نصائح لكتابة خطاب تقديمي مميز لردك على طلب تقديم العروض (مع أمثلة وإرشادات)

هناك لحظة. قبل أن تضغط على "إرسال العرض" مباشرةً، يأتيك ذلك الإدراك الغريب والمثير للقلق: "هل بدأنا للتو بـ..." الذي - التي غطاء الرسالة؟"

تقول لنفسك إنها مجرد إجراء شكلي. على أي حال، يكتب الجميع نفس الشيء. "شكرًا لك على الفرصة... إلخ." لكن إليك المشكلة. لو كان الأمر بسيطًا حقًا، لربما كنتَ تُبرم المزيد من الصفقات.

الحقيقة؟ غالبًا ما تكون خطابات الاستجابة لطلبات تقديم العروض أول ما يُقرأ وآخر ما يُذكر. ليس لأنها رائعة، بل لأن معظمها يبدو كما لو أنه كُتب بواسطة روبوت مهذب يرتدي سترة ضيقة جدًا.

هذه الصفحة؟ هي التي تُحدد النغمة. وفي صندوق بريد مليء بالمقدمات الجاهزة و"التآزرات" المُصطنعة، يُمكن لرسالتك التقديمية أن تكون إما تثاؤبًا هادئًا... أو الشيء الذي يدفع أحدهم للقول: "حسنًا، لنقرأ الباقي".

فلنكتب رسالةً تُنجز المهمة دون عناء. رسالةٌ تقول: "لقد رأينا ما تحتاجونه. إليكم كيف يُمكننا مساعدتكم. ونحن أيضًا أشخاصٌ حقيقيون".

سنشرح كيفية كتابة خطاب تقديمي لمقترح استجابة لطلب تقديم العروض، والفرق بين خطاب التقديم مقابل الملخص التنفيذي، وما يجب تجنبه، وما يجب الاحتفاظ به، وكيفية الحصول على مسودة لائقة من ChatGPT (دون أن يبدو الأمر كما لو أن ChatGPT كتبها).

خطاب التقديم مقابل الملخص التنفيذي: تعرف على الفرق

هذا يُربك الكثيرين. لا بأس. حتى فرق المبيعات المُحنّكة تُخطئ في هذه الأمور أثناء تصدير ملفات PDF بسرعة في الساعة ١١:٥٩ مساءً.

وهنا كيفية التفكير في هذا الأمر:

خطاب التقديم الخاص بك يشبه أن تطرق باب أحدهم وتقول: "سمعتُ أنك قد تحتاج إلى بعض المساعدة. لقد فعلنا ذلك من قبل. إليك سبب اهتمامنا بمساعدتك." إنها رسالة قصيرة، شخصية، وخطوة أولى.

ملخصك التنفيذي بمجرد دخولك، يُقدّمون لك القهوة، وأنت الآن تُوضّح لهم كيفية خطتك لحل مشكلتهم دون إحراق منزلهم. الأمر أكثر وضوحًا وتفصيلًا، ويركّز على ماذا وكيف. أقلّ تركيزًا على المصافحة.

المشكلة؟ معظم الناس إما:

• دمج كليهما في رحلة طويلة واحدة
  
• استخدم خطاب الغلاف كمصدر للمعلومات
  
• اكتب الملخص التنفيذي مثل بيان المهمة الغامض
  

ثم يتساءلون لماذا يتم رفض اقتراحهم.

اعتبر خطاب التقديم بمثابة صفحة واحدة للتحقق من أجواء العمل. يخبرك: "نعم، لقد قرأنا ملخص العمل. نعم، نحن نتفهم المخاطر. ولا، لسنا هنا لإضاعة وقتك."

إن الملخص التنفيذي يقوم بالعمل الشاق، ولكن فقط إذا كان خطاب الغلاف المقترح يفتح الباب في المقام الأول.

لماذا تستحق رسالة التقديم الخاصة بك بذل المزيد من الجهد

معظم خطابات التقديم للمقترحات تكون على شكل جملة "شكرًا لك على إتاحة الفرصة لتقديم مقترحنا. نحن متحمسون جدًا. يُرجى الاطلاع عليها مرفقة".

لم نحاول حقًا.

