsumfang und die Projektziele klar zu definieren. Der Emittent legt dar, was er von potenziellen Lieferanten erwartet, einschließlich der spezifischen Ergebnisse, die er anstrebt.

Wichtige Details können sein:

• Projektziele: Was die Organisation erreichen möchte (z. B. Effizienz verbessern, Kosten senken, Kundenzufriedenheit erhöhen).
  
• Arbeitsumfang: Die spezifischen Aufgaben, Ergebnisse und Zeitpläne für das Projekt.
  
• Schlüsselanforderungen: Alle wesentlichen Qualifikationen, Technologien oder Dienste, die der Herausgeber von den Antwortenden verlangt.
  

In dieser Phase wird die Grundlage für die Bewertung der Vorschläge gelegt.

3. Entwicklung des RFP-Dokuments

Nachdem Umfang und Ziele des Projekts definiert wurden, beginnt die Organisation mit der Entwicklung des eigentlichen RFP-Dokuments. Das Dokument enthält alle notwendigen Informationen, die Lieferanten oder Dienstleister für die Erstellung ihrer Angebote benötigen.

Das RFP-Dokument enthält normalerweise Folgendes:

• Einführung: Ein Überblick über die Organisation und das Projekt.
  
• Arbeitsumfang: Detaillierte Erklärung der Anforderungen der Organisation.
  
• Zeitleiste: Wann das Projekt voraussichtlich beginnen wird, die wichtigsten Meilensteine und der endgültige Liefertermin.
  
• Bewertungskriterien: Wie die Antworten bewertet werden, einschließlich der Bedeutung bestimmter Faktoren wie Erfahrung, Kosten und vorgeschlagene Lösungen.
  
• Anweisungen zur Einreichung: Eine Anleitung dazu, wie die Antwortenden ihre Vorschläge einreichen sollten, welches Format zu verwenden ist und wann die Einreichungsfrist ist.
  
• Geschäftsbedingungen: Alle rechtlichen, vertraglichen oder Compliance-Anforderungen, die den Antwortenden bekannt sein müssen.
  

Das Ziel dieser Phase besteht darin, Klarheit und Transparenz zu gewährleisten, damit potenzielle Helfer genau verstehen, was von ihnen erwartet wird.

4. Genehmigung und Finalisierung

Sobald das RFP-Dokument erstellt ist, durchläuft es in der Regel einen internen Genehmigungsprozess. Dabei wird das Dokument auf Klarheit, Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den Anforderungen des Unternehmens geprüft. Möglicherweise müssen mehrere Abteilungen (z. B. Rechtsabteilung, Finanzabteilung, Beschaffungsabteilung) das Dokument abzeichnen.

Nachdem alle erforderlichen Genehmigungen eingeholt wurden, kann die endgültige Version der RFP herausgegeben werden.

5. Ausschreibung

Nach der Fertigstellung wird die RFP an potenzielle Anbieter verschickt. Dies kann durch direkte Einladungen an bekannte Lieferanten, über eine offene Beschaffungsplattform oder durch Veröffentlichung der RFP auf der Website des Unternehmens erfolgen.

Die Emittenten räumen den Antwortenden in der Regel eine festgelegte Frist (oft mehrere Wochen) ein, um Fragen zu stellen und ihre Vorschläge einzureichen. Dadurch wird sichergestellt, dass potenzielle Lieferanten genügend Zeit haben, das Dokument gründlich zu prüfen und alle notwendigen Klarstellungen einzuholen.

6. Überwachung und Beantwortung von Anfragen

Sobald die RFP veröffentlicht wurde, können sich die Antwortenden mit Fragen oder Klärungswünschen an uns wenden. Es ist üblich, dass der Herausgeber ein bestimmtes Zeitfenster für diese Fragen einrichtet und Antworten bereitstellt, die allen potenziellen Antwortenden zur Verfügung gestellt werden.

Der Emittent kann Nachträge oder Aktualisierungen der RFP, um diese Fragen zu beantworten oder kleinere Änderungen am Dokument vorzunehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle potenziellen Lieferanten mit denselben Informationen arbeiten.

Der RFP-Prozess: Leitfaden für Antwortende, um mehr RFPs zu gewinnen

1. Es beginnt mit einem Problem

Hinter jeder Ausschreibung steht jemand, der ein Problem lösen möchte. Vielleicht ist etwas kaputt. Vielleicht wächst das System schneller als erwartet. Vielleicht fordert die Geschäftsleitung schnell Ergebnisse. Die Ausschreibung ist die formelle Antwort auf einen sehr menschlichen Moment: „Wir brauchen Hilfe.“

Und meistens schwelt dieser Bedarf schon eine Weile, bevor daraus ein offizielles Dokument wird. Innerhalb der Organisation wird darüber diskutiert, gerungen, vielleicht sogar gestritten.

