برامج العروض مقابل وورد: توقف عن خسارة الصفقات بسبب عروض أفضل

هل تعرفون تلك النقاشات الهادئة في المكتب... ذلك النوع من النقاشات الذي يجادل فيه الناس حول أيهما أفضل لقوائم المهام: الملاحظات اللاصقة أم التطبيقات الذكية؟ هذا النقاش يبدو مشابهًا تمامًا، إلا أنه يتعلق بمقترحات، والرهانات أعلى بكثير. أعلى بكثير.

لكل شخص رأيه. بعض الناس يتمسكون بـ MS Word وGoogle Docs كما لو كانا إرثًا عائليًا. والبعض الآخر يُحضّرون أداة جديدة قبل أن تُنهي قهوتك الصباحية.

لكن المقترحات تحمل وزنًا أكبر من مجرد وثيقة بسيطة. فهي تفتح آفاقًا جديدة، وتُشكل الانطباعات الأولى، وقد تُحدث فرقًا كبيرًا بين الفوز بالعمل أو خسارته. ولهذا السبب تحديدًا، برامج الاقتراح مقابل معالجات النصوص يستحق النقاش اهتمامًا يتجاوز مجرد الراحة. السؤال هنا لا يتعلق بالتفضيل الشخصي فحسب، بل يتعلق أيضًا بأيهما أنسب لإعداد مقترحات احترافية ودقيقة وفعالة: برامج المقترحات أم معالجات النصوص؟

فيما يلي تجميع لما تعلمناه على طول الطريق وما تكتشفه الشركات أيضًا.

ماذا نعني ببرامج الاقتراح مقابل معالجات النصوص؟

دعونا نبدأ بكل بساطة. معالجات النصوص التقليدية برامج مثل مايكروسوفت وورد أو مستندات جوجل مصممة لجميع أنواع الكتابة. التقارير، والملاحظات، والمقالات، والمقترحات، كلها موجودة فيها. معظمنا يستخدمها منذ سنوات. إذا كان سطح مكتبك يشبه سطح مكتبي، فمن المحتمل أنه يحتوي على مجلد مليء بملفات مقترحات مُعاد تدويرها.

ولكن ا برنامج الاقتراح لها تركيز مختلف. هذه الأدوات مصممة لغرض واحد: بناء وإدارة وإرسال المقترحات بكفاءة وفعالية. تساعد في التعاون وبناء العلامة التجارية، وغالبًا ما تتولى مهامًا شاقة مثل التحكم في الإصدارات أو التنسيق.

إذا كنت قد جربت PandaDoc أو Better Proposals، فقد رأيت كيف برنامج أتمتة الاقتراحات يُبسّط العملية. كما رأينا فرقًا تُجرّب إنشاء مقترحات مدعومة بالذكاء الاصطناعي. بعض هذه مولدات مقترحات الذكاء الاصطناعي يمكن أن توفر هذه الطرق الوقت، على الرغم من أنها تعمل بشكل أفضل عندما تعرف بالضبط نوع الاقتراح الذي تريد تقديمه.

معالجات النصوص للعروض: الطريق المألوف

تبدأ معظم الفرق بما تعرفه. تفتح عرضًا قديمًا، وتضغط على "حفظ باسم"، وتبدّل اسم العميل، وتغيّر بعض الأرقام، ثم ترسله.

ينجح الأمر، خاصةً في البداية. ولكن مع تزايد متطلبات العرض، تظهر الشقوق:

• يبدأ التنسيق في الانزلاق من مكانه
  
• المحتوى القديم الذي عفا عليه الزمن يتسلل مرة أخرى
  
• يتحول التعاون إلى سلسلة مربكة من رسائل البريد الإلكتروني
  
• يبدو من المستحيل تتبع مشاركة المقترحات
  

على الرغم من هذه المشكلات، تظل معالجات النصوص الخيار الأمثل للعديد من الفرق، لأنها تبدو مألوفة، ولا تتطلب أي إعدادات إضافية، وتتيح لك بناء المقترحات بالطريقة التي تريدها. لكن هذه الحرية غالبًا ما تأتي على حساب الوقت والاتساق والرقابة. وهذا أمر يستحق التفكير فيه مليًا.

ما هي الميزات التي يضيفها برنامج الاقتراح إلى الطاولة؟

إذن هذا هو المكان الذي يصبح فيه الأمر مثيرا للاهتمام برامج الاقتراح مقابل معالجات النصوص القرار يأخذ شكله.

