كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني متابعة تحصل على رد فعلي

جميعنا مررنا بهذه التجربة. تُرسل عرضًا، تنتظر، تُحدّث بريدك الوارد خمس عشرة مرة، و... لا شيء. لا رد. لا أثر للحياة. فقط الصمت. 

أنت الآن عالق في المعضلة الكلاسيكية: هل أتابع؟ متى؟ ماذا لو بدا كلامي مزعجًا؟

استرخِ. هناك طريقة لمتابعة الأمر دون أن تبدو يائسًا، أو أسوأ من ذلك، كإحدى رسائل المبيعات المُلحّة التي نتجاهلها جميعًا.

لقد سهلت روبوتات الدردشة بالذكاء الاصطناعي إنشاء رسائل البريد الإلكتروني، ولكن الجزء الصعب؟ تشات جي بي تي لكتابة ما تحتاجه فعلاً. في الواقع، معظم رسائل المتابعة المُولّدة بواسطة الذكاء الاصطناعي لا تُقرأ لأنها تبدو آلية أو غامضة أو ببساطة غير ضرورية.

لقد توصلنا إلى الدليل النهائي حول ما يجب أن تتضمنه رسالة البريد الإلكتروني المتابعة الخاصة بك يجب تتضمن، إلى جانب مطالبة الذكاء الاصطناعي التفصيلية التي تحتاج فقط إلى بعض التعديلات، بالإضافة إلى ثلاثة مخرجات محسنة ومحددة لمجال محدد مصممة لزيادة معدلات الاستجابة.

---

كيف يمكنني متابعة الاقتراح دون أن أبدو مستفزًا؟

سطر موضوع مميز

• "تعديل واحد ونحن على استعداد للذهاب"
• "تنبيه سريع - قد يوفر لك هذا الوقت"
• "دعونا نجعل هذا يحدث - الانتهاء من مشروعك"

سطر افتتاحي يبدو شخصيًا (ليس منسوخًا ولصقًا)

• "مرحبًا [الاسم]، أعلم أن الأمور تصبح مزدحمة، لذا أردت متابعة الاقتراح الذي أرسلناه إلى [اسم المشروع المحدد] في [التاريخ]."
• أتمنى أن يكون أسبوعكم سعيدًا! أتابع عرضنا لـ [خدمة محددة]، والذي أرسلناه في [التاريخ] - أردنا التأكد من توافقه مع ما كنتم تفكرون فيه.

تذكير بالفائدة الرئيسية التي يهتمون بها بالفعل

• "لقد جمعنا هذا معًا للمساعدة في [نقطة الألم المحددة] حتى تتمكن من [النتيجة المرجوة]."
• "تم تصميم هذا من أجل [اسم شركتهم] لحل [التحدي الرئيسي] وإجراء [تحسين محدد]."

دعوة غير مُلحة إلى العمل

• إذا كان الوضع لا يزال جيدًا، فلنُجري مكالمة سريعة. لا داعي للعجلة، أنا هنا فقط إذا احتجتني.
• يسعدني سماع رأيك. هل الوقت مناسب لدردشة سريعة؟

 طريقة ملائمة لهم للوصول إلى الاقتراح

• "لقد قمت بإعادة إرفاق الاقتراح هنا لسهولة الوصول إليه، أو يمكنك مشاهدته [أدخل الرابط]."
• "إذا كنت بحاجة إلى إعادة النظر في التفاصيل، فإن الاقتراح مرفق مرة أخرى."

---

ما هو أفضل موجه الذكاء الاصطناعي لرسالة البريد الإلكتروني المتابعة؟

معظم رسائل المتابعة المُولّدة بالذكاء الاصطناعي عامة جدًا. بدلًا من ذلك، استخدم هذه الميزة المُحسّنة لإنشاء رسائل بريد إلكتروني مُوجّهة نحو النتائج، ومُركّزة على الإجراءات، ومُحسّنة للردود.

مطالبة الذكاء الاصطناعي بالمتابعة التي تحصل على رد

اكتب بريدًا إلكترونيًا لمتابعة عرض أرسلته لعميل لم يرد. يجب أن يكون البريد الإلكتروني مباشرًا وجذابًا، وأن يوجه العميل نحو اتخاذ قرار دون إلحاح.

اجعل سطر الموضوع جذابًا ومرتبطًا بموقفهم، وتجنب العبارات العامة مثل "أتحقق فقط".

ينبغي أن يشير الافتتاح إلى أنهم مشغولون مع إبقاء المحادثة مفتوحة.

ينبغي أن يعمل النص على تعزيز الفائدة الرئيسية لحلنا بشكل خفي، وليس مجرد تذكيرهم بإرسال الاقتراح.