Wenn Ihr Angebot diese anfängliche Frustration oder Ambition anspricht und zeigt, dass Sie verstehen, worum es wirklich geht, heben Sie sich sofort von der Masse ab. Anbieter, die sich nur auf die technischen Anforderungen konzentrieren, übersehen das große Ganze. Die besten Antworten lauten: „Wir verstehen, warum Sie das tun, und so helfen wir Ihnen, erfolgreich zu sein.“

2. Anforderungen sind oft ein Gruppenprojekt

Der Arbeitsumfang, den Sie in der Ausschreibung sehen? Dieser ist in der Regel das Ergebnis der Zusammenarbeit mehrerer Teams. Die IT-Abteilung möchte das eine, die Rechtsabteilung etwas anderes. Die Beschaffung fügt ihre eigenen Filter hinzu. Das Ergebnis kann sich überkompliziert oder sogar etwas inkonsistent anfühlen.

Dies bedeutet nicht, dass der Emittent verwirrt ist – es bedeutet nur, dass Sie sich eine KonsensdokumentDas bedeutet auch, dass Ihr Vorschlag von verschiedenen Personen mit unterschiedlichen Anliegen gelesen wird.

Sie schreiben nicht für eine einzelne Person, sondern für ein Komitee. Sprechen Sie daher verschiedene Perspektiven an. Zeigen Sie, dass Sie nicht nur technisch versiert, sondern auch konform, effizient und risikoarm sind. Wenn Sie antizipieren, was für die einzelnen Stakeholder wichtig ist, erleichtern Sie der Gruppe die Einigung auf Sie.

3. Die RFP könnte übereilt sein

Fristen sind real. Und oft schreibt derjenige, der mit der Erstellung der Ausschreibung beauftragt ist, diese neben seiner eigentlichen Arbeit. Er steht unter Druck, die Ausschreibung fertigzustellen. Daher ist es wahr, dass manche Ausschreibungen schnell zusammengeschustert werden, unter Verwendung alter Vorlagen oder wiederverwendeter Formulierungen.

Aus diesem Grund stoßen Sie manchmal auf Widersprüche, fehlenden Kontext oder unklare Anforderungen. Gehen Sie nicht davon aus, dass es sich um einen Trick handelt oder dass Sie die fehlenden Details auf magische Weise kennen.

Betrachten Sie dies stattdessen als Chance zur Führung. Stellen Sie in der Klärungsphase durchdachte Fragen. Bieten Sie, wenn sinnvoll, alternative Lösungsansätze an. Indem Sie dem Problemsteller helfen, seine eigenen Überlegungen zu verfeinern – ohne aufdringlich zu sein – positionieren Sie sich nicht nur als Antwortender, sondern als Partner.

4. Nicht jede RFP ist ein unbeschriebenes Blatt

Manchmal handelt es sich bei einer RFP um einen offenen Aufruf zur Einreichung neuer Ideen. In anderen Fällen handelt es sich eher um eine Formalität – möglicherweise haben Sie bereits einen bevorzugten Anbieter im Auge oder sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen verpflichtet, wettbewerbsfähige Angebote einzuholen.

Das bedeutet nicht, dass Sie Ihre Zeit verschwenden. Es bedeutet, dass Sie den Ton und die Positionierung erkennen müssen. Als Außenseiter liegt Ihr Vorteil in Klarheit. Einfachheit. Relevanz. Sie haben vielleicht keine gemeinsame Vergangenheit, aber Sie können mit frischen Ideen und einem reibungsloseren Weg zu Ergebnissen aufwarten.

Und denken Sie daran: Auch wenn Sie diesmal nicht den Zuschlag bekommen, können Sie mit einem überzeugenden Angebot beim nächsten Mal auf den Radar des Anbieters rücken – insbesondere, wenn der „bevorzugte“ Anbieter nicht die versprochenen Leistungen erbringt.

5. Die Klärungsphase ist mehr als nur Logistik

Dies ist oft einer der am wenigsten genutzten Teile des Prozesses. Die Frage-und-Antwort-Runde dient nicht nur dazu, Fristen zu überprüfen oder zu fragen, ob Anhänge im PDF-Format vorliegen sollen. Sie ist eine Chance, sich von der Masse abzuheben.

Emittenten bemerken, welche Anbieter kluge, strategische Fragen stellen. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Anfragen formulieren, kann ihre Meinung zum Projekt beeinflussen. Es zeigt auch, dass Sie aufmerksam sind, was eine subtile Möglichkeit ist, Zuverlässigkeit zu demonstrieren.

Auch wenn die Antworten anonym weitergegeben werden, bleibt Ihr Name in Erinnerung.