برنامج أتمتة الاقتراحات يُنظّم ما يبدو غالبًا فوضى. ولكن بعيدًا عن القوالب والراحة، دعونا نلقي نظرة على الميزات الرئيسية لمعظم الأنظمة الحديثة أدوات أتمتة الاقتراحات يمد:

• قوالب مصممة باحترافية وجاهزة للاستخدام
  
• مكتبات محتوى مركزية لسهولة الوصول إلى الأقسام المعتمدة
  
• أدوات العلامة التجارية لضمان مظهر متناسق ومصقول
  
• تتبع المقترحات في الوقت الفعلي ورؤى المشاركة
  
• التعاون المباشر مع الأذونات القائمة على الأدوار
  
• التكامل مع أنظمة إدارة علاقات العملاء وأدوات إدارة المشاريع
  
• التحكم في الإصدار لتجنب الأخطاء
  
• التوقيعات الإلكترونية وسير عمل الموافقة
  

هؤلاء فوائد أتمتة الاقتراحات مساعدة الفرق على إنشاء مقترحات احترافية ودقيقة دون التعرض لضغوط اللحظة الأخيرة. 

مع ذلك، لكل أداة بناء عروض أسعار ميزة خاصة بها. بعضها يركز بشدة على التصميم، بينما يميل البعض الآخر إلى التكامل أو التوقيعات الإلكترونية. ما لاحظناه في Proposal.biz هو أن معظم الفرق لم تعد ترغب في الأتمتة فحسب، بل تريد أداةً تفهم ما تسعى لإنجازه بالفعل. لهذا السبب، نصمم أداتنا لجعل الذكاء الاصطناعي يعمل لصالحكم، وليس العكس. الأمر لا يتعلق بإضافة ميزات لمجرد إضافتها، بل بترك الأداة تتولى المهام التي تُبطئكم.

عندما علمنا أنه الوقت المناسب للتبديل

في سنواتنا الأولى في كتابة مقترحات الأعمال، كغيرنا، اعتمدنا على مستندات جوجل كغطاء أمان. بدا الأمر مألوفًا حتى يوم خسرنا فيه صفقة. احتوى المقترح على خطوط غير متطابقة، وأرقام قديمة، وبند قانوني لم يُراجع منذ أشهر. لاحظ العميل كل ذلك.

تلك اللحظة دفعتنا نحو برنامج الاقتراحنحن شركة تطوير برمجيات، وكنا متحمسين لبناء واستخدام برامج لحل أحدث مشاكلنا. فجأة، لم تعد المقترحات تبدو مخاطرة. بدت ذكية، وحافظت على ثباتها، وللمرة الأولى، تمكنا من تتبع ما حدث بعد إرسالها.

لماذا تكتسب أدوات أتمتة العروض شعبية متزايدة

لا يقتصر الأمر على القصص الشخصية فحسب. تميل الشركات في كل مكان إلى استخدام أدوات مثل Proposify وPandaDoc وBetter Proposals. في محادثاتنا مع المؤسسين، نسمع نفس الفكرة: تريد الفرق تسريع عملية الصياغة دون التضحية بالجودة. وهذا أحد أسباب استخدام ChatGPT لكتابة المقترحات أصبحت تحظى بشعبية كبيرة كنقطة بداية.

برنامج أتمتة الاقتراحات يساعد الفرق على تقديم مقترحات مصقولة، والحفاظ على العلامة التجارية سليمة، وتتبع رحلة الاقتراح بأكملها.

تُظهر تقارير القطاع إقبالاً متزايداً على أتمتة العروض، لا سيما بين الشركات التي تُرسل أكثر من 10 عروض شهرياً أو تُدير صفقات مُعقدة ومتعددة الأطراف. وتُصبح القدرة على تتبع تفاعل المُقترحات وتقليل الأخطاء اليدوية المعيار الجديد بسرعة.

عندما لا تزال معالجات النصوص ذات معنى

في حين أن برامج الاقتراح توفر العديد من المزايا، معالجات النصوص التقليدية لا يزال لها مكانها. تعمل بشكل جيد عندما:

• ترسل عددًا قليلًا جدًا من المقترحات كل شهر
  
• مقترحاتك بسيطة ولا تحتاج إلى تصميم
  
• تعمل بمفردك ولا تحتاج إلى تعاون الفريق
  
• تستمتع ببناء كل اقتراح من الصفر
  

في الفرق الصغيرة أو الشركات الناشئة، قد تبدو سهولة استخدام معالجات النصوص وبساطتها كافية. ولكن مع ازدياد تعقيد المقترحات أو نمو فريقك، غالبًا ما يُبطئ استخدام معالجات النصوص الأمور.