ليس خطأً، ولكنه مُملّ... ويُتجاهل بسهولة. لمساعدتك على تجنّب ذلك، اطلع على نموذج لخطاب تقديم عرض عمل يُبيّن كيفية ترك انطباع أولي يدوم.

بدلاً من ذلك، حاول القيام بهذا:

• ابدأ بخط يعكس هدف العميل أو نقطة الألم
• اذكر شيئًا محددًا من طلب تقديم العروض
• أظهر الحماس الذي يبدو حقيقيًا وليس مكتوبًا
• ابدأ بكيفية المساعدة، وليس من أنت

نصائح أخرى لكتابة خطاب التقديم والتي قد تساعدك بالفعل:

• حاول ألا تتجاوز ١٥٠-٢٥٠ كلمة. أي شيء أكثر من ذلك، سيتجاهلونه.
• استخدم لغة طبيعية وواضحة. تجنّب الحشو.
• قم بتسليط الضوء على قيمة أو رؤية فريدة واحدة تقدمها.
• لا تكرر ملخصك التنفيذي أو قسم "حولنا".
• قم بتوجيهه إلى الفريق (أو الشخص) المدرج في طلب تقديم العروض إذا كان متاحًا.
• أظهر نبرة تعاونك وموثوقيتك وإبداعك - اعتمادًا على المشروع.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في خطاب تقديم المقترح

• كتابة ملاحظة عامة يمكن إرسالها إلى أي عميل
• الإفراط في شرح تاريخ شركتك
• استخدام لغة عامية أو رسمية للغاية
• عدم إثبات أنك قرأت طلب تقديم العروض فعليًا
• جعل الأمر يتعلق بك بدلاً من أن يتعلق بهم

اختبار جيد؟ إذا لم يتغير خطاب تقديم عرضك كثيرًا من عميل لآخر، فهو ليس دقيقًا بما يكفي.

متى وأين تستخدم خطاب تقديم المقترح

خطابات التقديم للعروض ليست إلزامية دائمًا، لكنها فعّالة عند استخدامها بشكل صحيح. وهي مفيدة بشكل خاص لما يلي:

• طلبات عروض الأسعار الحكومية حيث يكون النبرة والموقع مهمًا
• العطاءات التنافسية التي يشارك فيها العديد من البائعين
• أي مشروع رسمي ترغب في تقديمه حيث تريد ترك انطباع أولي قوي

إذا كان طلب تقديم العروض يتضمن متطلبات مفصلة، فإن خطاب التقديم المدروس يظهر الاحترام للعملية ويميز اقتراحك.

كيفية كتابة خطاب تغطية للاستجابة لطلب تقديم العروض

هنا تُترجم كل ذلك إلى بنية. لا داعي للإفراط في التفكير، فقط حافظ على تركيزك وهدفك.

1. افتح مع أولوياتهم

أشر إلى ما يسعى العميل إلى تحقيقه. ليس فقط عنوان المشروع، بل أيضًا لماذا خلفها.

Example:

ندرك أن مدينة بروكديل تهدف إلى توفير تجربة رقمية تُحسّن وصول المجتمع وتُبسّط العمليات الداخلية. وقد عملنا على هذه الرؤية مع مدن مماثلة، ويسعدنا أن ننقل هذه الدروس المستفادة إلى هنا.

2. تعزيز مصداقيتك

أنت لا تقوم فقط بالتقديم، بل تُظهر لماذا الأمر منطقي.

Example:

ساعد فريقنا أكثر من 20 عميلاً من القطاع العام على إطلاق منصات متوافقة مع قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) بأدوات خلفية قابلة للتطوير. والنتيجة؟ مستخدمون أكثر سعادة، وإدارة محتوى أسهل، وتبني داخلي أقوى.

3. أظهر من أنت - دون التباهي

لا أحد يرغب بقراءة سيرتك الذاتية هنا. اذكر أسلوبك، أو أسلوب عملك، أو قيمك.

Example:

نحن فريق تعاوني، معروف بتبسيط الجوانب التقنية والتحرك السريع نحو تحقيق الهدف. نركز على الشراكات، وليس فقط على التسليم.

4. ادعُ إلى الخطوة التالية

اجعل الأمر سهلاً عليهم، واجعله ودودًا ومنخفض الضغط.

