Entsprechend Loopios Bericht „RFP-Antworttrends 2025“701.500 Unternehmen geben an, dass die Beantwortung von RFPs ihnen hilft, mehr Aufträge zu gewinnen. Mehr als die Hälfte räumt jedoch auch ein, dass der Prozess chaotisch und repetitiv ist und oft die Verkaufsdynamik bremst.
Das mag unangenehm sein, ist aber Realität. Ausschreibungen sind notwendig, um erfolgreich zu sein, aber ihre Durchführung ist anstrengend. Für Vertriebsteams, die bereits mit Pipeline-Meetings, Kundengesprächen und Leistungsdruck zu kämpfen haben, fühlt sich eine Ausschreibung wie eine komplette Unterbrechung an. Man lässt alles stehen und liegen, sammelt hastig Input, formatiert Antworten und versucht, eine Deadline einzuhalten, bei der es keine Rolle spielt, wie viele Deals man gerade jongliert.
Hier kommt KI ins Spiel – nicht als neuer Trend, dem alle hinterherjagen, sondern als echte, wertvolle Lösung für die tägliche Mühe der Angebotserstellung.
Bei Vorschlag.bizuntersuchen wir, wie KI in RFP Workflows verändern die Zukunft des Angebotsmanagements. Wir erläutern die Ergebnisse unserer Studie im Vergleich zum manuellen Schreiben, untersuchen führende KI-Tools in diesem Bereich, behandeln die Vor- und Nachteile der Automatisierung und zeigen, wie man effektiv Angebote mit KI erstellen während Sie Ihre Gewinnrate und Ihren Verstand bewahren.
Der Engpass im Vertrieb und der RFP-Abfluss
Lassen Sie uns zunächst eines klarstellen: Vertriebsmitarbeiter hassen RFPs nicht, weil sie sich nicht dafür interessieren. Sie hassen RFPs, weil sie keine Zeit haben.
Verkaufszyklen sind bereits intensiv. Wirklich intensiv. Kommt dann noch eine komplexe Ausschreibung hinzu, müssen die Vertriebsmitarbeiter plötzlich alles stehen und liegen lassen, um sich auf das Formatieren von Tabellen, die Suche nach Preislisten und das fünfte Umschreiben derselben Firmenformulierung in diesem Monat zu konzentrieren.
Das Ergebnis? Burnout. Verpasste Folgemaßnahmen. Langsamere Geschäftsabwicklung.
Und dabei ist das abteilungsübergreifende Chaos noch gar nicht eingerechnet. Sie telefonieren mit der Rechtsabteilung, dem Produktteam und bitten das Marketing um ein Bild. Und das alles nur, um ein paar Absätze überprüfen zu lassen.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Wie überraschend, Sie sind nicht allein. Und wenn Ihr Team schon einmal in aller Eile einen mittelmäßigen Vorschlag eingereicht hat, nur um eine Frist einzuhalten, spüren Sie die Folgen bereits.
Künstliche Intelligenz vs. menschliches Verfassen von Angeboten: Warum Hybrid am besten funktioniert
Menschen bringen Nuancen, Ton und Empathie mit. Wir wissen, wie wir Wert mit den Problemen unserer Kunden verbinden. Aber wir sind langsam, vergesslich und inkonsistent (insbesondere unter Druck).
KI hingegen ist schnell. Sie merkt sich alles. Sie überspringt nie einen Abschnitt oder vergisst das richtige Akronym (bei richtiger Feinabstimmung). Mit NLP in RFP-Tools kann sie die Frage verstehen, Ihre Wissensdatenbank scannen und in Sekundenschnelle die relevanteste Antwort vorschlagen.
Der beste Ansatz besteht nicht darin, sich zwischen beiden zu entscheiden. Vielmehr sollten wir die KI die schwere Arbeit – den ersten Entwurf, den Textbaustein, die Datentabellen – übernehmen lassen, damit Menschen das endgültige Ergebnis liefern können: das Storytelling, die Erkenntnisse, die persönliche Note.
