فوائد أداة إنشاء المقترحات (وكيفية اختيار الأداة المناسبة)

هل فكرت يومًا في مقدار الوقت الذي يستغرقه إعداد عرض سعر واحد؟ في المتوسط، تقضي الشركات ما بين ٢٧ و٣٨ ساعة في إعداده. أي ما يقارب أسبوع عمل كامل. وما الذي يُنفق عليه هذا الوقت فعليًا؟ جمع المعلومات، والتنسيق، والحصول على موافقات التسعير، والأسوأ من ذلك كله... إرسال رسائل بريد إلكتروني لا حصر لها. إنه أمر مُرهق.

الآن، اضرب هذا في عدد العروض التي ترسلها شركتك شهريًا. إذا كنت لا تزال تقوم بكل شيء يدويًا، فهذا يعني أسابيع من الوقت المُثمر الضائع. وقت كان من الممكن استغلاله في بناء العلاقات، أو تحسين استراتيجية عملك، أو إبرام الصفقات بدلًا من تنسيق المستندات.

على الرغم من أهمية المقترحات في كسب العملاء، إلا أن الشركات لا تزال تواجه نفس العقبات:

• إضاعة ساعات في إعادة إنشاء نفس الأقسام مرارًا وتكرارًا
• التعامل مع التناقضات في العلامات التجارية، والأسعار القديمة، وصداع التنسيق
• الوقوع في فخ الموافقة الطويلة والمراجعة التي لا تنتهي
• إرسال مقترحات عامة لا تبرز - وخسارة الصفقات بسبب ذلك

صُمم مُنشئ عروض الأعمال لحل كل هذا. فهو يُبسّط العملية، ويُقلّل الأخطاء، ويضمن أن يكون كل عرض تُرسله مُصقولاً واحترافيًا وجذابًا.

إذا كان فريقك لا يزال يتعامل مع المقترحات بالطريقة التقليدية، فقد حان الوقت للترقية. لنشرح بالتفصيل أهمية أداة إنشاء المقترحات، وأهم الأخطاء التي ترتكبها الشركات في إعداد المقترحات، وكيفية اختيار الأداة المناسبة.

الفوائد الرئيسية لأداة إنشاء المقترحات

1. يوفر لك الكثير من الوقت

إذا اضطررتَ يومًا للبحث عن عرض قديم، ونسخ محتواه ولصقه، وتعديل التنسيق، ثم التحقق ثلاث مرات من صحة كل شيء، فأنتَ تعلم كم تستغرق هذه العملية وقتًا طويلاً. أداة إنشاء العروض تُقلل هذا الوقت بشكل كبير.

وهنا كيف يساعد ذلك:

• قوالب جاهزة التخلص من الحاجة إلى البدء من الصفر في كل مرة.
• مكتبة المحتوى يحتوي المتجر على أقسام مستخدمة بشكل متكرر - لمحات عامة عن الشركة، والأسعار، ودراسات الحالة - حتى لا تضطر إلى البحث عنها كثيرًا.
• ميزات التعبئة التلقائية قم بتخصيص كل اقتراح على الفور دون الحاجة إلى تحرير يدوي.

هذا يعني أنك لم تعد تقضي ساعات في تعديل الخطوط، أو تصحيح الهوامش، أو التحقق من حجم الشعار. بدلًا من ذلك، يمكنك التركيز على المحتوى الذي يحقق لك النجاح.

2. يحافظ على اتساق العلامة التجارية ويقلل الأخطاء

عند إنشاء عروض الأسعار يدويًا، من السهل أن تظهر التناقضات. قد يكون أحد العروض بشعار قديم، وآخر يستخدم تسعير العام الماضي، ولسبب ما، تختلف خطوطها. ليس هذا بالأمر الجيد.

تعمل أداة إنشاء الاقتراحات على التأكد من عدم حدوث ذلك من خلال:

• توحيد العلامات التجارية لذا فإن شعاراتك وخطوطك وألوانك صحيحة دائمًا
• الحفاظ على تفاصيل الأسعار والخدمة محدثة في موقع مركزي
• استخدام الحقول الديناميكية التي تقوم بتحديث أسماء العملاء وتفاصيل المشروع تلقائيًا

لا مزيد من الأخطاء المحرجة. فقط عروض واضحة ومتناسقة واحترافية في كل مرة.

3. تسريع الموافقات وإخراج المقترحات بشكل أسرع

من أكبر العقبات التي تواجه إعداد المقترحات هي عملية الموافقة. فالتبادل بين الفرق، وانتظار المديرين للمراجعة، ثم إرسال التعديلات، قد يؤخر تقديم المقترحات لأيام أو حتى أسابيع.

تعمل أداة إنشاء الاقتراحات على إصلاح هذه المشكلة من خلال:

• السماح بالتعاون في الوقت الحقيقي، حتى يتمكن عدة أشخاص من التحرير في وقت واحد
• أتمتة سير عمل الموافقة، حتى يتم إخطار صناع القرار عندما تكون هناك حاجة إلى مدخلاتهم
• دمج التوقيعات الإلكترونية، حتى يتمكن العملاء من الموافقة على المقترحات على الفور دون الحاجة إلى الطباعة أو المسح الضوئي أو إرسال أي شيء عبر البريد الإلكتروني

الموافقة السريعة تعني إتمام الصفقات بسرعة، مما يُجنّبك عناء الانتظار.