فوائد أتمتة المقترحات التي يصعب تجاهلها

هؤلاء فوائد أتمتة الاقتراحات يمكن إعادة تشكيل عملية اقتراحك:

• القوالب والمحتوى القابل لإعادة الاستخدام تعمل على تسريع الأمور
  
• تظل العلامة التجارية متسقة دون تعديلات مستمرة
  
• يتم تقليل الأخطاء من خلال المحتوى المنظم
  
• تتعاون الفرق بسهولة دون حدوث أي خلط في الإصدارات
  
• يساعد تتبع المشاركة في المتابعة الواثقة
  
• يظل المحتوى القانوني والأسعاري موثوقًا ومتوافقًا
  
• توفر التحليلات في الوقت الفعلي رؤى للتحسين المستمر
  

أدوات أتمتة الاقتراحات أضفِ هيكليةً وكفاءةً ومظهرًا أنيقًا على كل عرض، مما يمنح فريقك وقتًا أطول للتركيز على الاستراتيجية بدلًا من التنسيق. يُعدّ توقيت استخدام أدوات أفضل مثاليًا. لقد تطورت برامج عروض الأعمال كثيرًا عن الإعدادات المعقدة والقوالب غير المريحة. اليوم، صُممت هذه البرامج مع مراعاة البساطة. يختار المزيد من الفرق هذه الأدوات لسهولة إعدادها وسهولة تخمينها عند إرسال عروض احترافية. أصبح الأمر أقل تركيزًا على التنسيق، وأكثر تركيزًا على عرض أفكارك على الأشخاص المناسبين.

كيفية الاختيار: أي نهج يناسب عملك؟

ال برامج الاقتراح مقابل معالجات النصوص يعتمد القرار على احتياجاتك الخاصة. إليك كيفية التقييم:

1. حجم الاقتراح

توفر الفرق ذات الحجم الكبير الوقت من خلال الأتمتة.

2. التعاون الجماعي

تتجنب الفرق الأكبر حجمًا مشكلات التحكم في الإصدار باستخدام برامج الاقتراح.

3. تعقيد الاقتراح

تظل المقترحات التي تحتوي على صور مرئية أو جداول أسعار أو محتوى قانوني منظمة بفضل الأتمتة.

4. التتبع والرؤى

يتتبع برنامج المقترحات التفاعل، مما يوفر الوضوح. أما معالجات النصوص، فتفشل في هذا.

ليس من السهل دائمًا تحديد صيغة الاقتراح الأنسب. لقد قمنا بتقسيمها إلى أنواع مقترحات الأعمال استنادًا إلى ما رأيناه يستخدمه العملاء في أغلب الأحيان.

ما هو التالي في عملية إنشاء المقترحات؟

تتغير عملية إنشاء المقترحات بسرعة. الفرق التي تستخدم برنامج أتمتة الاقتراحات مستعدون بشكل أفضل لتطور توقعات العملاء:

• تساعد أدوات الذكاء الاصطناعي في صياغة المسودة بشكل أسرع
  
• تتكامل أدوات إدارة علاقات العملاء والدفع بسهولة
  
• مقترحات تفاعلية تعتمد على الويب تحل محل ملفات PDF الثابتة
  
• تساعد البيانات في الوقت الفعلي على تحسين استراتيجية الاقتراح
  

إن البقاء في المقدمة يعني تبني الأدوات التي تعمل على تبسيط العملية مع الحفاظ على المقترحات حادة واحترافية.

خبرتنا وما الذي يجب مراعاته

بالنسبة لفريقنا، سهّل الاستغناء عن معالجات النصوص عملية تقديم العروض بأكملها. إلى جانب توفير الوقت، حافظنا على التنظيم والثقة. بدت العروض احترافية، وتتبعت التفاعل بوضوح.

لقد درسنا عن كثب كيفية تعامل الشركات مع طلبات عروض الأسعار، وبصراحة، الفجوة بين الردود اليدوية والآلية هائلة. إذا كنت مهتمًا بهذا، فقد قمنا بتحليلها. ما الذي ينجح (وما الذي لا ينجح) مع أتمتة طلب تقديم العروض.

ال برامج الاقتراح مقابل معالجات النصوص يعتمد القرار على أهدافك. لكلٍّ منهما مكانه، لكن الأتمتة توفر الوضوح والتنظيم وراحة البال.

في Proposal.biz، نحن نبني أداة أتمتة الاقتراحات مُصمم لمواجهة تحديات الأعمال الحقيقية. صُمم بناءً على تجارب الاقتراحات اليومية، وصمم لتبسيط إجراءاتك.

إذا كنت تريد إنشاء مقترحات تعكس أفضل أعمالك، وتوفير الوقت، والبقاء منظمًا، فاحرص على مراقبة ما نبنيه.