Example:

"يسعدنا أن نلتقي بك لمناقشة الاقتراح، ومشاركة دراسات الحالة ذات الصلة، أو الإجابة على أي أسئلة قد تكون لديك."

كيفية كتابة خطاب استجابة لطلب تقديم عرض (RFP) كمثال لمقترح عطاء

لنفترض أن طلب تقديم العروض يتعلق بإعادة تصميم موقع إلكتروني حكومي. إليك ما يجب مراعاته:

• يجب أن تبدو النبرة محترمة، وليس رسمية من أجل ذلك
  
• أظهر أنك تفهم احتياجات المستخدم والعملية البيروقراطية
  
• أثبت أنك عملت في بيئات منظمة من قبل
  

لأعطيك مثالا:

موضوع: اقتراح لإعادة تصميم موقع مدينة بروكديل الإلكتروني – [اسم شركتك]

عزيزي لجنة التقييم،

نشكركم على إتاحة الفرصة للرد على طلبكم. نتفهم أن مدينة بروكديل تبحث عن منصة رقمية تلبي معايير سهولة الوصول وتعكس قيم الانفتاح والخدمة العامة.

لقد عملنا مع عملاء بلديات مثل ريفيرتاون ومابل غروف لإعادة تصميم مواقع إلكترونية حسّنت رضا المستخدمين، وبسّطت سير عمل الإدارة، وخفّضت طلبات الدعم بنسبة 40%. وقد علّمتنا هذه المشاريع أهمية بناء أدوات لا تقتصر على العمل فحسب، بل تُستخدم أيضًا.

يسعدنا نقل هذه الخبرة إلى بروكديل. فريقنا جاهز لمشاركة دراسات الحالة أو الإجابة على الأسئلة في أي وقت.

تحياتي حارة،
[اسمك]
[عنوانك]
[اسم شركتك]
[تفاصيل الاتصال]

بناءً على ما تناولناه للتو: موجه ChatGPT الذي يعمل

فيما يلي إرشادات سريعة يمكنك استخدامها لإنشاء مسودة أولية قوية لخطاب تقديم عرض فائز:

اِسْتَدْعَى: اكتب خطابًا من ٢٠٠ كلمة لرد على طلب تقديم عروض لمشروع [نوع المشروع] لصالح [نوع العميل]. تتضمن أهداف العميل [أدخل الأهداف]. نحن [أدخل وصفًا موجزًا لـ شركة]. أسلوبك: دافئ، واضح، واحترافي. اجعله شخصيًا ومتوافقًا مع الموجز. تجنب العبارات العامة أو الحشوية.

لماذا يعمل هذا:

• إنه يجبرك على تحديد الأهداف مبكرًا
  
• يبقيها قصيرة وإنسانية
  
• يمنحك نقطة بداية بدلاً من صفحة فارغة
  

نصيحة احترافية: شغّل موجه الأوامر مرتين. استخدم الإصدار الأول كهيكل، والثاني كنسخة احتياطية للأسطر التي تبدو أكثر حداثة.

رسالة الغلاف: هذه الصفحة الواحدة قد تجعلك مميزًا بالفعل

غالبًا ما يكون خطاب التقديم الجزء الأكثر إغفالًا في أي عرض عمل. ولكنه أيضًا أفضل وسيلة لقول: "نحن نفهم ذلك. نحن الأشخاص المناسبون لهذا".

الأمر لا يتعلق بالظهور بمظهر ذكي، بل بالوضوح واحترام الوقت، واستحالة تجاهله. خطاب التقديم للمقترح أساسي لإحداث هذا التأثير الأولي.

وإذا كان كتابة مقترحات أفضل ضمن اهتماماتك، فنحن نبني شيئًا في اقتراح.بيز سترغب في متابعتها. نحن نعمل بشكل وثيق مع خبراء المقترحات، وفرق مثل فريقك، وصناع القرار الفعليين لتطوير أدوات كتابة مقترحات تُسهّل الأجزاء الصعبة وتُحسّن المنتج النهائي.

انضم إلى مجتمعنا من الخبراء للمساعدة في تشكيله. ستحصل على وصول مبكر، وموارد مفيدة، وفرصة للمساعدة في ابتكار شيء لا يجعل كتابة المقترحات تبدو مُرهقة.