أهمية التوقيعات الإلكترونية في المقترحات الحديثة

لقد بذلتَ جهدًا كبيرًا في إعداد عرضك، وحددتَ نطاق العمل، وحسبتَ السعر، ووضعتَ خطة التسليم. ثم تأتي العقبة الأخيرة: توقيعه. هذه هي اللحظة التي تُمضي فيها الصفقات قدمًا أو تفشل. في معظم الحالات، ما يُبطئ التقدم ليس محتوى العرض، بل الإجراءات القديمة التي تليه. لا يزال عددٌ كبيرٌ من الشركات يعتمد على أساليب التوقيع التقليدية. وهذا قد يُكلفك أكثر من الوقت، بل قد يُكلفك الصفقة.

بالنسبة للفرق التي ترسل عدة عروض أسبوعيًا، يصبح هذا الاختناق أكثر وضوحًا. يطلب العملاء تعديلات، أو ينسون طباعة المستند، أو يؤجلونه إلى الأسبوع التالي بسبب سفرهم. وهنا أصبحت التوقيعات الإلكترونية في العروض أكثر من مجرد ترقية رقمية، بل أصبحت ضرورية.

في هذه المدونة، نستعرض كل ما تحتاج لمعرفته حول استخدام التوقيعات الإلكترونية في مقترحاتك. بدءًا من كيفية عملها، وأسباب قبولها قانونيًا، والميزات التي يجب أن تبحث عنها في الحل. هذا هو الدليل الذي نتمنى لو كان لدينا قبل الانتقال إلى هذا النوع من التوقيعات.

لماذا نستخدم التوقيعات الإلكترونية في مقترحات الأعمال؟

بالنسبة للشركات التي تتعامل مع دورة حياة طلبات تقديم العروض، تُحسّن التوقيعات الإلكترونية أيضًا التنسيق الداخلي. إذا كنت تُدير طلبات مُعقدة، فقد تجد هذه الأفكار مفيدة: أفضل الممارسات للتعاون في الاستجابة لطلبات تقديم العروض.

كانت عملية الحصول على توقيع تتطلب استخدام الطابعات والماسحات الضوئية ورسائل البريد الإلكتروني. لكن واقع بيئة الأعمال اليوم هو أن الناس يرغبون في اتخاذ القرارات بسرعة، ويتوقعون تجارب رقمية تتناسب مع سرعة تحقيق أهدافهم.

يتيح استخدام التوقيعات الإلكترونية في عروض الأسعار للعملاء التوقيع من أي جهاز وفي أي وقت. كما يُغني عن عمليات المتابعة المتكررة التي عادةً ما تُؤخر الصفقات. وهذا ليس كل شيء. فكثيرًا ما يكون العملاء في اجتماعات أو مسافرين، وتقديم تجربة توقيع رقمية يُظهر احترامك لوقتهم. بمجرد إزالة الخطوات الإضافية كالطباعة والمسح الضوئي، تزداد فرص إتمام الصفقة بسرعة.

مع مرور الوقت، لاحظنا أن استجابة العملاء للعروض الموقعة إلكترونيًا أسرع بكثير من ملفات PDF التقليدية. لم يكن الأمر يتعلق بتغيير المحتوى، بل بالراحة والاحترافية التي توفرها. لهذا السبب، يسأل المزيد من الفرق الآن: لماذا نستخدم التوقيعات الإلكترونية في مقترحات الأعمال؟ الجواب بسيط: لأنه يحسن النتائج.

ما هي أهمية التوقيعات الرقمية؟

تتمتع التوقيعات الرقمية بصلاحية قانونية. وهي معترف بها في جميع الدول من خلال لوائح مثل قانون ESIGN في الولايات المتحدة ولائحة eIDAS في أوروبا. تتيح هذه الأطر القانونية للشركات جمع التوقيعات الإلكترونية والاعتماد عليها في المقترحات بثقة.

لكن الأهمية الحقيقية تتجاوز مجرد الشرعية. تتضمن التوقيعات الرقمية بيانات وصفية تقنية، مثل الطوابع الزمنية، ومعرّفات الأجهزة، ومسارات التدقيق. تدعم هذه البيانات الأصالة، ويمكن أن تكون مفيدة في حالات النزاعات. لذا، فإن القيمة مضاعفة. ستحصل على عملية توقيع فعّالة، وستحصل أيضًا على سجل آمن وقابل للتتبع.