So erstellen Sie mithilfe von KI Angebote, die sich nicht roboterhaft anfühlen und auch nicht Ihre ganze Woche in Anspruch nehmen.
Empfohlene Tools: KI-Agenten für Angebots-Workflows
Angebotstools gibt es wie Sand am Meer. Doch nicht alle KI-Tools sind gleich. Wir wissen, dass sie kostenlos sind, denn wir haben auf unserer Suche nach dem perfekten Tool so gut wie alle getestet. Auch wenn das perfekte Tool noch immer nicht in Sicht ist, stellen wir Ihnen hier einige herausragende Plattformen vor, die über oberflächliche Automatisierung hinausgehen und Ihnen tatsächlich helfen, mehr Ausschreibungen zu gewinnen:
RFP-KI-Agent
Automatisiert wichtige Schritte wie Dokumentenprüfung, Compliance-Prüfungen und Angebotserstellung. Besonders nützlich in den Bereichen Beratung, IT, Bauwesen und öffentliche Auftragsvergabe. dieses Werkzeug hilft Teams, Termine einzuhalten, ohne das Kleingedruckte zu übersehen.
Bluebash
Anwendung NLP in RFP Antworten, um wichtige Details zu extrahieren und sie mit vorab genehmigten Antworten abzugleichen. Bluebash lernt aus früheren Einreichungen und stellt sicher, dass die Vorschläge sowohl präzise als auch maßgeschneidert sind. Ideal für Teams, die hohe Effizienz ohne Abstriche bei der Personalisierung wünschen.
Stack AI
Ein No-Code Orchestrierungstool Damit erstellen Sie einen intelligenten Assistenten für RFP-Antworten. Er passt sich Ihrem Ton an, greift auf internes Wissen zurück und generiert Inhalte, die tatsächlich zum Wert Ihrer Marke passen.
Erfinderische KI
A zentralisierter RFP-Antwort-Hub Mit intelligenter Zusammenarbeit, automatisierten Erinnerungen und Projekt-Workflows. Geschwindigkeit und Teamkoordination sind entscheidend. Viele Nutzer berichten, dass sie Angebote in der Hälfte der Zeit fertigstellen und häufiger gewinnen.
DeepRFP
A Vorschlag-zuerst-KI Ein speziell für RFP-Aufgaben entwickelter Writer. Er übertrifft generische Modelle wie ChatGPT, indem er sich auf den Kontext des Verfassens von Verkaufsangeboten konzentriert. Weniger Schnickschnack, mehr gewinnbringende Substanz.
AutoRFP.ai
Ideal für RFPs mit hohem Volumen. Dieses Werkzeug Erstellt komplette Entwürfe basierend auf Ihren bisherigen Antworten, lernt aus früheren Einsendungen und verbessert sich mit der Zeit. Es unterstützt außerdem Compliance-Prüfungen und Echtzeit-Zusammenarbeit. (Ja, wir wissen, es hat keinen KI-Agenten, aber wir sind begeistert.)
Beam.ai
Beams Agent übernimmt die Compliance-Validierung, die Dokumentenanalyse und die Antwortgenerierung. Besonders hervorzuheben ist die Fähigkeit, strukturierte, kundenorientierte Antworten zu generieren und gleichzeitig die Arbeitsabläufe zu organisieren.
Arphie
Mit Live-Datenquellenintegration (Google Drive, SharePoint), Arphie Entwirft nicht nur RFPs, sondern zeigt auch Quellenangaben und Vertrauenswerte für mehr Transparenz. Perfekt für Teams, denen Prüfpfade und Genauigkeit wichtig sind.