اذكر اسم الاقتراح أو المشروع من أجل الوضوح، وقم بتضمين طريقة سهلة بالنسبة لهم للوصول إليه (إما عن طريق إعادة إرفاقه أو الارتباط به).

يجب أن يتضمن أيضًا خطوة تالية واضحة وقابلة للتنفيذ، مع إتاحة مساحة للنقاش. اجعله أقل من 150 كلمة ليسهل قراءته، وليشعر القارئ وكأنه كاتبه.

---

كيف أحصل على رد أسرع على رسالتي الإلكترونية المتابعة؟

1. المتابعة لاتخاذ القرارات بشكل أسرع

اِسْتَدْعَى:
اكتب بريدًا إلكترونيًا لمتابعة عرضٍ أبدى العميل اهتمامه به ولكنه لم يؤكده. الهدف هو تحفيز اتخاذ القرار دون إلحاح، مع التأكيد على أن الحل جاهز للتطبيق. اذكر عنوان العرض وأعد إرفاقه للرجوع إليه.

موضوع: نحن جاهزون عندما تكون كذلك – [اسم الاقتراح]

بريد إلكتروني:
مرحباً [الاسم]،

أعلم أن العمل قد يكون مزدحمًا، لذا أردتُ متابعة المقترح الذي أرسلناه إلى [اسم المشروع] في [التاريخ]. كل شيء مُجهّز، وإذا كنتَ مستعدًا، يُمكننا المُضي قدمًا في أقرب وقت.

إذا كان لديك أي شيء ترغب في تعديله أو توضيحه، يسعدني مناقشته. تم إرفاق الاقتراح هنا لسهولة الوصول إليه. هل [الوقت] مناسب لإجراء محادثة سريعة؟

نتطلع إلى أفكارك.

أفضل،
[اسمك]

---

2. المتابعة لمعالجة المخاوف غير المعلنة

اِسْتَدْعَى:
اكتب بريدًا إلكترونيًا لمتابعة أي عرض لم يستجب له العميل، والهدف هو كشف أي تردد قد يكون لديه. يجب أن تكون نبرة الرسالة غير رسمية ومفتوحة لتشجيع تقديم ملاحظات صادقة. اذكر العرض بالاسم، ووفر طريقة سهلة للوصول إليه.

موضوع: دعنا نعدل إذا لزم الأمر - ما رأيك في [اسم الاقتراح]؟

بريد إلكتروني:
مرحبًا [الاسم]،

أردتُ متابعة اقتراح [اسم المشروع] الذي أرسلناه في [التاريخ]. أعلم أنه قد تكون هناك أحيانًا أسئلة أو تعديلات طفيفة مطلوبة قبل المضي قدمًا، وسأكون سعيدًا بتعديل أي شيء لا يناسب المشروع تمامًا.

أُرفقت العرض مرة أخرى للرجوع إليه. أخبرني برأيك. إذا كان ذلك مفيدًا، يُمكننا إجراء مكالمة سريعة لمناقشة أي شيء. لا داعي للعجلة، أنا هنا فقط إذا احتجت إليّ.

نتطلع لسماع أفكارك.

أفضل،
[اسمك]

---

3. المتابعة لخلق حالة من الاستعجال دون ضغط

اِسْتَدْعَى:
اكتب بريدًا إلكترونيًا لمتابعة عرضٍ أبدى العميل اهتمامًا به، ولكنه قد يُؤجل اتخاذ قراره. الهدف هو خلق حالة من الاستعجال اللطيف من خلال تسليط الضوء على أهمية اتخاذ القرار في أسرع وقت، مع الحفاظ على نبرة احترافية وغير مُلحّة. اذكر العرض وتأكد من إمكانية اطلاعه عليه.

موضوع: التوقيت المثالي - دعنا نحدد [اسم الاقتراح]

بريد إلكتروني:
مرحباً [الاسم]،

أردتُ الاطلاع على عرض [اسم المشروع] الذي أرسلناه في [التاريخ]. حاليًا، كل شيء جاهز للبدء، والمضي قدمًا في وقت أقرب يعني أنه يمكننا [ميزة محددة - ضمان التسعير، والالتزام بالموعد النهائي، وتجنب التأخير].

أُعيد إرفاق العرض هنا في حال رغبتكم في مراجعة أي تفاصيل. يُرجى إعلامي إذا رغبتم في مراجعة أي شيء قبل اتخاذ القرار النهائي. إذا كان الوقت يسمح بإجراء محادثة سريعة، فسيسعدني التواصل.