عندما بدأنا باستخدام التوقيعات الرقمية، لم نكن ندرك تمامًا مدى أمانها ورسميتها. لم ندرك أنها ليست مجرد وسيلة عصرية، بل كانت بديلاً موثوقًا للقلم والورق، وصامدًا في المحاكم.

لذا إذا كنت تسأل، ما هي أهمية التوقيعات الرقمية؟ الحل قانوني وعملي. فهو يدعم سير عملك ويزودك بوثائق موثوقة.

فوائد التوقيعات الإلكترونية في المقترحات

قبل أن ننظر إلى هذا الأمر بعمق، يجدر بنا أن نفكر في الدور الذي تلعبه التوقيعات الإلكترونية في مختلف أنحاء العالم. عملية طلب تقديم العروض. 

ال فوائد التوقيعات الإلكترونية من السهل اكتشافها بمجرد البدء في استخدامها، ولكن إليك بعضًا منها التي تبرز في عمليات الاقتراح في العالم الحقيقي:

1. إغلاق الصفقة بشكل أسرع:يمكن للعملاء التوقيع على الفور، حتى من الهاتف، أثناء مراجعة الاقتراح.
   
2. انخفاض عدد حالات التسربفي كل مرة يتأخر فيها العميل عن التوقيع لأسباب لوجستية، يكون هناك خطر خسارة الصفقة. التوقيعات الإلكترونية تجعل التوقيع فوريًا وسهلاً.
   
3. تتبع أكثر وضوحاستتلقى إشعارات عند عرض المقترح أو توقيعه أو حتى رفضه. هذا يساعدك على البقاء على اطلاع دائم على آخر المستجدات.
   
4. توثيق أفضل:على عكس التوقيعات المادية، كل التوقيع الإلكتروني في الاقتراح يترك وراءه سجل تدقيق كامل. يتضمن هذا معلومات مثل الوقت وعنوان IP والتحقق من هوية المُوقّع.

والأفضل من ذلك؟ ليس عليك أن تكون خبيرًا تقنيًا للاستفادة من هذه المزايا. حتى الفرق الصغيرة، والمستقلون، والمستشارون بدأوا بتضمين خيارات التوقيع الإلكتروني في عروضهم نظرًا لفعاليتها.

أساطير وحقائق حول التوقيعات الإلكترونية

لا تزال العديد من الشركات غير متأكدة من التحول إلى التوقيعات الرقمية. لذا، دعونا نلقي نظرة على بعض المفاهيم الخاطئة الشائعة والحقائق التي توضحها.

الأسطورة: التوقيعات الإلكترونية ليست صالحة قانونيا.

حقيقة:نعم. تُقبل التوقيعات الإلكترونية بموجب القوانين في معظم أنحاء العالم، بما في ذلك قانون ESIGN في الولايات المتحدة وقانون eIDAS في أوروبا.

الأسطورة: التوقيعات الرقمية محفوفة بالمخاطر أو غير آمنة.

حقيقةفي الواقع، تُوفّر العديد من أدوات التوقيع الرقمي تشفيرًا وتحققًا وسجلاتٍ مقاومةً للتلاعب. وغالبًا ما تُوفّر إمكانية تتبّع أكبر من التوقيع اليدوي.

الأسطورة: الشركات الكبيرة فقط هي التي تستفيد منها.

حقيقة:تستخدم الشركات الناشئة والمهنيون المستقلون وحتى المنظمات غير الحكومية التوقيعات الإلكترونية في المقترحات لتبسيط عملهم.

الأسطورة: من الصعب تنفيذه.

حقيقةباستخدام برنامج التوقيع الإلكتروني المناسب، تصبح عملية السحب والإفلات سهلة. تُرشدك معظم الأدوات إلى كيفية إضافة حقول التوقيع في دقائق.

إن إدراك هذه الحقائق يُساعد على اتخاذ قرارات مدروسة. فبمجرد إدراكك للجوانب القانونية والفنية للتوقيعات الإلكترونية، تتضح قيمتها.

كيفية جمع التوقيعات الإلكترونية على مقترحاتك

إذا كنت تتساءل كيفية جمع التوقيعات الإلكترونية على مقترحاتك، وعادةً ما يتضمن الأمر ثلاث خطوات بسيطة فقط:

1. اختر منصة الاقتراح التي تدعم التوقيعات الإلكترونية.
   
