كيف يُغيّر الذكاء الاصطناعي الاستجابة لطلبات تقديم العروض وإدارتها

وفق تقرير اتجاهات الاستجابة لطلبات تقديم العروض لعام 2025 من Loopioتقول 70% من المؤسسات إن الاستجابة لطلبات تقديم العروض تساعد على زيادة حجم أعمالها. لكن أكثر من نصفها يعترف أيضًا بأن العملية معقدة ومتكررة، وغالبًا ما تُبطئ زخم المبيعات.

قد يكون هذا مزعجًا، لكنه الواقع. طلبات عروض الأسعار ضرورية للفوز، لكن تنفيذها مُرهق. بالنسبة لفرق المبيعات التي تُوازن بالفعل بين اجتماعات خطوط الإنتاج، ومكالمات العملاء، وضغوط الأداء، يبدو طلب عروض الأسعار بمثابة مقاطعة مُطلقة. تُهمل كل شيء، وتُسارع لجمع المُدخلات، وتنسيق الردود، وتحاول الالتزام بموعد نهائي لا يُبالي بعدد الصفقات التي تُديرها.

وهنا يأتي دور الذكاء الاصطناعي ليس باعتباره اتجاهًا جديدًا يسعى إليه الجميع، بل باعتباره حلاً حقيقيًا يستحق الثناء لمواجهة الألم اليومي المتمثل في إنشاء المقترحات.

في اقتراح.بيزنحن نستكشف كيف الذكاء الاصطناعي في طلب تقديم العروض تُعيد سير العمل تشكيل مستقبل إدارة العروض. سنُفصّل نتائج بحثنا حول كيفية مقارنتها بالكتابة البشرية، ونستكشف أدوات الذكاء الاصطناعي الرائدة في هذا المجال، ونُغطي إيجابيات وسلبيات الأتمتة، ونشارك كيفية استخدامها بفعالية. إنشاء مقترحات باستخدام الذكاء الاصطناعي مع الحفاظ على معدل الفوز والسلامة العقلية لديك.

عنق الزجاجة في المبيعات واستنزاف طلبات تقديم العروض

بدايةً، لنوضح أمرًا واحدًا: مندوبو المبيعات لا يكرهون طلبات العروض لأنهم لا يهتمون، بل لأنهم لا يملكون الوقت الكافي.

دورات المبيعات مكثفة بالفعل. مكثفة جدًا. أضف إلى ذلك طلب عروض أسعار معقد، وفجأة يضطر مندوبو المبيعات إلى التوقف عن كل شيء للتركيز على تنسيق الجداول، والبحث عن جداول الأسعار، وإعادة صياغة نموذج الشركة نفسه للمرة الخامسة هذا الشهر.

النتيجة؟ إرهاق. ضياع فرص المتابعة. بطء في سرعة إتمام الصفقات.

وهذا لا يشمل حتى الفوضى بين الأقسام. فأنت تُرسل رسائل إلى القسم القانوني، وتُلاحق فريق المنتج، وتطلب من التسويق عرضًا مرئيًا. كل هذا لمجرد مراجعة بعض الفقرات.

مألوف، أليس كذلك؟ حسنًا، يا لها من مفاجأة! لست وحدك. وإذا سبق لفريقك أن سارع إلى تقديم عرض متواضع لمجرد الالتزام بالموعد النهائي، فأنت تشعر بالتكلفة بالفعل.

كتابة المقترحات بين الذكاء الاصطناعي والبشر: لماذا يُعدّ الأسلوب الهجين هو الأفضل؟

يُضفي البشر نكهةً مميزةً ونبرةً مميزةً وتعاطفًا. نعرف كيف نربط القيمة بنقاط ضعف العميل. لكننا بطيئون، وننسى، ومتذبذبون (خاصةً تحت الضغط).

من ناحية أخرى، يتميز الذكاء الاصطناعي بالسرعة، فهو يتذكر كل شيء. لا يتخطى أي قسم أو ينسى الاختصار الصحيح (عند ضبطه بدقة). عند تشغيله بتقنية معالجة اللغة الطبيعية (NLP) في أدوات طلبات تقديم العروض (RFP)، يمكنه فهم المطلوب، ومسح قاعدة بياناتك، واقتراح الإجابة الأنسب في ثوانٍ.

أفضل نهج ليس الاختيار بين الاثنين، بل ترك الذكاء الاصطناعي يتولى العمل الشاق - المسودة الأولى، والنموذج، وجداول البيانات - حتى يتمكن البشر من إضفاء اللمسة النهائية: سرد القصص، والرؤية، واللمسة الشخصية.