يسعدني أن أسمع أفكارك.

أفضل،
[اسمك]

---

استخدم قائمة التحقق هذه للتحقق مما إذا كانت مطالبتك تغطي كل شيء

1. هل ال سطر الموضوع هل تبرز؟ تجنب العبارات العامة مثل "أتحقق فقط" واذكر بدلاً من ذلك العمل أو الفائدة أو التوقيت.
2. هل هو الاقتراح المذكور في البريد الإلكتروني؟ تأكد من أن المستلم يعرف بالضبط الاقتراح الذي تشير إليه.
3. هل هو اقتراح يمكن الوصول إليه بسهولةإما إعادة إرفاق الملف أو تقديم رابط حتى لا يضطروا إلى البحث في صندوق الوارد الخاص بهم.
4. هل يعزز البريد الإلكتروني الفائدة الرئيسيةبدلاً من مجرد تذكيرهم، ذكّرهم بأهمية الاقتراح.
5. هل يفعل ذلك؟ اقترح خطوة تالية واضحة؟ توفير طريقة سهلة لهم للرد - سواء كان ذلك من خلال تأكيد الاهتمام، أو إعداد مكالمة، أو طلب التغييرات.
6. هل هو نغمة طبيعية وجذابةتجنب اللغة الرسمية أو الآلية. اجعلها احترافية وسهلة الفهم.
7. هل هو أقل من 150 كلمةاجعل رسالتك مختصرة. فالرسالة الأقصر والأكثر وضوحًا تُرجّح حصولك على ردّ.

---

كيفية متابعة الاقتراح: الأسئلة الشائعة وأفضل الممارسات

1. متى يجب أن أقوم بالمتابعة بعد إرسال الاقتراح؟
من الناحية المثالية، يجب عليك المتابعة خمسة إلى سبعة أيام بعد إرسال العرض. هذا يمنح العميل وقتًا كافيًا لمراجعته دون الشعور بالاستعجال. إذا ناقشتما جدولًا زمنيًا للقرار، فرتّبا متابعتكما وفقًا لذلك. تجنبا أيام الاثنين (لأنها مزدحمة جدًا) والجمعة (لأنها قريبة جدًا من عطلة نهاية الأسبوع) -يبدو أن عمليات المتابعة في منتصف الأسبوع تعمل بشكل أفضل.

2. ما الذي يجب أن أدرجه في رسالتي الإلكترونية المتابعة؟
يجب أن تكون رسالة المتابعة الجيدة قصيرة وواضحة وموجزة. فقط تأكد من تضمين ما يلي:

• سطر موضوع يلفت الانتباه (ليس مجرد "متابعة")
• تذكير سريع بالاقتراح (أذكر اسم المشروع والتاريخ)
• فائدة أو نتيجة رئيسية لتعزيز أهمية ذلك
• خطوة تالية واضحة (جدولة مكالمة، أو طلب ملاحظات، أو تأكيد الاهتمام)
• سهولة الوصول إلى الاقتراح (ملف مرفق أو رابط مباشر)

3. كيف أزيد من فرصي في الحصول على الرد؟
إنه بسيط جدًا. إذا كنت تريد ردًا، فسهل عليهم الرد. إليك الطريقة:

• ابقيها قصيرة—لا أحد يحب رسائل البريد الإلكتروني الطويلة، وخاصةً صناع القرار المشغولين.
• قم بتخصيصه- اذكر شيئًا محددًا من محادثتك الأخيرة.
• استخدم سؤالا مباشرا ومفتوحا—بدلاً من "هل سنحت لك الفرصة للمراجعة؟" جرب "هل سيكون من المفيد إذا قمنا بتعديل [تفاصيل محددة]؟"
• متابعة أكثر من مرةإذا لم تتلقَّ ردًا، فأرسل متابعة أخرى بعد أسبوع. يُعدّ إرسال متابعة ثالثة وأخيرة بعد ١٠-١٤ يومًا أمرًا منطقيًا.
• تجربة أوقات مختلفة—من المتوقع أن تحصل على أفضل النتائج في منتصف الصباح أو في وقت مبكر بعد الظهر من يوم الثلاثاء أو الأربعاء أو الخميس.

صدقنا، هذه التعديلات الصغيرة يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في ما إذا كان سيتم تجاهل رسالتك الإلكترونية أو حصولها على رد.

نحن في اقتراح.بيز نعمل في مجال مساعدة الأشخاص الذين يواجهون نفس التحديات التي واجهناها. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في صياغة رسالة متابعة مخصصة، يسعدنا مساعدتك. تفضل بزيارة اقتراح.بيز لتحسين نهجك.