2. أضف حقول التوقيع إلى عرضك. تأكد من تضمين توقيع العميل والموقّعين الداخليين إذا لزم الأمر.
   
3. أرسل الاقتراح واترك للمنصة التعامل مع الإشعارات والتتبع.

لستَ بحاجة إلى أدوات PDF منفصلة أو أدلة إرشادية طويلة. ما عليك سوى اختيار أداة تُدمج تسجيل الدخول في سير عملك وتُبقي كل شيء في مكان واحد.

تصبح هذه التجربة أكثر سلاسةً عند إضافة أداة التوقيع إلى برنامج عروضك. ستقضي وقتًا أقل في التنقل بين المنصات، وستركز أكثر على محتوى عرضك.

متى تحتاج إلى التوقيعات الإلكترونية في المقترحات؟

تتساءل الشركات غالبًا: متى يكون من الضروري استخدام التوقيع الإلكتروني بدلاً من مجرد رسالة بريد إلكتروني للموافقة؟

الإجابة المختصرة هي عندما يكون هناك أي تضارب قانوني أو مالي. ويشمل ذلك عروض أسعار المشاريع، والعقود، واتفاقيات الخدمة، ووثائق الإدماج، والموافقات متعددة الأطراف. باستخدام التوقيعات الإلكترونية في المقترحات ويضمن عملية قبول رسمية مع إمكانية التتبع، وفي العديد من الصناعات، من المتوقع أن يكون هذا المستوى من الرسمية.

إذا كنت تعمل مع موردين خارجيين، أو عملاء من القطاع العام، أو قطاعات خاضعة للتنظيم مثل الرعاية الصحية أو المالية، فإن سير عمل التوقيع الرقمي يقلل المخاطر ويُبسّط الامتثال. كما أنه يوفر إثباتًا للموافقة، وهو أمر بالغ الأهمية في حال حدوث نزاع على الشروط أو المواعيد النهائية لاحقًا.

هذا هو المكان الذي فوائد التوقيعات الإلكترونية لا تقتصر على السرعة فحسب، بل تدعم وضوح الأعمال والثقة.

حالات الاستخدام في العالم الحقيقي عبر الصناعات

في حين أن استخدام التوقيعات الإلكترونية في المقترحات أمر شائع في مختلف القطاعات، فإن فهم الفرق بين أنواع المقترحات يؤثر ذلك أيضًا على كيفية استخدامك للتوقيعات الإلكترونية. إليك بعض الأمثلة:

• ترسل وكالة تسويق عروضًا إبداعية مع الأسعار والمنتجات المطلوبة. يوقع عملاؤها مباشرةً من هواتفهم المحمولة.
  
• تُشارك شركات البرمجيات كخدمة (SaaS) وثائق التنفيذ الفني مع مديري تكنولوجيا المعلومات والفرق القانونية. ويُعدّ سجل التوقيع جزءًا من امتثالها الداخلي.
  
• تستخدمه إحدى الشركات الاستشارية للموافقة على مشاريع متعددة الأطراف بتوقيعات من إدارات مختلفة.
  
• يستخدمه العاملون لحسابهم الخاص لتأمين الموافقات على المشاريع دون الحاجة إلى أي اجتماعات شخصية.

هذه ليست أمثلةً حصرية، بل هي سير عملٍ يومي في الأعمال، وقد زادتها التوقيعات الإلكترونية كفاءةً.

ما الذي تبحث عنه في أداة التوقيع الإلكتروني الجيدة

تتوفر في السوق مجموعة واسعة من أدوات بناء العروض وكتابة طلبات تقديم العروض، والعديد منها يتضمن ميزة التوقيع الإلكتروني. لكن الحقيقة هي أن جميع الأدوات ليست متشابهة. إذا كنت تُقيّم برنامج توقيع إلكتروني، فإليك بعض الأمور العملية التي يجب مراعاتها:

• هل يمكن تضمينه داخل اقتراحك، أم أنه خطوة منفصلة؟
  
• هل يتتبع متى تم فتح المستند أو توقيعه؟
  
• هل يدعم سير العمل المبني على الفريق؟
  
• هل تجربة العميل بسيطة بما يكفي بحيث لا تتطلب أي تفسير؟
  
• هل يمكنك وضع علامة تجارية لتدفق التوقيع باستخدام شعارك وألوانك ونطاقك؟
  

الأداة الجيدة لا تُثقل كاهل العميل أو فريقك، بل تُسهّل سير العمل بسلاسة وتُنجز المهمة.