هذه هي الطريقة التي يمكنك بها إنشاء مقترحات باستخدام الذكاء الاصطناعي والتي لا تبدو آلية، كما أنها لا تستهلك أسبوعك.

الأدوات الموصى بها: وكلاء الذكاء الاصطناعي المصممون لسير عمل المقترحات

تتوفر في السوق أدواتٌ كثيرةٌ لتقديم المقترحات. ولكن عندما نقول إن أدوات الذكاء الاصطناعي ليست كلها متساوية، فنحن نعلم أنها مجانية لأننا استكشفنا جميعها تقريبًا في بحثنا عن الأداة المثالية. وبينما لا تزال هذه الأداة المثالية بعيدة المنال، إليك بعض المنصات المميزة التي تتجاوز الأتمتة السطحية وتساعدك بالفعل على الفوز بمزيد من طلبات عروض الأسعار:

وكيل الذكاء الاصطناعي لطلب تقديم العروض

يُؤتمت خطوات رئيسية مثل مراجعة المستندات، والتحقق من الامتثال، وصياغة المقترحات. مفيد بشكل خاص في الاستشارات، وتكنولوجيا المعلومات، والبناء، والعقود الحكومية. هذه الأداة يساعد الفرق على البقاء مستعدة للموعد النهائي دون تفويت التفاصيل الصغيرة.

بلوباش

الاستخدامات البرمجة اللغوية العصبية في طلب تقديم العروض الاستجابات لاستخراج التفاصيل الرئيسية ومطابقتها مع الإجابات المعتمدة مسبقًا. بلوباش يستفيد من المشاركات السابقة ويضمن دقة المقترحات وتكييفها. مثالي للفرق التي تسعى لتحقيق كفاءة عالية دون التضحية بالطابع الشخصي.

مكدس الذكاء الاصطناعي

لا يوجد رمز أداة التنسيق يساعدك على بناء مساعد ذكي للرد على طلبات عروض الأسعار. يتكيف مع أسلوبك، ويعتمد على معرفتك الداخلية، ويُنتج محتوىً يتماشى مع قيمة علامتك التجارية.

الذكاء الاصطناعي المبتكر

أ مركز الاستجابة لطلبات تقديم العروض المركزي بفضل التعاون الذكي، والتذكيرات الآلية، وسير عمل المشاريع. الأمر كله يتعلق بالسرعة وتنسيق الفريق. يقول العديد من المستخدمين إنهم ينهون مقترحاتهم في نصف الوقت ويفوزون أكثر.

طلب تقديم عروض عميق

أ الذكاء الاصطناعي المقترح أولاً كاتب مُصمم خصيصًا لمهام طلبات عروض الأسعار. يتفوق على النماذج العامة مثل ChatGPT بتركيزه على سياق كتابة عروض المبيعات. أقل حشوًا، وأكثر محتوىً جديرًا بالنجاح.

AutoRFP.ai

ممتاز لطلبات تقديم العروض ذات الحجم الكبير. هذه الأداة يُنشئ مسودات كاملة بناءً على إجاباتك السابقة، ويتعلم من المشاركات السابقة، ويُحسّنها مع مرور الوقت. كما يدعم عمليات التحقق من الامتثال والتعاون الفوري. (نعم، نعلم أنه لا يحتوي على وكيل ذكاء اصطناعي، لكننا معجبون به حقًا).

Beam.ai

وكيل بيم يتولى التحقق من الامتثال، وتحليل المستندات، وتوليد الردود. وما يميزه هو قدرته على توليد ردود منظمة تركز على العميل مع الحفاظ على تنظيم سير العمل.

أرفي

مع تكامل مصدر البيانات المباشر (Google Drive، SharePoint)، أرفي لا يقتصر الأمر على إعداد مسودات طلبات عروض الأسعار فحسب، بل يُظهر أيضًا الاستشهادات المرجعية ودرجات الثقة لضمان الشفافية. مثالي للفرق التي تهتم بسجلات التدقيق والدقة.

---

إيجابيات وسلبيات استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة الاستجابة لطلبات تقديم العروض

فوائد

• استجابات أسرع
  يُخرج الذكاء الاصطناعي مسودتك الأولى في دقائق. لا مزيد من التحديق في مستندات فارغة.
  