Vor- und Nachteile des Einsatzes von KI im RFP-Antwortmanagement
Vorteile
- Schnellere Antworten
Dank KI ist Ihr erster Entwurf in wenigen Minuten fertig. Schluss mit dem Starren auf leere Dokumente. - Höhere Konsistenz
Ob Ton, Fakten oder Markenbotschaften – KI sorgt für die richtige Abstimmung. - Inhaltserinnerung im großen Maßstab
Selbst wenn Ihr bester Angebotsautor das Team verlässt, erinnert sich die KI daran, was funktioniert hat. - Spart Zeit für die eigentliche Verkaufsarbeit
Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter auf die Pipeline konzentrieren und nicht auf die Suche nach Formatierungskorrekturen. - Bessere Zusammenarbeit
Wenn sich alle über den Inhalt einig sind, wird die Überprüfung schneller und einfacher.
Einschränkungen
- Möglicherweise fehlt es an Kontext oder emotionaler Intelligenz
KI versteht nicht immer subtile Positionierungen oder warum eine Story besser funktioniert als eine andere. - Risiko eines generischen oder vorgefertigten Tons
Wenn Ihr Vorschlag nicht überprüft wird, klingt er möglicherweise leblos und weniger überzeugend. - Benötigt zunächst qualitativ hochwertige Daten
Müll rein, Müll raus. Wenn Ihre Inhaltsbibliothek schwach ist, wird KI Sie nicht retten. - Benötigt weiterhin menschliche Aufsicht
Sie müssen jeden Entwurf noch überprüfen, anpassen und verfeinern.
So nutzen Sie KI für Ihr Vertriebsteam
KI verbessert Arbeitsabläufe. Wir haben herausgefunden, wie man mithilfe von KI Angebote erstellt und trotzdem Aufträge gewinnt. So geht’s:
- Kuratieren Sie Ihre Inhaltsbibliothek
Speichern Sie die Gewinnerantworten, kennzeichnen Sie sie deutlich und halten Sie sie auf dem neuesten Stand. - Legen Sie Richtlinien für Ton und Struktur fest
Geben Sie Ihren Tools klare Beispiele, damit die Ausgabe mit Ihrer Marke übereinstimmt. - Verwenden Sie KI für den ersten 70%
Lassen Sie es Antworten entwerfen und Dokumente formatieren und fügen Sie dann manuell Erkenntnisse hinzu. - Überprüfen und verfeinern
Lassen Sie die Endkontrolle immer von einem Vertriebsleiter oder Angebotsmanager durchführen. - Analysieren Sie Gewinne und Verluste
Geben Sie erfolgreiche Inhalte an Ihre KI-Tools zurück, um sie kontinuierlich zu verbessern.
Wie KI das RFI-, RFQ- und RFP-Management verändert
KI verwandelt den RFP-Prozess von einer stressigen Übung, die alle Beteiligten erfordert, in einen wiederholbaren, strategischen Workflow. Teams, die früher Tage mit der Erstellung eines einzigen Angebots verbrachten, erstellen heute im selben Zeitraum mehrere hochwertige Angebote.
Der eigentliche Vorteil liegt jedoch nicht nur in der Geschwindigkeit. Es geht darum, die Zeit und Energie Ihres Vertriebsteams auf Kundenbindung, Deal-Strategie und Personalisierung zu konzentrieren – Dinge, die KI nicht vollständig nachbilden kann.
Wenn Ihr Team in RFPs ertrinkt, ist es Zeit, einen Schritt zurückzutreten und Ihre Arbeitsweise zu überdenken. Mit den richtigen Tools und Workflows können Sie mithilfe von KI Angebote erstellen, die schneller, präziser und dennoch menschlich sind, wo es darauf ankommt.
Wir entwickeln ein System, das noch weiter geht: ein automatisiertes Angebotssystem, das Ihnen nicht nur hilft, schneller zu schreiben, sondern auch, Ihre Projekte erfolgreicher zu gestalten. Folgen Sie uns auf LinkedIn, um auf dem Laufenden zu bleiben.
Denn das Verfassen von Angeboten sollte nicht der Teil des Verkaufs sein, vor dem Sie am meisten Angst haben.
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