4. يجعل المقترحات أكثر جاذبية (حتى تفوز بمزيد من الصفقات)

انظروا، سنكون أول من يتفق على أن معظم المقترحات مملة. إنها كثيفة، مليئة بالفقرات الطويلة، وليست ممتعة للقراءة. لكن المعلومات الواردة فيها ليست مجرد كلمات على صفحة، إنها عرض تقديمي، وبالتالي لا توجد اختصارات. لكن هذا لا يعني أنه لا يمكن جعلها أكثر جاذبية للعميل.

تساعدك أداة إنشاء المقترحات على إنشاء مقترحات تجذب الانتباه فعليًا من خلال:

• يتيح لك تضمين الصور ومقاطع الفيديو والرسوم البيانية لتقسيم النص وجعل الأشياء جذابة بصريًا
• تقديم جداول أسعار تفاعليةحيث يمكن للعملاء تعديل الخدمات ورؤية تحديثات الأسعار في الوقت الفعلي
• تبسيط التخصيص، لذا فإن كل اقتراح يبدو مصممًا خصيصًا بدلاً من قالب عام

ببساطة، فإن الاقتراح الجذاب يجعل من السهل على العميل أن يقول "نعم".

5. يمنحك رؤى حول أداء الاقتراح

تُرسل معظم الشركات عروضها ثم... تنتظر. لا تعرف إن كان العميل قد فتحها أصلًا، ناهيك عن الأجزاء التي ركّز عليها.

تغير أداة إنشاء الاقتراحات ذلك من خلال توفير التتبع والتحليلات في الوقت الفعلي، حتى تتمكن من:

• شاهد متى يفتح العميل أو يقرأ أو يتفاعل مع الاقتراح
• اكتشف الأقسام التي يقضون فيها معظم الوقت، حتى تعرف ما الذي يثير اهتمامهم
• قم بتوقيت متابعاتك بشكل مثالي، بناءً على المشاركة الفعلية بدلاً من التخمين

بدلاً من إرسال بريد إلكتروني عشوائي يسألك: "مرحبًا، هل سنحت لك فرصة الاطلاع على عرضنا؟"، يمكنك التواصل معنا برسالة محددة: "لاحظتُ أنك قضيت بعض الوقت في قسم التسعير. هل لديك أي أسئلة حول خيارات الباقات؟"

الأخطاء الشائعة في عروض الأعمال (وكيفية إصلاحها)

حتى مع أفضل الأدوات، لا تزال الشركات ترتكب أخطاءً تُضعف عروضها. إليك ما يجب تجنبه:

• إعادة استخدام نفس الاقتراح دون تخصيص يمكن للعملاء معرفة متى يتلقون عرضًا منسوخًا. الحل؟ استخدم محتوى ديناميكيًا وأقسامًا معيارية ليبدو كل عرض مُخصصًا.
  
• إثقال المقترحات بكمية كبيرة من المعلومات يجب أن يكون الاقتراح سهل القراءة، وليس مُربكًا. الحل؟ التزم بفقرات قصيرة، ونقاط مُحددة، وصور توضيحية لتسهيل فهمه.
  
• عدم الوضوح بشأن التسعير والنطاق إذا لم يفهم العملاء تمامًا ما يحصلون عليه، فسيترددون. الحل؟ استخدم جداول تسعير تفاعلية تعرض كل شيء بوضوح.
  

كيفية اختيار أداة إنشاء المقترحات المناسبة

هناك العديد من أدوات الاقتراحات، ولكنها ليست جميعها متساوية. إليك ما يجب البحث عنه:

• سهولة الاستخدام - إذا كانت الأداة معقدة للغاية، فلن يستخدمها فريقك.
• خيارات التخصيص - ينبغي أن تبدو مقترحاتك وكأنها خاصة بك، وليس مجرد قالب جاهز.
• ميزات التعاون - إذا كان هناك عدة أشخاص يعملون على المقترحات، فإن سير عمل التحرير والموافقة في الوقت الفعلي أمر لا بد منه.
• التكاملات - تأكد من أنه متصل بجهازك إدارة علاقات العملاء, وأدوات الفوترة والتوقيع الإلكتروني.
• التتبع والتحليلات - معرفة متى يتفاعل العميل مع الاقتراح يساعدك على متابعته بشكل فعال.

لماذا نبني اقتراح.بيز

معظم أدوات الاقتراحات لا تحل إلا جزءًا من المشكلة. بعضها يُركز على إنشاء المستندات، والبعض الآخر على تتبعها، لكن قليلًا منها يُغطي دورة حياة المقترحات كاملةً - من الإنشاء إلى الموافقة، وصولًا إلى تتبع التفاعل.

في Proposal.biz، نقوم ببناء أداة من شأنها:

• أتمتة المهام المتكررة لتوفير الوقت
• ضمان الاتساق والدقة في كل اقتراح
• تسريع الموافقات من خلال التعاون والتوقيعات الإلكترونية
• يقدم رؤى تفصيلية حتى تعرف ما الذي يعمل

والأهم من ذلك، أننا نبنيها مع تعليقاتك إذا واجهتَ صعوبةً في تقديم مقترحات، فنرغب في سماع رأيك. ما الذي يُزعجك؟ ما الميزات التي تتمنى لو كانت متوفرة لديك؟

لنبنِ معًا أداةً أفضل لتقديم المقترحات. راسلنا، يسعدنا سماع أفكارك.