• اتساق أعلى
  سواء كان الأمر يتعلق بنبرتك أو الحقائق أو رسائل علامتك التجارية، فإن الذكاء الاصطناعي يحافظ على تناسق كل شيء.
  
• استدعاء المحتوى على نطاق واسع
  حتى لو ترك أفضل كاتب مقترحات لديك الفريق، فإن الذكاء الاصطناعي يتذكر ما نجح.
  
• يوفر الوقت لأعمال المبيعات الحقيقية
  دع ممثلينك يركزون على خط الأنابيب، وليس على مطاردة إصلاحات التنسيق.
  
• تعاون أفضل
  عندما يتوافق الجميع على المحتوى، تصبح المراجعة أسرع وأنظف.
  

القيود

• قد يفتقر إلى السياق أو الذكاء العاطفي
  لا تستطيع الذكاء الاصطناعي دائمًا فهم المواضع الدقيقة أو سبب نجاح قصة ما عن أخرى.
  
• خطر استخدام نبرة عامة أو نمطية
  إذا لم تتم مراجعته، فقد يبدو اقتراحك بلا حياة وأقل إقناعًا.
  
• تحتاج إلى بيانات عالية الجودة للبدء بها
  إذا كانت مكتبة المحتوى لديك ضعيفة، فلن ينقذك الذكاء الاصطناعي.
  
• لا يزال بحاجة إلى إشراف بشري
  لا يزال يتعين عليك مراجعة كل مسودة وتخصيصها وصقلها.
  

---

كيفية جعل الذكاء الاصطناعي يعمل لصالح فريق المبيعات الخاص بك

الذكاء الاصطناعي يُحسّن سير العمل. لقد اكتشفنا كيفية إعداد عروض باستخدام الذكاء الاصطناعي، ونفوز بالصفقات. إليك كيف نفعل ذلك:

1. قم بتنظيم مكتبة المحتوى الخاصة بك
   قم بتخزين الإجابات الفائزة، ووضع علامات عليها بوضوح، والاحتفاظ بها محدثة.
   
2. وضع المبادئ التوجيهية للنبرة والبنية
   قم بتزويد أدواتك بأمثلة واضحة حتى يظل الناتج متسقًا مع علامتك التجارية.
   
3. استخدم الذكاء الاصطناعي لأول 70%
   دعها تقوم بصياغة الإجابات وتنسيق المستندات، ثم قم بإضافة الأفكار يدويًا.
   
4. المراجعة والتنقيح
   يجب أن يكون لدى قائد المبيعات أو مدير الاقتراح دائمًا مهمة إجراء الفحص النهائي.
   
5. تحليل المكاسب والخسائر
   قم بإرسال المحتوى الناجح إلى أدوات الذكاء الاصطناعي الخاصة بك لمواصلة التحسين.

كيف يُحدث الذكاء الاصطناعي تحولاً في إدارة طلبات المعلومات وطلبات عروض الأسعار وطلبات تقديم العروض

يُحوّل الذكاء الاصطناعي عملية طلب عروض الأسعار من تدريبٍ مُرهقٍ على التعامل مع الحرائق، إلى سير عملٍ استراتيجيٍّ مُتكرر. الفرق التي كانت تقضي أيامًا في إعداد عرضٍ واحد، تُعدّ الآن عروضًا متعددةً عالية الجودة في نفس الإطار الزمني.

لكن النجاح الحقيقي لا يكمن في السرعة فحسب، بل في القدرة على إعادة تركيز وقت وطاقة فريق المبيعات على التفاعل مع العملاء، واستراتيجية الصفقات، والتخصيص - وهي أمور لا يستطيع الذكاء الاصطناعي تقليدها بالكامل.

إذا كان فريقك غارقًا في طلبات عروض الأسعار، فقد حان الوقت لإعادة النظر في أسلوب عملك. باستخدام الأدوات وسير العمل المناسبين، يمكنك إنشاء عروض أسعار باستخدام الذكاء الاصطناعي أسرع وأكثر دقة، مع مراعاة الجوانب الإنسانية عند الحاجة.

نحن نبني شيئًا يُحسّن هذا الأمر بشكل أكبر - نظام اقتراحات آلي لا يُساعدك على الكتابة بشكل أسرع فحسب، بل يُساعدك أيضًا على الفوز بذكاء أكبر. تابعنا على لينكدإن لتبقى على اطلاع.

لأن كتابة المقترحات لا ينبغي أن تكون الجزء الأكثر خوفًا من المبيعات.