لماذا يُعدّ التوقيت مهمًا في قبول المقترحات؟

جميعنا نعلم ما يحدث عندما يبقى عرضٌ ما في البريد الوارد لفترةٍ طويلة. يتباطأ الزخم، وتتغير الأولويات، وتتلاشى الفرصة. باستخدام التوقيعات الإلكترونية في العروض، يمكنك تقليل هذا التأخير. من المرجح أن يتخذ العملاء قرارهم بينما لا يزال العرض حاضرًا في أذهانهم.

تُقلل العديد من الشركات من أهمية تلك اللحظة الأخيرة من العمل. ربما سارت الأمور الأخرى على ما يُرام: العرض التقديمي، والعرض التوضيحي، والتسعير، ولكن يجب أن يكون التوقيع الفعلي سلسًا بنفس القدر. وهنا تبرز أهمية التوقيعات الإلكترونية.

أنت لا تُسهّل حياتك فحسب، بل تُقدّم لعميلك تجربةً أفضل تعكس سرعة استجابة شركتك واهتمامها بالتفاصيل.

الميزات التي يجب إعطاؤها الأولوية إذا كنت بحاجة إلى توقيعات إلكترونية في مقترحات الأعمال

إذا كانت شركتك تقوم بتقييم الأدوات، فإن السؤال الحقيقي ليس فقط "هل تدعم التوقيع؟" بل لماذا نستخدم التوقيعات الإلكترونية في مقترحات الأعمال وما هي الميزات التي تساعد فعليًا؟

سيساعدك هذا على مراقبة ما يلي:

• التوقيعات الإلكترونية المضمنة داخل منشئ الاقتراح الخاص بكلذلك ليست هناك حاجة لإرسال العملاء إلى تطبيق آخر.
  
• تجربة توقيع صديقة للعميل، وخاصة لمستخدمي الهواتف المحمولة.
  
• مقترحات ذات علامة تجارية، بحيث يظهر شعارك وألوانك حتى أثناء خطوة التوقيع.
  
• تسجيل حالة التوقيع وسجلات النشاطحتى يتمكن فريقك من متابعة البيانات الحقيقية.
  
• دعم التوقيع متعدد الأطراف، إذا كنت تتعامل كثيرًا مع الموافقات المتعددة الطبقات.
  

كل هذا يساعدك على الإدارة التوقيعات الإلكترونية في المقترحات بكفاءة، مع تأخيرات أقل وسجلات أوضح. لا يقتصر الأمر على رقمنة الخطوة الأخيرة فحسب، بل يشمل أيضًا إزالة التردد من تجربة الإغلاق بأكملها.

ماذا يحدث عند البدء باستخدام التوقيعات الإلكترونية في المقترحات؟

إذا كنت ترغب في تحسين سرعة تلقي الردود، فالتوقيعات الإلكترونية ليست سوى جزء من الحل. قد ترغب أيضًا في قراءة دليلنا حول كيفية الرد على طلب تقديم العروض بشكل أسرع.

استخدام التوقيعات الإلكترونية في عروض الأسعار لا يقتصر على مواكبة الموضة، بل يهدف إلى تحسين التواصل، وتسريع المبيعات، وإظهار فهم شركتك لكيفية إتمام الصفقات الحديثة. في كل مرة يتم فيها توقيع عرض أسعار أسرع، لا يقتصر الأمر على توفير الوقت فحسب، بل يزيد أيضًا من فرص الفوز.

في اقتراح.بيزنعمل على تطوير أداة تجمع بين العروض والتوقيعات الإلكترونية في مكان واحد. لا تزال الأداة قيد التطوير، لكن هدفنا واضح. نريدها أن تكون سهلة الاستخدام ومرنة وفي متناول الشركات بمختلف أحجامها. سواء كنت تُنهي تعاملاتك مع عميلك الأول أو تُرسل عرضك رقم 500، ستكون التجربة سلسة وسلسة.

إذا ساعدتك هذه المدونة في توضيح دور التوقيعات الإلكترونية في عملية تقديم طلبك، فابق على تواصل. نحن نعمل على تطوير شيء لتسهيل هذه الخطوة التالية.

تابعونا. قد يكون عرضك القادم هو الأفضل على الإطلاق.