6. Das Einreichen ist ein Test für sich

Während Sie Ihrer Antwort den letzten Schliff geben, bereitet sich der Kunde bereits auf die Überprüfung vor. Das bedeutet, er hat bereits Besprechungsräume gebucht, Bewertungsgespräche angesetzt und Fristen für die interne Bewertung festgelegt.

Wenn Ihre Einreichung zu spät oder fehlerhaft erfolgt, ist das mehr als nur ärgerlich. Es signalisiert, dass die Zusammenarbeit mit Ihnen schwierig sein könnte. Ein fehlendes Dokument, ein falsches Dateiformat und Sie könnten rausfliegen, bevor überhaupt jemand gelesen hat, was Sie geschrieben haben.

Reichen Sie Ihre Unterlagen frühzeitig ein. Überprüfen Sie die Anforderungen dreifach. Beschriften Sie die Dateien genau wie gewünscht. Es ist sehr hilfreich, sich über die kleinen Dinge im Klaren zu sein.

7. Bei der Bewertung geht es nicht nur um Sie

Man könnte meinen, Ihr Vorschlag werde isoliert beurteilt. Doch in Wirklichkeit wird er direkt mit anderen verglichen. Und jeder Gutachter bringt seine eigene Sichtweise ein: kostenbewusst, innovationsorientiert, risikoscheu und detailorientiert.

Manche suchen nach Preisen. Andere lesen nach Strategien. Wieder andere prüfen nur, ob Sie die Anweisungen befolgt haben.

Gestalten Sie Ihr Angebot übersichtlich. Verwenden Sie klare Überschriften, wenn möglich visuelle Elemente und eine Zusammenfassung, die Ihr Angebot mit den übergeordneten Zielen verknüpft. Je übersichtlicher, desto besser sind Ihre Chancen.

8. Bei der Vorauswahl geht es auch um Chemie

Wenn Sie es in die engere Auswahl schaffen – herzlichen Glückwunsch! Das bedeutet, dass Ihr Vorschlag den Papiertest bestanden hat. Jetzt geht es um echte menschliche Interaktion. Live-Präsentationen, Interviews, Demos – hier werden die Leute bewertet, mit denen sie tatsächlich zusammenarbeiten werden.

Jetzt ist nicht der richtige Zeitpunkt, Ihren Vorschlag wiederzukäuen. Zeigen Sie sich voller Energie. Passen Sie sich an, basierend auf dem, was Sie gelernt haben. Sprechen Sie ihre Anliegen direkt an und beziehen Sie Ihr Team in das Gespräch ein. Kunden malen sich jede Woche aus, wie es wäre, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Machen Sie es ihnen leicht vorstellbar – und ansprechend.

9. Verhandeln ist nicht nur Preisfeilschen

Die Auswahl bedeutet nicht, dass Sie fertig sind. Bei den meisten Projekten werden noch Verhandlungen geführt – über Preis, Umfang, Leistungen oder rechtliche Bedingungen.

Hier müssen Sie selbstbewusst und kooperativ auftreten. Wissen Sie, wo Sie flexibel sind und wo Sie Grenzen ziehen. Aber hören Sie auch zu. Ihr Umgang mit dieser Phase kann die Entscheidung des Gegenübers entweder bestätigen oder Zweifel wecken.

Seien Sie transparent. Seien Sie fair. Und konzentrieren Sie sich auf den Wert – nicht nur auf die Kosten.

10. Gewinnen ist nur der Anfang

Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, möchte der Kunde schnell Ergebnisse sehen. Er hat bereits viel Zeit in den Prozess investiert und muss nun Fortschritte vorweisen.

Alles, was Sie in Ihrem Angebot versprochen haben? Zeit, es umzusetzen. Die Onboarding-Phase ist Ihre Chance, echte Dynamik aufzubauen. Klare Kommunikation, schnelle Erfolge und ein reibungsloser Start können aus einem einmaligen Projekt eine langfristige Beziehung machen.

Das ist der wahre Gewinn.

Abschließende Gedanken

Im Kern ist eine RFP die Geschichte von Menschen, die versuchen, ein Problem zu lösen. Je besser Sie das verstehen, desto besser werden Ihre Antworten sein.

Es geht nicht darum, den Prozess auszutricksen oder das System auszutricksen. Es geht darum, zu zeigen, dass Sie es verstanden haben – dass Sie die Herausforderung verstehen, den Prozess respektieren und dass man sich auf Ihre Leistung verlassen kann.

Wenn Sie es schaffen, dass Ihre Antwort weniger wie ein Verkaufsgespräch, sondern eher wie ein Gespräch wirkt, sind Sie nicht nur ein weiterer Anbieter. Sie sind der Partner, den sie zu finden hofften.